信息化环境下会计原始数据采集质量控制

在信息化环境下，信息系统输出的信息都是计算机系统依据所采集的数据集中处理自动生成的，输出的信息质量很大程度上取决于信息系统所采集并输入的原始数据的质量。“输入的是垃圾，输出的也是垃圾”，这句话说明，要想获取高质量的会计信息就必需采集到高质量的会计原始数据。因此，想要获取可靠性和相关性较强的会计决策有用信息，不仅要在会计数据处理阶段和数据传输阶段进行控制，更要在会计数据获取阶段进行控制。

一、原始数据的采集分析

为了满足各个不同信息使用者对企业信息的不同需求，对原始数据的采集必须进行以下分析：

（一）分析企业主体利益相关者对会计信息的具体要求。对企业而言，广义上的会计信息使用者可以分为政府、股东、债权人、职工、供应商、客户、会计师事务所等。信息使用者需要会计主体信息是受其特定的目标驱使的。具体的讲，政府为宏观调控、税收征管、会计监管、资本市场监管、防范金融风险等目标需要会计主体信息；股东（含潜在）为是否投资、已投资资本的安全和收益需要有关投资风险和收益的会计主体信息；债权人（含潜在）为是否授信、授信后债权的安全和收益需要有关企业偿债能力的会计主体信息；职工为了解企业的前景进而决定去留需要会计主体信息；供应商为了解企业的实力和评价企业的信用等级进而决定相应的销售政策需要会计主体信息；客户为了解企业的实力和评价企业的信誉度需要会计主体信息；会计师事务所为了发表恰当的审计意见需要会计主体信息。也就是说，不同的信息使用者有不同的决策目标，围绕不同的决策目标当然也就有不同的会计主体信息需求。为了满足不同利益相关者对会计信息的需求，会计原始数据采集工作必须从企业参与市场竞争、强化经济管理、提高经济效益这一需要出发，对这些需要的具体内容进行了解和分析，包括核算、管理和决策等方面的内容。只有在充分了解了不同的利益相关者对会计信息的各种不同需求，才能从其需求出发，为其提供更多决策有用的会计信息。

（二）分析手工方式下会计原始数据的采集和流转情况。分析手工方式下会计原始数据采集和流转情况的目的是发现数据存储中存在的问题及其产生的原因，并对其加以改进。现行企业管理体制中的会计数据在企业中多以部门内部纵向流动为主，而部门之间的横向流动及联系则较少。同一交易或事项产生的会计原始数据要在企业内部的不同部门进行归口、分解和使用，原始数据采集重复现象非常严重，而其他部门又往往难以得到必要的相关数据。这样，就造成企业内部各部门提供的数据出现遗漏、脱节、重复、交叉等现象，产生较大的差异，各部门都无法得到或提供完整的信息。因此，要理清手工环境下数据的重复、遗漏和脱节的原因，然后采取措施理顺数据收集方式、传递渠道和存储的责任部门，以保证数据的完整、系统和及时。在分析手工方式下原始数据采集的弊端以后，就可以对症下药，对会计信息系统的原始数据采集模式进行有针对性的设计，避免同类问题的出现。

（三）分析信息化环境下会计原始数据的采集范围和渠道。信息化环境下原始数据的采集范围包括：会计主体的所有交易和事项、货币性信息和非货币性信息。货币性信息是指企业持有的货币资金和将以固定或可确定的金额收取的资产方面的信息。具体来讲，包括现金、银行存款、应收账款和应收票据以及准备持有至到期的债券投资等；非货币性信息是相对于货币性信息而言的一种信息。它是针对除需以货币对诸如资产、负债、所有者权益等要素加以计量外，对于那些无法从价值方面来衡量和报告的交易或事项，按经济管理的要求进行衡量和报告所提供的信息。非货币性信息主要包括两大类：一类是定量指标，如劳动量、实物量、时间量等；另一类是非定量指标，即反映技术水平、工作能力、产品质量、协作关系、市场竞争力等方面的指标。非货币性信息的主要内容包括：企业“软件资源”信息、企业前瞻性信息、企业背景信息、企业有关管理部门和股东的信息、有关企业社会责任的信息、有关预测性的企业信息、经营数据和业绩指标。

（四）分析会计原始数据的采集方式。在传统方式下，对原始数据信息的采集是根据某种管理业务的需要去进行收集的。现代的信息采集方法则是根据整个系统的目标要求去收集信息，这种信息收集方法称为系统方法。具体地说，就是以会计主体交易或事项的原始数据信息作为管理的信息资源，全面运用以计算机网络和通讯为主的信息技术对其进行获取、加工等处理，为企业的经营管理、控制决策和社会经济提供充足、实时的信息。现代信息采集主要有企业级局域网和网络信息采集系统两种方式。在企业级局域网方式下，不管是企业财务人员还是其他部门的工作人员，都可以通过运行在工作站上的前端应用程序输入信息，收集到的信息自动归集到服务器的数据库中。这时的信息收集向多领域、多用途应用不断深入扩展，使财务信息与其他业务信息相互连接，彼此共享互联网的外部信息收集方式。网络信息采集系统方式彻底改变了旧的空间、时间、效率等观念。在空间上，网络信息采集系统不仅关注企业内部，且将越来越关注企业外部；在时间上，网络信息采集系统不仅关注企业过去的经营成果和现在的财务状况，且将越来越多地关注企业财务信息的时效性和对未来的预测。

二、会计原始数据采集的质量控制

会计原始数据采集控制的目的，在于确保信息系统在合理授权的基础上可靠地收集、正确地编制、安全地传递会计数据。为了保证能够采集到高质量的会计原始数据，其控制措施主要有：

（一）业务发生地采集控制及电子原始数据生成的确认。由各项交易或事项的发生部门负责采集原始数据信息，这样做可以保证充分采集会计原始数据，提高采集的工作效率。为了实现对企业资源、企业财务状况的实时、动态配置、管理和控制，必须把会计原始数据采集控制应用范围延伸到原始业务发生地。应该根据具体的交易或事项，来确定其原始业务发生地，进而进行会计原始数据采集。要严格按照企业统一规定的业务流程，不能随意改变原始业务发生地。采用业务发生地控制措施，可以从源头上来保证会计原始数据采集的可靠性。

在信息化环境下，面对会计主体的交易或事项数据信息，企业管理决策人员特别关心的是怎样审核和确认存放在计算机系统中的数据与业务发生时的原始形式是一致的。因此，确保这些电子数据以原始形式保存下来是信息化环境下原始数据采集和控制的关键。所以，要审核一份企业交易或事项的电子原始数据，就不是简单地像传统方式下审阅纸张式原始凭证那样，而是要考虑到电子原始数据生成的确认、数据存储的管理控制以及传递过程和方法的可靠性。按传统的审核方式，原始数据可认定是原本的，一般以业务发生时所做的纸张记录的单据（如发票及支付转账单等）为基本依据，并在同一笔业务的不同种类原始单据之间做比较核对，同时要确认单据上的有关责任人签名的有效性。在纸质凭证上的签名证实书面材料，会计人员很容易辨识，但要对发生交易或事项业务的电子数据单据进行审核，除了对同一笔业务的不同数据记录之间核对外，还要特别关注交易或事项的经办人、批准人、签约人等人员的电子签字，以保证有关责任人对业务和相应记录的完整性负责。数据处理人员怎样认证这种电子签字的有效性也是一个不可忽视的问题。电子签字若是现在大多数信息系统应用软件中用那种普通的汉字或字母代码填写，就很容易产生伪造和舞弊，信息管理人员就无法辨认这些数据的真伪性。解决电子签字有效性的做法是采用加密码签字。

（二）企业内部的职责分离及单据更正规程。职责分离是企业内部控制的一个重要组成部分。传统的控制程序将不同的责任分派给不同的工作人员以期达到互相牵制。但随着信息技术的发展，许多传统上由人来做的工作可以由计算机来代替，自动控制处理代替了分离的人的角色，从而消除了一个人执行两项不相容工作的风险。当然，计算机环境下也要有职责分离。例如，一旦某种软件被安装并用于执行某项功能以后，它的编码、运行和维护职责就必须相分离。应当说，职责分离仍然是形成内部控制的重要程序，但在信息化环境背景下，这个程序的适用方式发生了变化。所以，信息化环境下的企业需要分离新的职责，取消旧的职责，以反映用来设计和运行系统的手段的更新。例如，资产保管与数据采集职能相分离、业务授权与资产保管职能相分离、业务授权与原始凭证填制职能相分离、原始凭证填制与原始凭证审核职能相分离。

数据的处理部门如果发现输入单据的原始数据出现错误，不应该直接更正，而是应该交给交易或事项的发生部门去更正。交易或事项的发生部门将原始数据更正后，再将单据传递到数据处理部门，数据处理部门再根据企业规定的各项控制措施进行处理，直到完全正确为止。例如，如果出纳人员发现销售部门人员填写的出差报销单存在错误，就必须把出差报销单退回给该销售人员，让其重新填写正确，方可准予报销。

（三）标准化的单据格式。标准化的单据格式设计和使用能减少企业信息系统发生错误的概率。单据的内容和格式应尽量做到统一和标准化。全国性使用的凭证，如车船票、机票、增值税专用发票等，有关部门在设计时应做到全国统一，不能大小不一、内容不一。一个单位内部使用的单据更应该做到统一和标准化，例如收款凭证中会计科目栏称总账科目，而付款凭证中该栏又称一级科目，或者收款凭证面积大，付款凭证面积小，都是不符合统一性原则的。贯彻统一性原则的要求不仅使单据的内容更清晰，同时也便于装订和归档保存，还有利于机械化操作和在全国范围内传递及使用信息。

（四）单据审核。企业管理人员必须指定专门人员来负责原始单据的审核，以发现和纠正单据上可能出现的错误，保证原始单据的完整、正确。目前，会计信息系统软件提供的审核功能有单张审核和成批审核两种功能。单张审核方式需要使用人员一张一张的进行审核。批量审核则允许审核人员对单据进行批量审核，即很多张单据可以一起审核。但在具体实务操作中，单据的审核方法又有打印审核法（静态审核法）和屏幕审核法（动态审核法）。打印审核法是通过先打印汇总数据信息表，然后逐笔核对的方法进行审核，一般是通过先标错，然后采用全批审核方式实现的。屏幕审核法是通过屏幕浏览逐笔核对的方法。企业可根据自己的需要采取不同的审核方式，以保证原始单据的完整和正确。

二次输入法，又称对照式审核法，它是通过对单据原始数据的二次输入，达到系统自动审核单据的目的，确保企业交易或事项的数据处理不会发生输入错误。信息系统提供复合输入功能，由不同的人员将统一单据所载原始数据信息输入两次，两次输入的数据分别存放在两个暂存文件中，然后由计算机对两个数据文件中的记录逐条进行比较。对于存在差异的记录进行对照显示或打印出来，这样便于找出错误，进行修改。只有完全相同的情况之下，系统才会把录入的原始数据作为正式数据进行存储。采用这种方法可以检查出多输或漏输的单据，对于数据不一致的单据，查错率较高。

（五）软件自动校验功能。成熟的会计信息系统软件对输入的原始数据具有自动校验功能。由于计算机运行速度快，且有极高的处理一贯性，因此其校验效率远比人工校验要高。在可能的情况下，应尽量通过应用程序对数据处理的全过程进行校验。实际应用中的软件自动校验功能，如编码有效性校验、符号校验、数据类型校验、字段长度校验、限值校验、数据平衡校验、顺序校验、完整性校验、二次校验、数码校验，以保证数据输入的准确性。只要对该功能启用，就能发挥作用。但是，这要经过必要的授权，符合内部控制的要求。发现不符的情况，系统会自动警告操作员进行检查和修改，直到输入正确为止，然后才能进行保存或下一步操作。

（作者单位：河南省财政厅）

参考文献：

[1]邹楼殿.会计信息系统在网络环境中数据采集系统研究.北方经贸，2006（7）.

[2]翟建敏.高校会计电算化原始数据的采集及质量控制.中原工学院学报，2006（8）.