对建设项目档案价值的探讨

摘要：本文通过实例剖析和一般性研究相结合，对建设项目档案价值的认识和利用提出了一整套方法，包括对建设项目档案的内容价值、社会价值、管理价值等的探讨，对加强工程档案管理，提升建设项目质量，规范建设程序行为，发掘档案内在价值都有一定的参考价值。

关键词：建设项目；档案价值；先导区；城建档案管理

中图分类号：G273

文献标识码：B

文章编号：1008-0422（2014）02-0099-02

1、前言

建设项目的制定、实施和推进是城镇化发展的主要载体形式，对建设项目的管理不能仅限于项目实体，而应包含与实体同步形成的项目档案。由于建设项目档案是建筑主体安全的重要依据，不仅是建设工程使用、维修、改扩建和建设责任追究、固定资产转移的原始法律依据，还是工程设计、成本核算的基础，更是建筑工程科技、文化和艺术积累和传播的重要工具。因此，建设项目档案应该实行统一强制性归档制度，实行管理单位和使用单位双套法定备份归档原则，实行建设单位跟踪归档原则和阶段性同步归档制度，以确保建设项目档案归档及时完备、编目清楚、分类明确、保管安全、使用方便。在此基础上，进一步加强项目档案价值的研究，对建设项目档案生命周期进行思考，从而改进项目管理和项目档案管理，是非常重要的，也是非常有价值的。

2、建设项目档案的内容价值

建设项目档案是各类基本建设档案的总称，是在项目建设过程中形成并归档保存的全部建设资料数据。从内容上来研究，既可以了解整个建设项目的种类广度，也可了解单个建设项目的分类深度，还可以对归档内容进行明确开列和统一规范。因此，建设项目档案的内容价值构成具有历史久远性、利用延续性、数据固定性和原始参考性。建设项目档案的特点是数量大、种类多、时间跨度大、资料组成周期长、历史特征明显、载体形式复杂、重复使用率高、分散零乱、容易破损且不易保管。如果不及时收集整理归档，就有可能造成建设项目档案材料缺损或遗失，最后补救困难，利用不便。由于建设项目档案又具有成套性、专业性和动态性的缘故，档案管理人员就必须在整个建设项目过程中主动跟踪收集，随时整理、丰富类别、积累经验，为建设项目档案入库存档莫定基础。

建设项目档案是国家发展建设的原始记录，管理好建设项目档案是档案管理人员的基本职责。建设项目档案的有效利用以齐全完备积累为前提，所以完整收集、规范管理是做好建设项目档案工作的必要条件。收集管理建设项目档案应以形成使用者立卷归档为原则，以综合利用灵活方便为宗旨。随着改革开放的深入，城市的发展日新月异，城市的建设热火朝天，建设项目不断增加，项目规模迅猛发展，因而建设项目档案资料也日渐增涨。这些重要档案资料都是城市发展的见证，历史沉淀的积累，是项目建设、验收、交付使用、维修和改扩建的法律依据，因此做好建设项目档案收集整理、归档利用意义重大。

建设项目档案归档范围应以国家档案局档发字[1997]20号文件《城市建设档案归属与流向暂行办法》和国家建设部第90号令《城市建设档案管理规定》为主要依据，同时要参考各建设项目专业上的规定（如交通工程、水利工程、地铁工程、管线工程都有不同的专业要求），以建设使用单位负责报送基本建设项目（工程）档案为原则，以城市建设系统业务承担部门报送相关项目业务档案为辅助。然而在现实中，由于体系归属、利益分配、成本核算等诸多因素而致归档不统一、制度不完备，甚至为了部门利益或出于其它原因，导致某些关键项目档案缺失或人为不归档现象也时有存在，从而为档案利用埋下了隐患。所以档案管理人员必须要先入为主、先收为防、先管为责。建立健全项目档案管理联动机制，相互制约、相互协调、依法收集、确立原则、按章管理，让建设项目档案有章可循、有法可依、立体监管、健康发展。从项目内容上讲，突出要抓好以下几个方面档案的收集：一是原址原貌资料的收集。因为这一部分档案反映历史演变，而且一旦改变了就永久消失了，只能从档案中寻找踪影，体现出不可弥补的内容价值。二是隐蔽工程（子工程）资料的收集。工程隐蔽部份是项目管理和事后维修维护最困难的地方，也是最容易出质量事故和腐败问题的环节，收集好这部份资料真正是对历史负责，是档案内容价值责任的体现。三是建设项目签证交接等手续资料。这些资料是建设项目程序管理的重要痕迹，反映项目资金、物资和人力资源的流转和运作，是真正体现项目管理水平的重要记录。四是建设项目科技创新，包括具有知识产权的设计、工艺和核心数据等。很遗憾的是，在实际的建设项目档案管理中，因为我们不注重档案的内容价值研究，导致该收不该收都不清楚，结果收进来很多没有什么价值的资料，浪费了国家档案保管资源和大量人力物力，也给建设项目相关单位带来难以言说的损失。

3、建设项目档案的社会价值

随着城市社会经济建设和改革开放发展的提速，对建设项目档案信息资源会有更大需求，档案的实体管理模式也会逐步向全方位的信息资源服务过渡。只有不断强化档案信息资源的管理，充分面向社会大众提升服务，才能提高建设项目档案的利用价值。只有将档案承载的信息资源从单项静态数据转化为多向动态可用资源，才能充分体现建设项目档案的社会服务价值和社会利用价值。

提高建设项目档案管理水平，各城建档案馆（室）以及综合档案行政管理部门都必须立足于档案基础建设，按照档案业务标准规范要求，认真抓好建设项目档案材料的形成、积累、归档、立卷、管理和综合利用的标准化、规范化、信息化和网络化。在实际工作中，要注重建设项目档案归档资料的完整性、规范性、科学性、合理性和分类组卷的系统性。只有加强建设项目档案的标准化管理，规范化利用，才能为建设项目档案管理夯实基础。

建设项目档案社会价值的发掘，一是要做好项目档案信息化管理，要尽可能地采用现代高新科学技术手段，实现档案的数据化，通过数据库把档案资源，包括纸质的文件材料、工程图纸、照片、录像等统一管理起来，还可以进一步通过专业软件如GIS、CAD等实现三维高仿真管理。档案不利用起来就是故纸堆，只能起一个证据和备查作用，要利用就一定要有技术手段和条件，一定要有投入。二是要做好信息公开工作。目前，老百姓对信息公开的要求越来越高，以档案保密为由拒绝公开，正受到越来越多的质疑。因此，我们对建设项目档案应进行更为详细的分析研究，哪些可以完全公开，哪些可以依申请公开，哪些只能对特殊要求公开，这些问题都必须有明确的答案。在完全可以公开的部分，我们可以建立自助式查询系统，也可以上挂互联网，让老百姓自己去检索，这样建设项目档案的社会价值就会大大提升。

4、建设项目档案的管理价值

建设项目档案是建设项目实施过程的结晶，是项目过程控制的重要手段，因此档案是过程和结果的统一体，通过建设项目档案的管理，同样可以促进项目过程的管理，促进项目的质量控制。

从强化队伍建设来讲，建设项目档案的管理价值启发我们，档案工作服务质量的优劣，不仅取决于档案管理人员的业务素质的高低，也取决于档案管理人员的工作热情与动力。提高档案管理人员的综合素质，调动其积极性和主动性，是强化建设项目档案管理的基本要求。作为档案管理人员，不仅要有无私奉献的执着精神，有对档案工作的热爱，更要有对历史负责的忠诚态度。服务大局意识是素质体现，为档案事业奉献是理想追求，促使建设项目档案管理安全、利用方便是目标定位，创和谐氛围、促档案发展是大势所趋，激发热情、实现价值、为建设项目档案管理尽职尽责是理想信念。有了高素质的档案工作队伍，就会有高水平的档案工作业绩。

从优化建设项目程序来讲，建设项目档案的管理价值启发我们，建设项目档案是建设项目各个环节的真实记录，必须做到真实、原始、完整和规范。如果我们能够按照这个要求，在每一个环节抓档案编制和归档，那么项目实施过程中的各种弊端如偷工减料、以次充好、弄虚作假、违规操作等，就都能避免。主要是从三个环节做好工作。一是建设项目开工时，通过签定《报送建设工程档案责任书》和档案业务交底把建设项目档案编制和报送要求明确落实下去，对建设项目进行前期指导。二是在建设项目实施全过程进行跟踪，要求档案编制与项目进程同步，到施工现场抓档案的真实性和原始性。三是在建设项目验收时，现把档案验收质量关，不达到要求的不能发《初验认可证》，不能进行项目竣工验收；不报送合格档案的，不发《档案验收合格证》，不办理产权产籍手续。

5、先导区国土规划部建设项目档案管理的实践成果

长沙市大河西先导区2008年成立之初，人手紧张，事务繁冗，建设项目档案的收集、管理、利用没有同步跟进，导致初期建设项目资料管理分散、类目混杂，不成系统、无法利用。2009年底，为了加强管理，完善建设项目档案资料的收集管理，在长沙市城建档案馆的业务指导下，国土规划部建立了档案室，由市城建档案馆派驻专人，负责建设项目档案资料收集管理和国土规划部业务及文书档案管理。通过建立健全各项管理制度，明确规定了各建设项目档案资料的收集、整理、管理、归档及利用内容、方法及程序。集中了部内各处室所审批的各项资料，统一进行管理。当年就收集了2000多卷案卷资料，并按条目进行整理。规范了各处室审批资料的收集、管理，避免了初期资料混乱局面的漫延。各建设单位在审批报建过程中掺杂虚假资料的现象也得到了扼止，规避了错误审批的发生。如某建设单位在提请进行物管用房的变更审批的过程中，提供的物管用房面积与前次提供的有出入，经办人通过查对比较前后两次的报批资料，及时发现了问题，有效减少了错批事件的发生。

在报批进窗的过程中，经常有办事人在报送资料的时候，遗失或缺失一些相关的证明资料，档案室成立之前，他们总是要耗费不少的精力回单位查找、重做这些证明资料，得知档案室已经有资料存档后，他们就很方便，可以复制所需要的项目证明资料，得以节约不少的报建时间。工程项目的时限很紧，大家都是抢时间，抢时间就是抢效益，必须在一定的时间内取得各项目建设审批的手续，才能尽量地节省投资，降低银行贷款成本，才能顺利完成工程的建设。

在先导区发展建设的五年中，已经有100多个建设项目开工，每天不断的有各类项目报批资料的递进，如果不及时的收集、整理好各类报批资料，很难为下一阶段的审批手续提供有力的依据，将给经办人造成错误的判断，给建设单位提供混水摸鱼的时机。通过建立档案室，对各项档案的规范管理、整理，及时的为经办人的工作提供了有效证据，同时也为纪检监察提供了有效证明。每个月，先导区纪工委效能督察人员都要督察各部门经办人的办事效率，通过系统发现某人的效率达不到指定时间要求，将要求经办人提供证据是否为延迟办理，这时档案就发挥了它的作用，为经办人佐证。通过这些督察，提高了办事效率，也让档案资料又发挥出了新的价值。

随着建设发展的突飞猛进，不断的有建设项目在竣工投入使用，从而也导致一些摩擦产生。时而有人未为自己所购买的小区查询一些相关的资料，希望自己的选择是正确。如有一位市民想购买北京御园的房子，但是担心建设项目的开发商所提供的户型图与销售商提供的有出入，于是申请信息公开和查阅。在档案室，他查询到了与自己身切相关的资料，得到了满意的结果，安心的购买了自己心仪的房子。

目前，先导区国土规划部档案室案卷数已突破了6000卷，2013年6月还向市城建档案馆移交了4000多卷，合计起来先导区收集建设项目档案在10000卷以上。从先导区建设项目档案管理的实践来看，重视档案的内容价值、社会价值和管理价值的发挥，对项目档案实行及时跟踪收集，随时整理归档，形成了常态化的归档管理制度是非常重要的，也是成效明显的。随着先导区建设项目如火如荼地开展，我们对建设项目档案价值的认识还要不断深入和深化，还要不断的完善建设项目的档案收集，同时也要提升工作人员的业务水平，积极主动的为建设项目服务，充分发挥档案的作用。以建设项目档案价值的研究和运用为基础，先导区建设项目档案工作一定会发展到一个新的高度。