现代化信息技术开拓管理事业论文

编者按：本文主要从现代化的档案管理，呼唤高素质的专职人员；实现学校师生档案管理信息化的途径进行论述。其中，主要包括：学校档案管理系统是一所学校不可缺少的组成部分、学校应当建立起现代化的档案管理体制，实现档案管理的信息化和现代化、由于受传统档案管理意识的影响，现在学校的档案管理水平还停留在纸介质的基础上、一个档案管理人员必须具备的素质，应该是其思想素质、业务素质和能力素质最佳状态的综合表现、有效地推进档案管理自动化建设、抓好学校档案的数据库建设、提高学校档案管理的工作质量等，具体请详见。

学校档案管理系统是一所学校不可缺少的组成部分，它的内容对于学校的决策者和管理者来说都是至关重要的。所以，学生的档案管理系统应该是能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。

笔者认为，针对传统档案管理方式所存在的效率低、保密性差、档案查找和维护困难等问题，学校应当建立起现代化的档案管理体制，实现档案管理的信息化和现代化。因为，现代化档案管理系统具有处理迅速、存储量大、查阅方便等特点，可以方便地查询、阅读、修改、交流和重复使用，对促进学校档案管理的高视点、高层次、科学化和规范化具有十分重要的意义。

一、现代化的档案管理，呼唤高素质的专职人员

从当前来看，由于受传统档案管理意识的影响，现在学校的档案管理水平还停留在纸介质的基础上，档案管理工作流程还停留在传统的管理层面上，档案管理人员队伍普遍存在着观念落伍、知识老化、知识结构不合理等现象，浪费了许多人力和物力。二十一世纪是信息时代，要跟上社会的进步，解决档案事业发展中的问题，就要不断提高档案管理工作者的整体素养，以适应档案事业的迅速发展。一个档案管理人员必须具备的素质，应该是其思想素质、业务素质和能力素质最佳状态的综合表现。因而，合格的档案管理工作者应该是一个与时俱进，善于吸收新理念、新技术、新模式、新方法的广涉博学的多面手。只有具备了较好的基础知识、较高的专业素养和良好的管理能力，才能使学校的档案管理工作跟上时代的发展步伐，向更高的层次迈进。

二、实现学校师生档案管理信息化的途径

为适应当前社会经济发展的需要，学校应尽快建立起现代化的档案管理系统，走档案管理信息化之路。我认为，实现学校档案管理的信息化应从以下途径入手：

1、有效地推进档案管理自动化建设。

目前，档案信息自动化系统的现状是档案的标准化、规范化管理滞后和应用软件的多且乱，档案归档内容分类不科学、文件格式不统一、部门之间管理系统不能相互兼容等现象，这些都严重影响了档案管理系统整体水平的提高。我认为，能对这一问题达成共识是档案管理建设意识上的一次飞跃，它使我们的视野在立足于计算机系统的基础上，扩大到整个档案信息管理系统。因为，档案信息自动化的内涵应包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是规范档案业务、建立健全档案标准和真正的实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，抓好档案的标准化、规范化建设，掌握好两者之间的相辅相成、相互促进的辩证关系，才能有效地推进档案管理的自动化建设。

2、抓好学校档案的数据库建设。

从总体来看，目前档案信息自动化系统仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，而完成这一步的关键完全在于档案信息的数据库建设。数据库的含义是依托于先进的信息技术对所归档的资料进行科学的管理和方便的使用。因此，全力抓好学校档案的数据库建设，是全面提高学校档案管理标准化、科学化和规范化的基础，也是其基本的前提。

3、提高学校档案管理的工作质量。

要全面推进档案管理自动化建设，学校必须在人力、物力、财力上给予优先支持，创造条件，切实抓好学校的档案硬件建设。发挥库房、办公区和阅览室的独立功能，严格按照档案保管“八防”要求，配备相应设备。建立分管领导、教研组长、档案员等组成的档案管理网络机构，及时调整充实档案管理人员，配备专职档案员，通过职业道德教育和业务技能培训，全面提高档案管理人员的素质。坚持档案工作为领导决策服务、为教育教学服务、为教职工服务的导向，努力提高档案的利用率。加强档案的编研工作，利用现有的数据和资料，进行研究汇集，为档案的综合利用开辟重要的途径。严把质量检查关，严格归档入库手续，及时将归档的文件资料按照有关档案要求，进行自动化处理和存档。对不符合要求的归档材料进行退回整改，并对归档情况进行鉴定评估。

总之，学校档案管理的信息化是档案工作发展的必然趋势。因此，积极利用现代化的信息技术，结合学校传统档案工作的管理经验，开拓信息化、网络化的学校档案管理事业，对全面推进学校教育整体改革、维护学校权益、促进教师队伍的发展具有十分重要的作用。

【参考文献】

［1］郭志敏《档案管理信息系统建设应注意的几个问题》，《山东档案》，2003年第19期。

［2］张正强：《电子文件管理》，出版社，2004年。