信息化环境下利润表编制方法比较与选择

利润表是反映企业一定会计期间经营成果的报表，该表是按照各项收入、费用以及构成利润的各个项目分类分项编制而成的。根据财政部2006年颁布的《企业会计准则第30号――财务报表列报》及其应用指南的有关规定，利润表作为反映一定会计期间经营成果的报表，其结构由“本期金额”和“上期金额”两部分构成。企业实施会计电算化后，利润表编制方法的差异主要体现在“本期金额”栏数据的获取方式上。本文以用友UFO报表为例，从“本期金额”栏取数公式的设置来探讨利润表编制方法的差异与选择。

一、利润表“本期金额”取数实现途径

在信息化系统中，账务取数函数搭建起了会计报表与账务系统之间的数据桥梁，根据账务取数函数的特点，利润表“本期金额”栏数据可通过以下四种方式获取。

(一)利用发生额实现在用友财务软件系统中，预设了利润表模板。模板中“本期金额”栏已利用发生额函数取损益类科目默认方向的发生额进行了取数公式的定义，以“资产减值损失”项目为例，此项目的的取数公式为FS(“6701”，月，“借”…，)。

利用发生额函数进行取数定义存在以下优缺点：优点是由于采取这种方式取数，只取单一固定方向的发生额，所以报表的编制不受编制时间限制，既可以在期间损益结转前编制，也可以在期间损益结转后编制。缺点是除期间损益结转外。与利润表项目有关的经济业务发生后，均需按默认方向编制会计凭证，否则将会导致取数错误。

以“资产减值损失”科目为例分析如下：根据企业会计准则的有关规定。企业发生资产减值损失时，借记“资产减值损失”，贷记有关科目。规定企业应对应收款项提取坏账准备金，当本期应提取的坏账准备大于其账面余额时，应按其差额提取，借记“资产减值损失”，贷记“坏账准备”；当应提取的坏账准备小于其账面余额时，按其差额冲销，借记“坏账准备”，贷记“资产减值损失”。规定对存货企业应计提存货跌价准备，若应提数大于已提数，按其差额补提，借记“资产减值损失”，贷记“存货跌价准备”；若应提数小于已提数，按其差额冲销，借记“存货跌价准备”，贷记“资产减值损失”。

例如，某企业××年12月坏账准备期初余额5000元，本月未发生坏账，也无坏账收回业务，企业应收款项期末余额为3000000元，按3‰计提坏账准备金；企业存货账面成本为100000元，可变现净值为97000元，前期存货跌价准备5000元，企业采用“成本与可变现净值孰低法”进行期末存货计价。

按企业会计准则的有关规定，会计分录编制如下：

①借：资产减值损失　4000

贷：坏账准备　4000

②借：存货跌价准备　2000

贷：资产减值损失　2000

凭证记账后，“资产减值损失”科目本期发生额明细情况如表1所示。

从表1可知，本期资产减值损失净发生额为①－②=4000－2000=2000，但报表取数结果为FS(“6701”，月，“借”…)=4000，取数结果是错误。为解决这类问题，当出现冲减业务时，会计科目的借贷方向不变，但金额则用红字(负数)填写，以满足利润表编制的要求。

上例有关会计分录需按以下方式编制：

①借：资产减值损失　4000

贷：坏账准备　4000

②借：资产减值损失　-2000

贷：存货跌价准备　-2000

凭证记账后。“资产减值损失”科目本期发生额明细情况如表2所示。

从表2可知，本期资产减值损失净发生额为①+②=4000+(-2000)=2000，报表取数结果为Fs(“6701”月，“借”…)=2000，取数结果与实际相符。与“资产减值损失”科目相似的会计科目还有：主营业务收入、主营业务成本、汇兑损益、投资收益等，在进行业务处理时，应对这些科目进行科目方向控制，在发生冲减业务时，应编制红字(负数)凭证，以确保报表取数准确。

(二)利用借贷净发生额实现采用上述方式编制利润表，会使部分业务处理与会计制度规定不符，也容易由于控制疏忽，未按科目控制方向编制凭证而导致报表取数错误。为避免因控制疏忽而影响报表编制，可考虑采用借贷净发生额进行取数，仍以“资产减值损失”项目为例，取数公式定义为FS(“6701”，月，“借”…，)-FS(“6701”，月，“贷”…，)，或者定义为JE(“6701”，月…)。采用这种方式编制利润存在以下优缺点：

优点：在编制会计凭证时，不必考虑特殊业务的影响，按常规方式编制或按冲减方式编制，报表结果均不受影响。缺点：按这种方式编制报表，报表生成时间有严格的限制，报表必须在期间损益结转前编制，否则，报表取数结果将为0，报表编制的灵活性受到一定的限制。

仍以上例分析说明，编制会计凭证可按常规方式进行，结果如表1所示，此时本期资产减值损失净发生额为①～②＝4000-2000=2000，期间损益结转前报表取数结果为FS("6701"，月，“借”…，)-FS(“6701”，月，“贷”…)＝4000-2000=2000，期间损益结转后报表取数结果为飓(“6701”，月，“借”…，)－FS(“6701”，月，“贷”…，)=4000-4000＝0。

(三)利用结转额获取数据解决第一种方式的缺陷，也可通过取结转到“本年利润”科目的数据实现，即利用系统提供的对方发生额函数实现。仍以“资产减值损失”项目为例，此时取数公式定义为DFS(“6701”。“4103”，月，借……)。

采用这种方式编制利润存在以下优缺点：优点是在编制会计凭证时。不必考虑特殊业务的影响，按常规方式编制或按冲减方式编制，报表结果均不受影响；缺点是按这种方式编制报表，报表生成时间有严格的限制，报表必须在期间损益结转后编制，否则，报表取数结果将为0，报表编制的灵活性受到一定的限制。

仍以上例分析说明，编制会计凭证可按常规方式进行，结果如表1所示，此时本期资产减值损失净发生额为①～②=4000-2000=2000，期间损益结转前，报表取数结果为DFS(“6701”。“4103”，月，借……)=0；期间损益结转后，报表取数结果为DP3(“6701”，“4103”，月，借……)＝2000。

(四)利用净发生额和结转额实现前述三种方式编制利润表均存在一定程度的限制因素，或者时间受限，或者凭证编制方式受限，若因工作流程出现差错，报表的准确性就会受到影响。综合上述各种方式的优缺点，可采用净发生额和结转额解决上述缺陷。仍以“资产减值损失”项目为例，此时取数公式定义为FS(“6701”，月，“借”…，)－FS(“6701”，月，“贷”…，)+DFS(“6701”，“4103”，月，借……)。

仍以上例分析说明，期间损益结转前，报表取数结果为FS(“6701”，月，“借”…，)－FS(“6701”，月，“贷”…，)+DFS(“6701”，“4103”，月，借……)=4000-2000+0=2000；期间损益结转后，报表取数结果为FS(“6701”，月，“借”…，)-FS(“6701”，月，“贷”…，)+DFS(“6701”，“4103”，月，借……)=4000-4000+2000=2000。

二、利润表“本期金额”取数公式设置的基本要求

利润表“本期金额”栏各项目的数据是根据有关损益类账户的本月实际发生数(净发生额)填列。

(一)利润表“本期金额”栏取数公式设置应遵循的要求从企业会计准则基本要求及企业经济业务的实际出发，利润表“本期金额”栏取数公式设置应遵循以下基本要求。定义报表取数公式必须考虑计算机处理的特点，即为报表项目指定准确的数据源；报表取数公式要综合考虑各类经济业务情况，要涵盖可能发生的所有业务，不能有遗漏；报表公式定义要考虑报表编制的灵活性，即任何时间均可进行报表生成处理。

(二)利润表“本期金额”取数方式的优缺点前述四种利润表的“本期金额”取数方式各有优缺点。比较如表3所示。

根据信息化环境下报表编制的基本要求，从表3的本期金额取数方式的比较可以看出，利用净发生额和结转额实现利润表“本期金额”栏取数，无论是在经济业务发生后凭证的编制，还是报表的编制，均无特殊要求，其灵活性最大。因而是最优的编制方式。