浅析OA电子公文系统的维护技巧

【摘 要】 OA电子公文系统在我厂的推广应用已经有了很长一段时间，应用的范围比较广泛，全公司各个科室和各井队都采用了这套系统，建立起各级单位及机关各部门之间信息高效沟通的平台，提高了公文的流转速度，大大提高了办公效率。但是在应用的过程中，出现过不少问题，本文的内容就是详细的介绍用户使用过程中出现的问题有哪些种类，并给出具体的解决办法和维护思路，最后对系统用户提出一些建议，使用户能够认识正确的使用方法以及注意事项，以便更好的使用OA电子公文系统。

【关键词】 电子公文 维护 方法

1 OA电子公文系统简介

OA电子公文系统是股份公司信息技术总体规划中OA标准化项目的重要组成部分，是股份公司信息化建设的一项基础性工作。系统实现的主要功能包括发文管理、收文管理、公文流转等，实现上级单位与厂之间的公文的网上流转，实现了厂级文件及部室文件从拟稿、部室审核、综合办审核、分管领导审核到最终领导签发等一系列的工作的网络化流程。

系统通过流程设置、角色分配实现了整个公文系统的流程管理，例如《二级单位行政文件》的发文流程就包括：拟稿、代拟稿、部室审核、部室送签、分管领导审核、综合办初核、综合办主任审核、单位领导签发、综合办盖章及发送10个步骤，其中的每部分的流程都需要具有相关角色身份的管理人员才能进行操作，从而规范了公文流转的流程。

系统通过证书管理、公章管理等手段加强了领导签字、公章加盖的安全性问题，在使用过程中，具有签字权限的使用人必须在管理网站上申请中级证书颁发机构中国石油一级CA1，安装证书后才可以进行签字操作，对于公章管理则是需要管理员在管理系统中授权给相应的使用人员，而且具有使用期限，到期后必须通过再次授权才可以使用，从而可以提高系统的可靠性。

2 使用中出现的常见问题

OA电子公文系统在使用过程中出现的问题主要包括以下几个方面：

2.1 登陆类问题

这类问题主要是在登陆OA电子公文系统中出现的问题，例如：登录系统后，总是弹出密码框提示用户输入密码；输入用户名和密码后，显示页面无法打开等。

2.2 打开正文类问题

打开正文类问题是OA电子公文系统使用过程中出现最频繁的问题，它涉及的范围比较多，出现的症状也多种多样，主要有以下几种：点击“打开正文”（普通正文）时，一闪就没反应了；点击“打开正文”（加密正文）时，一闪就没反应了；点击“打开正文”没有反应，而且“打开正文”按钮旁边出现一个小的凹型图标；打开正文后，点击“进入编辑状态”按钮没有反映；打开正文后没有“进入编辑状态”按钮，但在本地打开word中有进入编辑状态；加载红头的时候发现加载上的红头的位置不对等。

2.3 盖章类问题

着类问题主要是指在电子盖章工程中出现的问题，包括：盖章时出现“链证书不可用”的问题；盖章时出现“密钥集不存在”；在盖章步骤中版注里如果没有印发日期等。

2.4 页面表单类问题

页面表单类问题主要是指在OA电子公文系统中页面的交互过程中出现的问题，主要包括：访问OA页面，出现页面控件错位现象；点击待处理公文中的文件标题，提示不支持此接口；ActiveX插件反复安装不上等。

2.5 使用messenger中出现的问题

系统通过Windows Messenger提醒功能，可以及时通知提醒领导进行文件的批示以及文件的最终签署，也可以提醒文书人员及时的接收文件及处理当前的待办业务。而在使用Windows Messenger的过程中出现的主要问题包括：messenger没办法登录；用户的messenger的选项里没有SIP通讯服务帐号这一项等。

3 问题产生原因分析及解决方法

3.1 分析产生问题的原因

在2年来的维护工作中，我发现OA电子公文系统之所以在使用中出现这样那样的问题，大部分是由于用户的不当操作造成的，经过总结，主要有以下几个方面：

一是病毒的影响。产生的原因主要是操作系统的系统补丁更新不及时，或者登陆了一些带有恶意代码的网站，接入了带有病毒的移动设备等；

二是软件冲突。用户随意安装了一些与OA电子公文系统有冲突的软件，例如安装了goole工具栏、百度工具栏等第三方软件，造成的后果就是OA电子公文系统的公文编辑插件被阻止安装，弹出得窗口被拦截，从而影响了系统的正常使用；

三是Office版本问题。用户自己任意升级Office办公软件的版本，例如安装了不完全版本的Office办公软件，或者安装新的版本的Office办公软件，如Office2007等；

四是设置问题。用户随意修改注册表信息项，修改IE的安全设置，删除受信任站点中的内容，修改Office办公软件的默认设置等。

3.2 解决问题的思路和方法

解决问题的思路是首先判断问题的种类，通过问题的表现形式，迅速判断出是哪类问题，是登陆类，是打开正文类，还是其他种类；其次是分析这类问题产生的原因，是注册表的问题呢，还是Office软件的问题呢；最后根据分析出的原因，找出解决问题的具体办法，按照合理的步骤一步一步地解决问题。

根据问题的不同，解决问题的方法也是不同的，但主要包括的就是那几个方面，根据具体问题采用不同的部分，采用不同的顺序而已。下面我就把主要的方法一一介绍给大家。

一是检查OA电子公文系统中安装的软件是否正常。通过安装程序进行检查，如果有缺少的立即进行修复安装。

二是检查是否添加了受信任站点。如果没有则在IE中的受信任站点内添加：oa.petrochina和 rms.petrochina。

三是检查office的版本是否正确，Setpolicy.bat是否运行。office版本不对，重新安装专业版的office；然后运行Setpolicy.bat。

四是检查系统时间是否正确。解法方法是重新设置系统时间，如果是由病毒引起的时间改变，要及时杀毒。

五是检查Office软件的模板是否正常安装。开打正文类问题很大一部分是由模板错误造成的，这类问题在维护中也是最多的。解决方法是首先删除C：＼Documents and Settings＼本机登陆用户＼Application Data＼Microsoft＼Templates下的normal模版；然后打开一个新的word文档，点击“工具”菜单，选择“模版和加载项”，选择xml架构，点击“架构库”，选中该架构，点“删除架构”；添加xml扩展包，手工加入如下地址：http：//oa.petrochina/sdxml/managedmanifest_signed.xml，若右边操作区出现，就表示添加成功，此时就可以打开正文了；如果扩展包手工加载不进去，可以将C：＼Documents and Settings＼本机登陆用户＼LocalSettings＼Appl

icationData＼Microsoft下的DRM和Schemas文件夹删除，运行OA 帮助中产品下载的OA客户端安装软件中的Setpolicy.bat；新建一个空的word文档，进入“帮助”菜单，点击“检测并修复office”。

六是检查IE的设置是否正确。采用360安全卫士对IE进行扫描和检查，如果有问题则使用360IE修复工具对IE进行强力修复。

七是检查证书和用户权限。检查用户客户端证书安装是否正确，有问题的话重新安装根证书；检查管理系统中用户权限是否分配正确，是否存在多用户情况，将用户所需要的权限赋予用户，删除多余的用户。

4 系统用户需要注意的事项

通过对系统出现的问题进行分析，可以找出产生问题的原因，从而系统用户应该在使用过程中注意这些方面，以便减少问题出现的几率。系统用户主要应该注意以下几个方面：

第一，注意操作系统的整洁。操作系统要定期清理，要及时升级系统补丁，不要下载及安装不了解的软件；

第二，注意浏览器的安全控制。不要随意修改浏览器的安全级别和设置；不要随意修改浏览器的信任站点；不要随意安装第三方浏览器工具栏；

第三，不要任意升级Office办公软件的版本，不要任意修改Office办公软件的默认设置；

第四，接入移动设备时，如U盘、移动硬盘等，要注意杀毒，避免病毒对用户的系统及文件进行破坏，造成不必要的损失；

第五，对自己的密码要经常更换，因为OA电子公文系统中的文件都是比较重要的，要防止密码泄露，他人进入系统恶意破坏。

总之，只有养成良好的使用习惯，才能够保证OA电子公文系统的正常运行。

参考文献：

[1]曹天杰 等编著.计算机系统安全（第二版）.高等教育出版社，2007-11-1.

[2]王志伟，张墨缘，李灵佳 编著. 新概念Word 2003教程. 科学出版社. 2006-7-1.