信息化环境下资产负债表不平衡浅析

信息技术引入会计核算中后，大大减轻了会计人员的劳动强度。操作者只需录入凭证数据，经过审核和记账后，报表自动生成。但是操作者在运用计算机编制一些报表时，如资产负债表，出现了不平衡的状况，碰到这类问题操作者往往不知从何人手，找出出错的原因。本文从报表生成的原理着手，探讨资产负债表不平衡原因，为操作者提供一些解决办法和思路。

一、报表编制原理

(一)编制原理找到其出错的原因，需先了解报表取数的原理，如图1所示。操作者在总账系统录入数据(内部凭证或其它子系统自动生成外部凭证)，经审核和记账后，存入数据库中，报表系统运用函数功能从数据库中取得数据，自动编制生成。

(二)原理解析根据图1所示，可以从三个角度来进行分析，一是总账系统数据录入有错误或业务处理不规范，造成输出的报表错误；二是数据存储问题，输入凭证数据后，系统会自动执行程序代码完成数据的存储，这些代码已被软件公司经过测试和编译，一般操作者很难修改，除非受到病毒的感染，但这些属于技术性原因；三是报表系统的问题，如果资产负债表中的公式设置错误或函数参数设置不正确，造成不平衡问题的出现。

二、资产负债表不平衡原因及其对策

(一)年初数不平衡原因及其对策根据报表编制原理分析的第一个角度，即总账系统数据录入错误。在用友软件中，年初数的显示功能界面为总账系统的期初余额功能。在期初余额功能界面中，年初数又分为两种情况：一是如果系统启用月份为1月份。即年初数就是期初余额，在此种情况下，一般不会发生资产负债表年初数不平衡的情况，因为在期初余额功能界面或在第一次记账时，系统都有检测功能，检测期初余额是否平衡，如不平衡，系统不允许记账。二是如果在年中启用，资产类科目的年初数的计算公式为=期初余额+累计贷方发生额－累计借方发生额；负债类科目的年初数的计算公式为=期初余额+累计借方发生额－累计贷方发生额。通过以上公式可知，年初数是通过公式自动计算得出，公式中期初余额通过用友软件的“试算”功能按钮或记账前要进行检验，都可以提前发现是否有错误，并且报表的编制是在记账之后，所以期初余额不会出现问题，可以推出累计借、贷方发生额有错误。如出现年初数平衡，且启用月份为年中启用，操作者检查的重点就可以放在累计借、贷方发生额，即可解决问题。

(二)期末数不平衡原因及其对策根据报表编制原理的第一和第三个角度分析，主要原因是总账系统业务处理不规范和甬数公式设置数据错误，一是总账系统业务处理不规范。总账系统填制的凭证在保存前，系统有一系列的正确性检验(科目合法性检验和借贷平衡校验等)，一般出错的凭证很难进入系统中并被保存，这样凭证不平衡就被系统保存这类问题完全可以被排除，剩下的问题只能是业务处理不规范，造成的期末数不平衡。不规范的业务主要有：期间损益未被全部结转至本年利润科目中，造成资产负债表“未分配利润”表项取数错误；操作者可通过[总账＝账表＝科目账＝余额表]功能菜单，查看所有期间损益科目期末是否为零，如图2所示。如发现有些科月不为零，解决方法要视财务工作进度而定，如果已结转完本年利润或计提所得税等工作，要通过填制凭证的方法，运用“以前年度调整损益”科目来调整，如果未进行以上工作，可直接运行转账生成功能，将未结转的损益科目直接转入本年利润即可。利润分配科目下的二级科目期末数未被结转至未分配利润科目，造成资产负债表“未分配利润”表项取数错误。操作者可通过[总账－账表－科目账－余额表]功能菜单，查看利润分配下二级科目期末余额是否为零(除未分配利润科目)，如发现有些科目不为零，解决方法是填写凭证将这些科目的期末余额转入未分配利润，并审核记账。二是函数公式设置数据错误。在用友软件中，提供了两种报表生成方式，一种是自定义报表的编制，另一种是利用报表模板生成报表。大部分组织或单位是利用模板来编制资产负债表的，模板中的资产负债表公式和格式已定义好，但组织或单位在使用前一定要结合本单位实际情况进行调整。比如在“新会计制度科目”行业中的资产负债表存货表项，年初和期末数公式中就未把“材料成本差异”科目加入公式中，这样直接造成公式计算错误，以至于影响到资产负债表的平衡问题。解决办法是在年初数和期末数公式末尾加上“材料成本差异”科目取数公式即可。

通过运用报表取数原理，分析资产负债表不平衡的原因，为财务工作人员提供了解决问题的思路。除了以上原因外，还有一些特殊情况，如病毒感染等，操作者可以直接运行杀毒软件，完成故障的排除。