浅析科研单位的物资管理

物资管理是一个系统工程。高效的物资管理，一方面需要企业内部形成良好的管理机制，明确各个环节的责任和作用，并实现相互间的密切合作；另一方面要充分发挥物资管理部门的作用，尤其是发挥计划管理和采购管理的作用，这两个环节代表了企业内部的供需双方，直接关系到资金支出、物资购置及使用。充分发挥这两个环节的管理作用是提高物资管理水平的关键。

物资管理中存在的突出问题

在物资管理工作中，突出问题来自以下几个方面：

①企业对物资管理的重要作用认识不足；

②物资库存难以准确制定；

③材料浪费严重，设备利用率不高；

④采购效率低。

强化物资管理意识

物资管理的重要作用

提高科研企业核心竞争力的关键是提高投入产出比，而物资管理的水平很大程度上决定了科研企业的研发成本，良好的物资管理能够有效降低科研成本，从而增加经济效益。强化物资管理，实质是科研企业对内部资源的整合，从而充分发挥物资管理的重要作用。

要从观念上，不仅要使物资管理人员认识自身的价值，而且要使一线的科研人员认识到物资管理工作的重要意义。

为此，在职能设置上，将计划管理职能设在科研条件部(负责全院的科研保障工作的部门)，由科研条件部和物资中心共同进行物资管理；在制度建设上，通过优化管理流程，在建立健全物资管理制度上下功夫。如逐步实施以题目组为单位进行核算的物资领用制度，完善《物资供应管理规定》等。通过这些措施的实施为提高物资管理部门的管理水平奠定了坚实的基础。

建立明确的运行机制

作为物资的最终使用者，科研人员必须明确自己的需求。对物资管理部门来说，这些需求就是管理的基础，对需求的研究更是管理部门的工作内容，这就要求使用部门和管理部门在工作中要密切配合。

物资管理工作同样也需要其他相关部门的配合。当然，既要有分工，又要有合作。解决部门之间的界面问题，抚顺石油化工研究院尝试了以下方式：

①强化双向交流意识；

②对重要材料或设备的供应，组织跨部门的联合小组开展工作；

③在物资管理与其他部门之间，建立定期会晤的机制，讨论遇到的问题及解决措施。加强计划管理，建立信息库存

加强计划管理

计划管理，计划人员对各使用单位的需求申请汇总审核，对需要做库存的，参照以往的实际使用情况(常用物资)，测算合理的库存量，在两者综合的基础上制定初步的采购计划，领导审核后成为物资采购计划。

预测库存时，一个重要的方法就是ABC分析法的运用，采用ABC分析法把所需物资分为A、B、C三类，将占用资金很多而品种较少的A类物资和一部分B类物资(占用资金较多，品种也较多的物资)同C类物资区分开，进行重点管理，订货量和库存量要严加控制。表1为2007～2010年材料与设备支出情况统计表。从表l可以看出，在总的物资构成上，材料约占30％，设备约占70％，在材料中，玻璃仪器、化学试剂、化工产品、阀门是领用最多的类别，约占全部材料的70％；在设备中，石化专用设备、仪器仪表约占90％。上述类别是抚顺石油化工研究院的主要使用物资。因此，这些材料和设备应为计划管理的重点，对它们严格控制库存，严格控制领用。

充分发挥供应商的作用，优化库存结构

库存管理的重要目的在于合理控制库存，减少资金占用，从而降低资金成本。抚顺石油化工研究院的实际情况是：一方面，使用单位希望库存大而全，这样可以保证随时领用；另一方面，由于需求物资种类繁多，数量又相对较少，所有的物资都做出库存既不可能，又不现实。

这种矛盾的解决关键在于库存观念的转变：充分利用市场资源，把部分库存设在供应商那里，通过有效的供应商管理，实现库存的及时补充。这种做法之所以可行，是因为在激烈的市场竞争条件下，供应商为在竞争中保持优势，必须更深入的了解市场，预测需求，承担风险，从而与需方建立相对稳定的供需关系。良好、快捷的信息沟通是这种做法的保障。

在利用市场库存的同时，还要注意优化自己的库存结构。为此，规定物资中心为抚顺石油化工研究院物资储备的职能单位，其它单位不得设立二级库存，以最大限度减少物资储备。同时，管理部门加强对物资的统一调配，加速入库物资的周转速度，防止积压产生。对于长期积压的物资，加大处理力度，从而优化库存结构。

建立严格的管理制度，控制购入及支出

建立严格的审批制度

为节约有限的科研经费，减少物资使用和购买中的浪费，必须实行严格的审批制度。需求材料计划审核的原则是：是否需要?需要数量?具体要求是否合理?

审批的程序：对一般材料，由各使用单位的领导签字后，由条件部最终审批；对控制材料和单项超过五千元的物资，在送交条件部之前，要经科管部审批；对单项超过5万元的物资除以上程序外，要经过院领导的审批。对领用材料统一实行计划管理和审批制度：按审核后的需求计划领用材料；对重要物资、控制物资，实行审批制度，控制领用数量。表2为2007～2010年材料购入支出统计表。从表2可以看出，由于实行了严格的审批制度和计划领料制度，材料购入和支出费用开始逐年下降。

由于设备在物资支出中占有很大比重，因此，对设备的购入实行更严格的审批制度，由各职能部门：科管部、条件部、财务部分别审批，再经院级领导审批。其中超过10万元的设备，由使用单位提交可行性报告，由条件部会同有关部门、有关专家进行论证审查，通过之后，报主管院长审批。设备的这种层层审批制度，基本上杜绝了重复购置的可能，抑制了使用部门追求“一次到位”、“多而全、好而精”的做法，避免了“未来”的浪费。

建立物资使用追踪制度

在物资出库后，经常调查使用情况。对剩余物资和能够回收的废料及时退库、回收，并进行相应处理；对利用率不高的设备，退库或调剂给其它部门使用。

建立以题目组为单位的核算制度

建立以题目组为单位的核算制度，即定期统计物资的使用情况，并与题目组的效益挂钩。由于涉及到使用者的切身利益，这种做法把降本增效由管理行为变成了自觉行动，极大地提高了节约的积极性和主动性。

实行质量、价格管理，实现质量，价格控制

质量管理

建立严格的质量控制体系和制度。选择那些有一定生产规模、技术力量强、信誉良好的供应商，尽量把质量问题“消灭”在采购前；选择付款方式灵活的供应商，产品在试用合格后付款或预留质保金；签订采购合同，对质量、售后服务有明确的界定。验收质量控制由采购人员、保管人员、使用单位及临时成立的质量小组组成了质量控制体系。

此外，建立供应商认证制度，实行物资定点采购。进行大宗物资采购前都要在认证体系中确立的供应商处采购，如果两次验收不合格即取消该供应商定点供货资格。

价格管理

价格管理的基本做法：对采购物资的价格实施分类管理。其中重要设备、重要材料由相关部门审批后，由计划人员提出价格建议，经批准后交物资中心执行；一般材料制订采购控制价格，并根据市场情况随时调整；10万元以上物资要有三家以上供应商报价信息，从中优选出一家，由使用部门与供应商签订技术协议，经主管院长批准后执行。

价格管理的核心内容是建立严格的审批制度，动态的价格监控体系即采购前的价格比较、采购后的价格追踪制度。通过建立价格收集网络，实现了有价可比。价格信息来源于市场调查、互联网、电话咨询、历史采购资料。

几年来，在物资工作者的辛勤努力下，通过以上措施的逐步运用，基本解决了在抚顺石油化工研究院的物资管理工作中存在的突出问题，有效地保障了科研需求。

(作者单位：大连中石化物资装备有限公司)