档案管理现代化的发展途径

[摘 要]档案是单位和个人的重要信息资料，同时也是人事管理和领导层作决策时的材料依据，因此，做好档案管理具有重要的意义。随着时代的进步，企事业单位的结构变得越来越复杂，也给档案管理工作带来了难度，如果不能利用、管理好档案并使之形成有序的系统，不仅不利于档案的使用和查询，还会影响到相关工作的效率。本文针对档案管理现代化问题进行探讨，并提出现代化档案管理的新方法、新思路。

[关键词]档案管理；现代化；管理

一、档案管理现代化的内容和意义

1.1档案管理的内容

档案管理是指企事业单位在日常生产经营活动中产生的记录资料，反映的是企事业的发展历程以及积累的相关技术资源。档案管理分为很多内容，十分庞杂，举客户档案管理这个例子来说，对客户档案的管理内容包括客户基础资料的管理和日常生产营销活动记录管理等等。对客户档案的管理尤为重要，因为客户的档案就是企业营销的对象，企业效益的主要来源。以时间划分，可以将客户分为老客户、新客户和未来客户；从交易过程来划分：包括曾经有过交易业务的客户、正在进行交易的客户和即将进行交易的客户；从客户性质来划分：包括政府机构（以国家采购为主）、特殊公司（与本公司有特殊业务等）、普通公司、顾客（个人）和交易伙伴等。这类客户因其性质、需求特点、需求方式、需求量等不同，对其实施的档案管理的特点也不尽相同。客户基础资料主要包括客户的名称、地址、电话；所有者、经营管理者、法人（这三项应包括其个人性格、嗜好、家庭、学历、年龄、能力等方面），本公司交易时间、企业组织形式、业种、资产等方面，这些对企业的经营活动都具有重要的作用。

档案的管理应注意保持其动态性，对客户档案管理不同于一般的档案管理，如果一经建立，即置之不顾，就失去了其存储意义。需要根据客户情况的变化，不断地加以调整，消除陈旧资料，及时补充新资料，不断地对客户的变化进行跟踪记录。并且客户档案管理的重点不仅应放在现有客户上，而且还应更多地关注未来客户或潜在客户，为企业选择新客户，开拓新市场提供资料。此外还要注意对档案的管理应遵循“用重于管”的原则，提高档案的质量，保证应用效率，而不是将其束之高阁。重视对档案的利用，同时还要对其进行分析，灵活应用。

1.2档案管理现代化的意义

档案管理工作对企业的未来发展具有重要意义，提高对档案的利用率，可以帮助使企业及时了解市场的变化情况并作出相应调整以更好的适应市场需求，实现企业自身更好更快的发展。此外，在很多行业中，如果能对档案进行有效的利用，还可以有效的节约资源，提高企业的经济效益。具体表现在：

（1）现代化的档案管理省时省力

每一次成功的获得都是集体合作劳动的结果，而不是某一个人的功劳，对于技术创造尤其如此，正因为不断的积累，前赴后继，才会发明创造出如此多的科技产品。学习前人的成果，我们可以获得很多收益，免去很多不必要的劳动，通过对档案资料的查询，我们可以从中找到最优的解决办法，加快进程。

（2）现代化的档案管理能够提高经济效益

现代化的档案管理工作可以为企业提供准确完整的参考资料，如果能够充分利用这些资料，可以为企业带来巨大的经济效益，这是因为，现代化的档案管理可以将数据和技术资料等集中储备起来，保证这些重要资料归存的完整性、系统性和准确性，方便档案资料的查找，使其在工作实践中能得到充分的利用，节省工作时间，增加经济效益。

（3）实现档案资源共享

现代化档案管理可以实现档案的数据化储存和管理，利用网络和计算机技术可以将档案资源及时的传输到需要的部门，这样一来，档案管理者就可以在任何时间任何地点对档案进行查找和使用，大大提高了工作效率。同时，数据化的存储模式还解决了空间，方便管理。

（4）解决存储空间

纸质档案都是封存在档案袋里，包括客户资料、财务管理资料、经营销售记录、数据资料等等，占用空间大，并且不易于管理和查找。现代化档案管理最为杰出的优势就是将纸质档案转变为数据资源存储在硬盘或者光盘中，这样，几英寸大小的硬盘就可以存储相当于原来整个档案馆的信息资源，不仅解决空间，还可以节约很多人力，方便携带传输。

二、档案管理现代化的途径

2.1增强现代化档案管理的意识

由于档案管理工作复杂，工作量大，并且不能直接产生经济效益，因此档案资料整理工作一直没有被人们所重视。实现档案现代化管理，首先要从思想观念开始改变，只有领导层重视对档案工作的管理工作，引起员工们对档案整理的重视。必要时还需要制定相应的管理规则和标准，为实现现代化档案管理打好基础。

2.2加强档案管理工作的信息化建设

企业应该加大投入力度，不断增加档案基础设施建设，尽快实现全面的信息化档案管理见识。传统的纸质档案不仅占地空间大，而且不易长久保存，查找困难。信息化档案管理可以避免以上问题。档案信息化是指利用现代信息技术，对档案信息进行收集、管理和利用。对于档案的信息化建设，涉及到了信息存储的数字化以及管理收集的网络化等方面，因此是一项较为庞大的工程。利用信息化手段实现档案管理各项工作的高效运行，将档案资源变成为争取业务效益的一项优势。

2.3加强学习培训，提高档案管理人员的素质

为了实现档案的科学化和规范化管理，还必须要加强对档案管理人员的培训，提高他们的专业素质和思想观念。企业可以定期组织岗位学习讨论会，或者选送一些优秀的档案管理人员进行培训，学习先进的现代化档案管理方法和管理经验，保证每一位档案管理人员都能够跟上现代化档案管理的节奏，提高档案管理水平。

2.4做好档案管理基础工作

档案部门在对各种资料进行收集和整理的时候，应注意对资料进行科学的分类，不同类别的档案按照重要性先后顺序分开存储，这样做方便以后的档案库建设。此外还要重视对档案管理软件的选择，好的软件可以起到事半功倍的作用，提高工作效率。

2.5保证档案管理的原真性和保密性

现代化的档案管理虽然可以将原来纸质的文件扫描转变为数据资源，但是在文件的整理扫面过程中很可能会丢失部分文件内容，改变文档的原有面貌。因此，为了保证一些要文件的完整性和原真性，除了对档案进行扫描之外，还要保存原有的纸质文件，以备不时之需。此外，电子数据档案在传输的过程中有丢失和泄密的危险，所以必须做好档案的加密工作，采用最先进的加密技术，防止黑客对档案进行解密和网络攻击。

参考文献：

[1]李娟霞.档案建设与管理工作的现状和对策[J].青春岁月.2011（16）；

[2]吴新丽.浅谈如何实现我国档案管理信息现代化[J].商业文化（下半月）.2012（11）；