浅谈加强粮食企业档案的开发利用

【摘 要】 文章阐述了开发和利用档案信息资源对粮食企业的重要性，提出了开发利用粮食企业档案信息资源的对策。要认真做好档案基础工作；合理开发档案信息资源；树立市场经济意识，努力实现潜在社会效益和现实经济效益的统一。

【关键词】 粮食企业；档案；信息利用

随着粮食流通体制改革的不断深入和粮食储备系统的精细化管理要求，档案的情报信息作用曰益显现，并对粮食企业经济建设、企业文化等各个方面产生了重要影响。因此，如何多层次、多方位、多角度地大力开发档案资源，最大限度地利用档案信息资源，就成为粮食企业档案部门和档案工作者的一项十分重要而紧迫的任务。

一、开发和利用档案信息资源对粮食企业的重要性

1、开发档案信息资源能为企业正确决策提供科学依据

企业作为经济建设的主要战场，要取得好的经济效益，单靠现有生产条件组织生产、管理、销售等项工作，而不凭档案信息进行决策、规划组织生产，对于现代企业，肯定是行不通的。只有积极开发利用档案信息资源并同时把档案信息与市场流通有机地结合起来，才可能做出正确决策，才能有效地搞好综合服务。

2、开发粮食企业档案信息资源，是加强精神文明建设的需要

大力开发档案信息资源，提供丰富的档案史料，是粮食企业精神文明建设的重要内容，利用档案中的生动事例进行政治思想教育可以收到良好的效果。

3、重视粮食企业档案信息的开发与利用，是保障企业与时俱进的需要

档案管理人员要广泛地搜集包括信息政策、高科技、新的管理模式、新技术推广与应用等各方面的信息，并进行科学地整理、分类归档以及动用网络平台进行录入。如果档案员提供的信息有吸引力、现实性强、参考价值大，就必然会引起领导者的注意和研究，档案的价值也就因此凸现出来了。

二、做好粮食企业档案信息资源开发利用的对策

1、认真做好档案基础工作是开发利用的前提

档案是对生产经营实践活动的原始记录，它不仅具有强烈的时代气息，而且更为真实、可靠、珍贵，在粮食企业的经营活动、生产建设、文化建设等方面具有更为重要的利用价值。因此档案工作者和办公室综合部门一定要做好档案管理和利用工作。档案工作从内容上大体分为两部分：一是基础性工作，包括档案的收集、整理、分类、鉴定、检索、编研、统计等环节。每一个环节的操作都有严格的规范和要求，来不得丝毫马虎，否则就可能出现问题，从而影响到档案资源的开发和利用。只有做好基础工作，才能确保档案信息材料的规范和完整，才能最大限度地发挥档案信息资源的作用。二是档案的提供利用工作。它直接面向各类用户，工作开展得如何，对档案的数量和质量，档案工作的评估以及档案材料的开发利用都有着重要影响。

2、合理开发档案信息资源

档案信息的本源性，回溯性，特别是历史联系性和定向积累性，决定了档案信息材料具有很高的使用价值。因此，档案工作者一定要多渠道，多方位开发档案信息资源，为粮食储备企业发展服务。

（1）做好档案的编研工作。对档案信息材料要进行收集、筛选、整理、加工，及时、准确、全面、系统地提供给本企业利用。

（2）正确认识档案信息资源，合理开发。开发档案信息资源，为粮食储备企业建设服务，充分发挥档案信息资源的使用价值。

（3）建立档案信息网络。一方面要积累所有粮食统计资料信息，为粮食储备企业的建设和发展提供参考，另一方面要通过发挥网络的辐射作用，随时有关本省基层粮食企业的各种需求以及外省粮食企业发展动向的信息，为各粮食企业提供有针对性的服务。

（4）不断改进档案信息开发利用的形式。要根据市场经济的发展变化和现代企业的发展需求，大胆创新，如可编制一些宣传企业形象的资料图片，对外宣传粮食企业的发展历史，展示粮食储备企业的精神面貌，为塑造粮食储备库的良好形象服务。用多种形式进行服务，如档案室借阅、电话查询档案、复印档案资料、咨询老专家等，以热情耐心的服务态度，来提高服务质量，尽量满足借阅档案者的需求，并运用传统的手工检索结合计算机检索方法将合同、房产、粮食质量、人员介绍信、审计等进行档案数字化，则可优质高效的为利用提供服务。

（5）要科学合理地开发档案信息资源。档案信息资源的开发既不能范围过大，以免造成资源的浪费或保密档案的泄密，也不能范围过窄，以免影响档案的利用。因此，粮食企业档案部门事先一定要制定相应的保密纪律和奖惩措施，以确保档案信息资源得到有效，合理的开发利用。

3、树立市场经济意识，努力实现潜在社会效益和现实经济效益的统一

把档案信息转换成现实生产力，直接或间接地为社会、企事业单位带来经济效益是它的最终目的。为此，档案部门必须努力做好档案信息资源的开发利用工作，提高档案的利用率，这样才能更好地为利用者服务，才能带来更大的经济效益。

（1）要认识到档案信息资源的开发利用与创造经济效益是辩证统一的关系，是因与果的关系。档案的生命力在于它不断为企业经济建设提供重要利用服务。

（2）要努力实现潜在社会效益和现实经济效益的统一。档案信息材料未被利用，它的价值只是潜在的。只有树立市场经济意识，档案工作者充分发挥档案信息资源的优势把有价值的档案信息开发出来提供给利用者，才能使潜在的利用价值变成现实的经济效益。如：一个企业财务人员在2011年10月，调阅大量1996年至1998年档案会计凭证，通过查阅某建筑公司在库区防水屋面改造、围墙、地坪等工程款结算情况，为建筑公司安装工程施工合同纠纷一案，提供了大量有效的原始证据，为企业打赢官司，提供了充分的证据，挽回几十万元的经济损失。

（3）要认真做好档案信息资源开发利用的反馈工作。只有及时掌握开发利用中出现的新问题、新动向、并不断完善和更新开发利用的信息内容，同时大力宣传档案工作的重要性及档案的利用作用。从而整体提高档案工作者的地位，引起企业领导对档案工作的高度重视。

三、结语

随着粮食流通体制改革的不断深化，档案的开发利用工作也发生了很大变化，新世纪、新阶段对档案开发利用工作提出了更高要求。因此，面对新时期档案工作的变化，切实做好档案开发利用工作，才能把静态的档案信息挖掘出来，变成对粮食企业经济发展有重大参考价值的动态的档案信息。以此推动粮食企业管理在质与量上有一定的提升，进而使粮食企业管理效益和经济效益得到显著的提高。

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【作者简介】

王文辉，女，现供职于中央储备粮奎屯直属库.