浅谈新时期下如何提高高校办公室秘书的素质

【摘要】新时期高校办公室秘书应从具备合适的知识结构体系、加强政治修养、改进工作作风、注重培养和锻炼各种工作能力等方面入手,通过学习和实践,达到提高自身素质的目的。从而在完成新时期赋予高校的重大历史使命中,发挥自己的作用,做出应有的贡献。

【关键词】高校办公室秘书素质

【中图分类号】G647【文献标识码】A【文章编号】1006-9682(2010)04-0087-02

【Abstract】In the new era, universities are conferred with great historic missions. In order to accomplish these missions, secretaries in university offices should have an appropriate knowledge structure, enhance their political quality, cultivate a goodwork-style and develop abilities in all fields through active study and practice.

【Key words】UniversityOffice secretaryQuality

高校办公室是为保障学校各项管理活动的顺利进行提供综合的办事机构。在这个机构工作的秘书主要负责调查研究、收集信息、协调关系、综合平衡等工作。通过信息的收集传递,起着承上启下、沟通左右的枢纽作用;经过对信息的归纳整理,提出有关工作的建议和方案,供领导使用。从总体上讲,高校办公室秘书的工作,就是当好领导的参谋和助手,为学校领导掌握情况、制定和执行各项政策提供服务。他们工作的优劣,直接或间接地影响到学校工作的大局。因此,重视高校办公室秘书素质的问题,是确保高校办公室工作质量的首要问题。

随着教育改革的不断深化,高校面临着新的历史发展机遇,同时也带来了新的挑战。实现“科教兴国”、“人才强国”的战略,培养高素质人才的发展目标,是高校重大的历史使命。而高校办公室的秘书要想在完成这一重大的历史使命中发挥应有的作用,做出应有的贡献,就必须提高自身的素质才能胜任所担负的工作。[1]针对高校办公室秘书人员的具体情况,结合工作的实际,应对秘书人员的素质提出以下三方面的基本要求,使其在实践中通过学习和锻炼达到较高的素质。

一、具备合适的知识结构体系是提高秘书素质的基础

高校办公室的秘书人员应加强对基础理论知识、部门业务知识和秘书专业知识的学习,使之形成合适的知识结构体系,这是提高秘书素质的基础。

1.基础理论知识

高等教育的大众化使得高校办公室的秘书人员在工作中要经常与校内外不同层次的各种人物打交道,其中涉及的问题非常广泛,具有高度的综合性。作为高校的秘书人员必须掌握较丰富的基础理论知识,才能适应这种具有广泛性和综合性特征的工作。因此,他们首先要学行政管理学、政治学、法学、社会学、心理学和文史哲等学科常识,以丰富自己的头脑;其次,要学习系统论、信息论、控制论等知识,特别是要学会熟练掌握和运用计算机及网络技术;第三,要较熟练地掌握一门外语。

2.部门业务知识

不同的工作部门,有着不同的业务。一个合格的秘书,必须熟悉所在单位和部门的主要业务知识,否则无法处理有关的业务问题。作为高校的秘书人员,应当了解学校的基本情况和自己部门的各项业务知识,成为学校管理工作的内行。

3.秘书专业知识

秘书工作是一项办理综合性业务的专业性工作。不但要了解它的综合性特点,而且更要了解它本身具有的专业性知识。尤其是在日益注重行政效率、已经建立了秘书学这样一门学科的情况下,这一点就显得特别重要。要想搞好秘书工作就必须掌握秘书工作的规则和专业知识,如国家关于档案、公务文书的有关规定和秘书学、公文写作、文书处理、档案管理、会议管理、调查研究等相关知识。

二、加强政治修养和作风建设是提高秘书素质的关键

1.政治修养

新时期各个层次的干部队伍必须具备先进的政治素质。高校办公室的秘书人员由于工作的需要,既要服务于领导和广大师生员工,又要与外界开展交流与合作,其政治觉悟的高低、立场是否坚定直接影响到学校的形象和声誉。[2]因此,作为高校办公室的秘书人员更应该加强政治修养,牢固树立正确的人生观和世界观,坚定地走具有中国特色的社会主义道路。同时,要不断加强理论学习,学习马克思主义的基本原理和哲学、政治学、经济学及文艺理论。学会运用辩证唯物主义和历史唯物主义的思想方法和工作方法去指导工作实践,分析和处理工作中遇到的具体问题。这是高校办公室秘书人员良好政治修养的具体体现,也是秘书人员提高自身素质、做好秘书工作的关键。

2.作风建设

良好的思想作风和工作作风是作为一个合格的秘书不可缺少的基本素质,是秘书人员对待工作的思想认识和职业道德在具体工作中的集中表现,需要秘书人员在平时的工作中逐渐养成。

(1)思想作风

作为秘书人员首先应具备实事求是的思想作风。在工作中坚持从客观实际出发,不得弄虚作假,也不能主观武断,勇于承认错误和改正错误;其次,秘书人员要有自谦、谨慎的思想作风。应当平易近人、尊重他人、甘当助手、慎言慎行;秘书人员还应具有公正廉明的思想作风。做到坚持原则、秉公办事、不循私情,不搞曲意奉承,不做违法乱纪之事。

(2)工作作风

面对复杂繁重的工作,秘书人员首先要有高度的责任心。具体体现在热爱自己的职业,把全部心思放在工作上,并积极主动地开展工作;其次,办事要迅速、果断,讲求效率,不敷衍塞责。无论事情大小,都要耐心细致,妥善办好,使人放心;第三,面对头绪多、时间紧、人手不够、又有突况等问题时,秘书人员要能够保持清醒的头脑,合理地调整好工作的程序,有条不紊地解决问题;最后,秘书人员在工作中应有热情诚恳的态度、坚定从容的意志、灵活机敏的方式、开朗幽默的性情,给人以善于合作的印象,从而达到更好地开展工作的目的。

三、注重培养和锻炼各种工作能力是提高秘书素质的保证

能力,是秘书人员素质结构中重要的组成部分。作为高校的秘书人员如果没有合格的能力,就很难与自己的服务对象进行沟通与交流,更无法提高工作效率。因此,作为高校秘书人员应注重培养和锻炼如下能力:

1.写作能力

秘书人员的写作能力主要是指草撰工作计划、调查报告和其它公文的能力。这是秘书人员的一项基本功,它集中体现了秘书人员的政策水平、文学修养和文字表达能力等。秘书人员如果没有较强的写作能力是不行的,因为文字写作是秘书人员的一项经常和主要的工作。

2.理解能力

秘书人员要有在复杂的工作中迅速抓住本质问题及其要害并作出判断的能力。包含在听取别人的发言、阅读材料、处理问题时都能够做到迅速准确地理解其基本意思,提取核心思想,加以归纳整理,作出明确判断。这种能力广泛地运用于信息筛选、日常接待、文书写作、调查研究、决策咨询、政策建议等各项秘书工作的环节之中。

3.研究能力

这是秘书人员发挥助手作用的基础性工作。当秘书人员受权进行某项调查研究的工作时,他必须能够独立地开展工作,在揭示情况真像的基础上,提出自己的意见,以帮助领导作出正确的决策。这就要求秘书人员具备很强的研究能力,才能胜任此项工作。[3]

4.协调能力

秘书人员需要与各种不同的人打交道,这也是秘书人员的一项基本工作。高校的办公室是学校的“窗口”,无论是对外交流,还是对内服务,秘书人员都需要具备一定的协调能力。[4]在交往中,秘书人员要迎难而上,敢于面对和处理各种棘手的问题,还要能够理智地与自己不喜欢的人打交道。同时,要具备很强的自控能力,不论发生了什么事,有什么挫折与烦恼,都要控制自己的情绪,保持克制的态度。

5.表达能力

秘书人员在工作中要有能以简明扼要的谈吐准确地表达自己意思的能力,这是秘书人员的又一项基本功。它主要包括使用普通话,口齿清楚,语速适中;语言简洁、扼要,措辞准确;说话要有分寸,善于掌握火候;在表达时观点要明确,使人不存疑义;逻辑上要条理清楚,层次分明,有观点、有论述,使人信服。

6.记忆能力

为了做好秘书工作,秘书人员还应锻炼记忆能力。即把各种重要的信息记住,以备不时之需。这些信息主要指三个方面的内容:一是发生过的有关重要事件的时间、背景、主要过程、结局和影响;二是来往的一些重要文件的主要内容和数字,收发文机关及大致时间;三是曾经接触过或听过介绍的重要人物的简要情况。记忆能力强的秘书会为开展工作提供许多便利。

高校办公室秘书人员素质的提高不是一件一蹴而就的事情,而是一个循序渐进、不断积累的过程。为此,秘书人员只能在工作中勤奋学习、勇于实践、善于总结、不断努力,才能尽快提高自身的素质,更好地担负起高校办公室秘书工作的重任。

参考文献

1 方开学.论和谐校园视域下高校管理人才的价值转换[J].西南大学学报:社会科学版,2007(3):92～94

2 党家政、王 艳.浅谈高校办公室秘书素质[J].郧阳师范高等专科学校学报,2003(4):107～108

3 朱玉珊.高校行政管理部门人员结构及其素质研究[J].高等建筑教育,2008(1):142～144

4 孙艳玲.高校办公室工作特点与文秘人员素质[J].乐山师范学院学报,2003(7):138～140