浅谈如何实现企业档案管理现代化

摘 要：根据现代企业管理的要求及重要性，阐述了现代企业应该规范档案管理工作，建立现代企业档案管理制度，落实档案管理责任，以绩效考核作为规范档案管理的重要抓手，使企业档案管理工作规范化、制度化和科学化以适应现代企业管理的要求。

关键词：档案管理；同步；合同管理；管理体系；绩效考核

现代企业档案管理绩效考核经济体制的改革、企业现代化制度的建立、网络信息化的发展，促使了我们新社会的全面发展，在这个新的环境中，我们的档案工作也需要跟上步伐，要突出它的重要程度。从公司建立档案科至今，我们的档案管理工作从原始正在逐步迈向现代化，我认为现代化档案管理应具备以下几点：

一、与企业各项活动同步进行，是现代化企业档案管理的基础性工作文件是企业各项活动的伴生物。一方面，企业成立以来，按社会需求和自身目标，制定各项决策并付诸实施，科学管理企业，要求企业从决策到落实的各项过程，必须按照一定的程序和标准进行，这些程序和标准规定了各个工作阶段相应完成文件。另一方面，市场经济时代的社会是契约社会，要求企业每一步行动都要留有原始记录，以便将来有所依据和参考。所以企业运动发展的过程即文件的形成过程。

企业文件的形成与企业各项活动同步进行，根据这一特点，企业文件档案工作者总结出很多有效的工作方法，如针对科技文件的形成与企业科技、生产活动同步进行的特点，实行“四同步”的管理措施，其总结为“企业在下达生产计划时，需要提出文件的形成、积累、整理、归档的要求；检查生产进度情况时，需要与查看文件的形成、积累情况同时进行；验收最终成果时，需要检查文件完整、准确、系统，能否达到归档的要求；工程移交时，需要将整理好的案卷一并移交给建设单位的档案部门，并双方办理移交手续。”

在文件的形成全过程中，把好文件的质量关，保证企业档案的完全完整。

二、将部分档案管理纳入合同管理，是现代化企业档案管理工作的亮点。在经济社会发展的今天，双方签订合同相互约束，是至关重要的。就建设项目工程来说，合同是约束勘察、设计、施工和监理单位与建设单位的法律依据和纽带，有了合同，相互就有了法律保障。在勘察、设计合同内容中，提出了需要给建设方档案部门移交工程的基础性资料；施工承包方合同中，提出了需要给建设方档案部门移交工程施工过程中，产生的过程性资料及每个工序的验收资料。并且有施工过程中文件的质量要求、移交的套数及其验收时的有关规定，甚至有纸质版和电子版的要求。但在实际工作中，往往造成建设单位档案部门需花很长时间催收各方资料，给其档案部门的工作造成相当大的被动。因此，各建设项目应将此项管理工作纳入到合同管理之中，在合同中列入相应的条款，约定移交的日期和份数，使档案人员要有一定的主动权，否则，工程一旦交工，资料不齐全、不完整、文件不符合档案的要求，档案人员也束手无策。

三、建立完善的档案管理体系，是档案管理工作的一个基础性工作。首先，应将企业文件资料的形成、积累、整理、统计、利用工作，纳入到单位的科研、生产、基础建设、改建、扩建等相关部门的工作计划之中；其次是纳入到有关部门领导负责人的工作议程中；再次，将此项工作落实到科室及相关人员，这样，提高了相关领导及人员对档案的意识。通过这种目标化和责任考核制，可以实现档案工作规范化、制度化的目标。将档案工作纳入到各个工作流程中，可以起到相互监督与联系的作用。例如，我公司采购部门为生产二级部门购买了一台设备，当设备运送到现场，采购部门应以书面形式通知设备管理部门、档案管理人员、生产使用单位技术人员，一同进行设备开箱验收，验收完，参与单位要在验收单上签字确认，并由设备管理部门负责收集合格证、说明书、质保书、设备的随机文件等，在设备安装调试一个月无任何问题时，设备管理部门应将设备验收时收集的文件材料及验收单向档案部门移交，若文件不齐全，无法与档案部门人员办理交接手续。通过这种方式，对档案收集的完整性奠定了一定的基础。总之，建立档案工作体系，降低了档案工作人员的被动性，同时提高了档案工作的工作效率。

四、档案管理应纳入到公司的绩效考核之中，档案部门的主要任务是对档案资料的收集、整理、保管、检索与利用、统计等工作。档案工作的根本目的在于提供利用，也就是说能最大限度的服务于与大家，给大家带来方便，并且要保护好档案，做好防盗、防水、防火、防尘、防紫外线、防鼠、防虫等工作，保护好档案的完整性。确保有参考价值的文件做好备份，公司将至关重要的文件利用扫描、刻录电子版备份等方式，防止借阅时出现意外。

对档案借阅管理上，通过绩效考核，也起到一定的约束和监督，对档案起到了保护作用。例如：外接档案，需要部门负责人签字；借阅时间不能超过5个工作日，超过5个工作日需要办理续接手续；借阅的档案不能有涂改、撕裂等现象，在档案归还时，档案人员都要认真检查。另外对于档案人员，如：归档文件为原件；书写材料用不易褪色的蓝黑墨水；归档文件要完整、保持其有机联系；归还的文件要放回原位等等，通过这种双方管理，才能使档案工作顺利开展。

总之，管理好档案的借阅及归档工作，是保证档案资料的完好再利用，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度，是企业历史的记载，是企业发展史上的优秀成果，我们必须科学分析、扬长避短，做好档案管理工作，探索一条适合自身企业的档案管理现代化之路。（作者单位：国投新疆罗布泊钾盐有限责任公司）