浅谈医院档案管理中的几点体会

【摘要】 医院档案的规范化管理是医院发展的重要组成部分，为医院的改革、发展、决策等起到了至关重要的作用。本文主要从当前双流县第一人民医院档案管理中存在的某些问题出发，提出了解决方案和思路，对于目前医院档案管理和建设具有现实性指导意义。

【关键词】 医院；档案管理；体会

双流县第一人民医院成立于1943年5月。2011年1月被四川省卫生厅批准为国家“三级乙等”综合性医院，成为成都市首批、双流县首家成功创建三级医院的县级医疗机构。随着医院的快速发展，档案越发表现出它的重要性。医院于2005年达“档案规范化管理国家二级标准”，目前医院档案分为门类，即文书、人事、科研、会计、设备、基建、声像、病历。截止2011年12月，医院综合档案室共有库存档案24.6万余卷（盒、张、册）；病历档案两万多卷；医保、影像、病理档案若干。随着档案管理要求的不断提高，医院档案管理工作出现了许多不尽人意之处，在此，作为医院的专职档案管理员，切合自身档案管理工作实际，谈几点体会。1 医院档案管理中存在的问题

1.1 考核制度不健全 在医院档案管理中，没有相关的考核措施，因此，当档案员在收集相关科室档案资料时，经常有收集不全或者其他门类的兼职档案员迟迟不将档案交还综合档案室保管的情况发生，这对档案的查找利用等方面带来了不小的影响。

1.2 档案员专业知识参差不齐 目前除综合档案室的专职档案员外，医院档案员均由各门类档案的相关工作人员兼任，档案员在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，另外，兼职档案员由于大部分时间忙于应付其他工作，不能系统地进行档案整理，甚至于将某些应该归档的档案作为自己的工作资料保存，大大影响了档案的完整性。随着档案事业规模日益扩大，档案数量日益增多，档案内容日益丰富，档案信息载体日益多样，档案管理手段日益先进，对档案管理员的素质提出了较高要求，而档案管理员的素质高低直接影响到档案管理的水平。

1.3 病历纠纷档案重视程度不高 目前医患关系日益紧张，在发生医疗纠纷时，纠纷档案随即产生，病历则成为了双方争论的重要依据。因此，病历记录的完整性、准确性等对处理医患纠纷起到了至关重要的作用，甚至影响到医院的名声及经济效益。重视病历书写、完善病历管理、严格执行病历借阅制度也就成了当前病历管理的迫切任务。

1.4 档案管理与医疗业务建设未同步发展规划 在医院近期及中期规划中，对档案管理内容考虑较少，造成档案管理水平不能与医疗业务同步发展。医院档案管理水平不高，现代化管理手段应用较差［4］。目前医院尽管使用了电脑管理档案，应用了紫晶文档一体化管理软件，但是，硬件设施远远不能跟上档案发展的速度。特别是在实行重要文件全文挂接后，医院综合档案室使用的电脑配置远不能达到相关要求，且无法实现与OA系统的无缝衔接，导致许多文件无法及时准确地归档。2 改进措施

2.1 领导重视是档案管理的前提，把档案管理纳入议事日程，作为医院发展的重要内容来抓，与医院业务建设同步发展规划［1］。大力宣传档案工作，使医院领导及职工充分认识档案的重要性，更好地支持档案管理工作。在医院计划整体搬迁之际，医院领导将综合档案室的建设纳入了院务会讨论内容，召集相关职能科室人员，根据四川省《中华人民共和国档案法》实施办法有关要求，参照《档案馆建筑设计规范（JGJ25-2000）》，并在双流县档案局（馆）的指导下，对医院新建综合档案室的设计及布局进行了讨论，完善相关设备设施，力争建成一流的医院综合档案室。

2.2 健全档案管理的规章制度 随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的、科学的档案管理体系［2］。医院通过成立档案管理科，明确职能，将医院各个门类的档案统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。我院将此内容纳入科室综合目标责任书之中，明确各科主任对档案工作的管理责任，要求科主任抓好归档材料的收集、整理，并将执行情况纳入综合目标考核方案中，促进了档案管理的规范化、制度化建设。

2.3 重视人才培养，提高人员素质 医院将档案管理人员继续教育培养纳入医院人才培养计划，通过专业培训、进修学习等，提高业务水平，适应档案业务发展，推动档案管理水平的提高。医院全体档案员除例行参加双流县档案局一年一度的档案知识培训以外，专职档案员还积极参加省市及各医疗卫生系统组织的相关培训，之后对各门类档案员进行相关知识的院内培训，建立档案管理人才梯队。

2.4 病历是医院档案的重要内容 加强对医务人员病历书写的教育，落实病历书写规章制度，加强病历书写规范化的培训。医院为此专门成立了病历质量控制办公室，严管病历质量；单独设置病历库房，按照档案规范化要求管理病历档案。而医疗纠纷档案因处理时间跨度较长，防止病人及其家属抢夺档案，医院成立医疗投诉管理办公室，按照秘密档案的管理要求，严格管理未归档纠纷档案。

2.5 开发档案资源，为医院工作服务 档案资源的开发利用是档案管理的主要目的之一，通过开发档案，提高档案的使用价值，为医院及患者服务。医院综合档案室先后编撰了《医院历史沿革》、《医院大事记》、《双流县第一人民医院院志》并做到每年撰写、《医院管理制度与工作人员职责》并每年修订、《医院法律法规汇编》等，通过利用档案为医院创造良好的社会效益，提高档案在医院管理中的地位和作用，促进档案的建设。

综上所述，提高医院档案管理标准化、规范化，推进医院档案现代化管理已成为历史的必然［3］，在提高档案管理水平的过程中，领导重视、加强人员培养、充分利用计算机和网络技术，改进服务方式和手段，真正实现档案管理的飞跃。

参考文献

［1］ 王宝山.浅谈医院档案管理［J］.中外医学研究，2012，10(6)：149-150.

［2］ 张伟娟.如何做好档案管理工作［J］.中外健康文摘，2012，9(8)：404-405.

［3］ 付善锋.医院档案管理标准化［J］.中国医学创新，2012，10(10)：90-91

［4］ 戴颖.做好医院档案管理工作为医院改革发展服务［J］.中外健康文摘，2012，9(9)：422-423.