浅析电算化会计档案管理等

一是电算会计档案与传统会计档案的比较。首先，电算化会计档案与传统的会计档案相比，不仅保留了传统意义上的会计档案，而且有其特殊的存储方式。除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表外，还包括电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其存储在计算机硬盘中、其他磁性介质或光盘存储的全套文档资料，扩大了会计电算化档案存储的范围和领域。其次，电算化会计档案的调用需要一定的软硬件环境，必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可调用存储在磁性介质上的会计档案，与传统的会计档案相比具有占用空间小、调用速度快、查阅方便等优点。最后，电算化会计档案的保管不仅有作为会计资料信息载体的纸张，而且包含磁性介质或光盘，与传统的会计档案相比具有双重保险作用。但电算化会计档案也具有易遭破坏、难留痕迹的特点，同时他们受载体的质量、存放环境、存储信息的有效期等条件的影响，因此对电算化会计档案的安全性、完整性要求更高，更需要科学地管理。

二是电算化会计档案工作的完成。要做好电算化会计档案管理工作，必须充分利用电算化会计档案的优点，分别做好会计档案的收集、分类、管理与保存等方面的工作。电算化会计档案的收集。财务部门应将财务数据的备份文件保存好，以防计算机因病毒或其他原因造成硬件系统损坏后，能在最短的时间内和最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。同时还应收集计算机财务软件的销售与维护公司的信息，以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。电算化会计档案的分类。业务主管单位的电算化会计档案是由各下级单位层层上报组成，必须要对各单位上报的数据进行分类管理，分别存储入不同的科目，然后进行分类归档。电算化会计档案的管理与保存。由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上，根据这些信息载体的物理特性进行适当保存，对采用磁性介质保存的档案，应定期进行检查与复制，防止由于磁性介质的损坏，而使会计档案丢失。在形成这些档案时应采用“双备份法”进行数据的备份，并且在每份财务数据上要注明形成档案的时间与操作员姓名，同时存放在两个不同的地点，以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。因此，笔者建议会计电算化档案除保存各版本的备份财务数据外还应保存对应版本的会计电算化软件系统版本。

三是电算化会计档案的调阅。随着软件系统的不断升级，所调阅的会计档案会存在以下两种情况：所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致，此时只需将所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅(或数据恢复)功能进行调阅即可；所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致，此时也只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统，然后再进行调阅。不管采用哪种方法的调阅会计档案，都必须严格遵守会计档案管理的规定，不得违反规定，随意调阅会计档案。

四是电算化会计档案的利用价值。通过整理可以利用历年的数据对本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析，为企业或部门的决策者提供可靠的决策依据，从而使决策者在遵循市场经济规律的前提下，制定出适合自身发展的行为规范；可利用会计电算化会计档案的数据设计出有利于管理与决策的数据模型，建立一整套比较完善的决策支持系统，以实现会计电算化会计档案的再利用；整理后的电算化会计档案是建立社会诚信系统的最基础资料，其记载的会计数据更具准确性、可靠性和诚实性，从而具有更高的利用价值。

中小企业会计电算化实施问题及途径

何艳玲　李咏新

一、中小企业实施会计电算化的问题

一是中小企业思想观念没有及时转变，会计电算化普及不平衡。随着计算机在各个领域中广泛应用，使其在会计方面的应用也逐步显示出优越性，并广泛应用于会计工作的各个环节。但由于各地区、各企业的实际情况有较大的差异，从而导致了我国会计电算化发展的不平衡，中小企业会计电算化普及有待提高。二是会计电算化安全机制有待加强。我国会计电算化应用、推广、发展迅速，取得了较为显著的成效。但随网络系统更进一步的发展，会计电算化在信息安全方面有较大隐患：在外部有计算机病毒和网络黑客的攻击等；在内部有软件本身的缺陷，计算机内部控制制度的不完善，将导致会计数据的不完整性、会计工作内部控制失效。三是软件功能单一，数据共享程度不高。我国基层单位使用的财务软件有自己开发和商业购买两类，其中又以商业购买的财务软件为主，但目前财务软件之间的不兼容性导致了一系列的问题的存在，特别在同一行业内部，由于未从行业的整体角度出发，各下属单位使用的财务软件品种多，各种财务软件的数据接口，使用方法不一致，导致了报表汇总、数据查询、数据转输的不方便，从而不能真正满足企业管理信息系统对信息传输和处理的要求。四是硬件软件搭配不合理。我国大部分的中小企业都在开展会计电算化工作，但有些单位为盲目追求会计电算化的实施程度，从追求硬件的超前性着手，导致该单位的硬件购置与布局，严重不符合企业规模，未从成本效益原则出发，形成了资金的严重浪费。

二、中小企业实施会计电算化的途径

一是计算机硬件配备与布局。计算机硬件与布局是指计算机及其外部设备的联结方式，由于会计主体的差异，决定了会计电算化系统硬件结构的不同，如何有效地配置适用本单位的计算机的硬件结构，应根据单位的发展规划及具体情况决定。目前，常见的硬件结构有以下几种：单机结构、多机松散结构、多用户结构。客户机／服务器网络结构、企业内联网结构。二是会计电算化系统软件的配备。会计电算化系统软件可包括数据管理系统和会计核算软件。数据库管理系统主要提供对数据的处理功能，包括数据的存储、筛选、查询等功能，目前会计软件可分为专门开发的专用软件和商品化的通过软件。前者有利于满足本行业、本单位的特殊要求，但往往开发费用大，开发周期长，软件质量参差不齐。而后者的优势在于上马快，投资省，售后服务容易得到保证。因此购买商品化通用会计核算软件是普通中小企企业的首选方案。但在购买商品化会计核算软件时，应遵循的原则是：会计软件的特点是否与单位业务相符；会计软件信息处理流程是否符合本单位的会计核算要求，在选择会计核算软件时，仅仅考虑软件的行业特点是远远不够的，且在同一行业的各个企业中，会计核算也有不同的要求；如企业的规模有大中小的不同，大型企业往往需要设置较多的部门，进行较详细的核算，有的需要分级核算，而小型企业则机构相对简单，核算也比较集中。此外，每一个具体单位，都有其自身长期形成的工作传统，都有其自己特定的人员构成以及相应的素质，所以应本着尊重传统的原则认真选择软件。会计软件能

否保证企业发展的需要，随着改革的深入，会计工作也必须适应和满足这些不断提高的要求。一个软件是否能够适应发展的需要，应该从两方面来考虑：一方面是软件是否有可扩充的余地，另一方面是软件开发公司是否具有继续升级软件的实力和愿望。会计软件性能方面的要求，软件性能方面的要求包括会计核算软件与计算机硬件、操作系统以及汉字系统的适应能力；软件本身操作的简便性、系统运行的速度。三是搞好会计电算化人员的培训。会计电算化是一项系统工程，不仅涉及财会部门和财会人员，还涉及到单位内部各个部门和相关人员，需要具体有新知识结构的人才来完成会计电算化的组织、实施、开发和应用等工作。因此，必须首先搞好会计电算化管理人员、操作人员、技术人员的培训工作。财会人员作为会计电算化的主力，担任着操作使用、内部管理、分析决策等职责。财会人员素质的高低直接关系着会计电算化工作的成败。加强财会人员的培训，提高会计电算化人员的素质，是一项极其重要的工作。四是制定会计电算化管理制度。会计电算化管理制度，是保证单位会计工作有序进行的重要措施，也是会计电算化工作成功的基础。实行会计电算化后，会计核算工具与程序、会计数据与信息的表现形式、会计档案的保管方式都发生了很大的变化。制定会计电算化管理制度时，除了遵守手工会计管理制度的基本原则外，还要考虑会计电算化系统的特点。会计电算化管理制度的基本内容是：会计电算化岗位责任制，根据本单位会计工作的实际情况，结构计算机系统操作、维护、开发的特点，划分电算化会计岗位，明确系统内各类人员的职责与权限；会计电算化操作管理制度。通过对系统操作的管理，保证系统正常进行，完成会计核算工作；计算机硬件、软件和数据管理制度。该项管理制度内容是做好计算机硬件、软件和数据的维护，以保证电算化系统的正常运行；电算化会计档案管理制度，电算化会计档案是以磁性介质或光盘存储会计数据与信息的，具有磁性化和不可见的特点，应根据这些特点和手工会计条件下《会计档案管理办法》的要求，制定本单位会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度，做到科学管理、安全保密、查找方便、严防损失。五是会计电算化系统维护。系统投入使用后，系统维护人员要对系统不断进行个性和日常保养，保证系统长期稳定并不断完善，主要有：程序维护、数据文件维护、代码维护、硬件维护。