浅谈企业档案工作规范的几点体会

摘 要：对于企业的现代化建设而言，要想实现经济效益的最大化，企业必须要建立起以规范化、标准化为发展脉络的管理系统，以此保障企业运转平稳健康。档案管理工作也是如此，档案管理工作的规范化，有助于增强企业的经营生产服务，使企业知识资产和信息资源进行全面的优化和整合。本文针对企业档案工作规范的发展、创新、实施要求进行探究，并结合自身经验，谈谈在企业档案工作规范中得到的几点体会，供大家借鉴参考。

关键词：企业；档案工作；规范；经营；生产；服务

随着社会经济的飞速发展，企业档案管理工作在企业建设中肩负的责任越来重大，所产生的社会价值、思想价值、文化价值也越来越重要。要想使企业在激烈的市场环境中具备较强的竞争力，实现企业效益的最大化，就必需要建立一个系统、全面、规范的工作流程。从根本上说，建立企业档案工作规范、强化制度组织建设实施能够进增强企业内部的凝聚力，更好的体现出企业档案工作所发挥的作用。企业在搞好硬件设施的同时，必须要将档案管理作为企业生产实践中的一个重要基础看待，使企业档案工作的保存效率、工作状态能够达到最佳的状态。

1 企业档案工作发展与创新

所谓企业档案管理工作，指得是从事档案整理工作的人员将分散、杂乱、孤立的资料档案进行分类封存、归纳、查阅、集中整理等活动，以此来满足企业、社会等不同部门对档案的使用需求。当前形势下，企业作为我国社会主义经济类型的重要组成部分，管理者在对企业内部保持提质增速的同时，也逐渐意识到了企业档案工作发展的重要性。

从企业档案工作的发展脉络上看，进入21世纪，国际化经营结构的调整使很多中小企业得到了崛起，而法律条文及相关纳税规章的完善，也使企业档案工作的压力逐渐增大。从企业档案工作的具体功能上看，这些档案已经不单单存在于记载、记录功能，而且还担当着证明、借鉴、传承、创新等综合化的发展基础。从企业档案的功能创新上看，企业档案从二十世纪初的政治领域、经济领域向着科研领域、文化领域拓展。从使用对象上看，企业档案所涉及到的群体不但包括和企业存在上下级关系的党政机关、存在劳务分配关系的群众职工，甚至还包括社会上一些特殊的团队和组织。这无疑对企业档案工作规范测评的创新发展提出了更高的要求。

2 企业档案工作规范化管理的意义

一方面，企业档案工作化管理更加贴近企业档案信息开发、资源收集、技术传播和价值共享的发展需求，同时也更加符合当前企业所面临的市场化、经济化、数字化、网络化的时代需求。另一方面，档案工作对企业的组织规章、管理建设来说，具有基础性的作用。随着企业的发展，各个部门对档案工作的管理、开发、利用需求都在增大，如果日常的档案工作规范化管理遭遇瓶颈，那么相应的收集、整理、归档、立卷工作也就无法实现顺畅的进行，势必会影响企业在经营、生产、维权等方面开展的活动成效。

3 企业档案工作规范化的要求

3.1 企业档案工作组织建设

首先，企业档案工作规范化要求档案编辑人员根据实际情况，设计出符合企业事情情况的档案规范流程。既可以根据企业实际的特点，针对企业内部不同项目、不同时间进行横向的剖析，也可以对某个局部和侧面进行纵向的分析，要在“科学规划”的基础上，保持综合推进的发展态势，以此体现出比较强烈的专业特点和产品特性。

其次，企业档案事业最初面临的都是原始形态的记录资料，必须要由熟悉编研工作的业务人员进行采集、加工和整理。在企业工作规范化的发展要求上，同时还要满足企业档案信息建设的多需求，进一步提升档案工作作为现代化档案组织建设的重要地位和强化作用。

3.2 企业档案工作制度建设

伴随着时代的快速发展，企业档案工作制度的完善是实现档案规范管理等级创建的重要目标。企业管理者高度重视档案工作制度建设，对照《企业事业单位档案工作规范管理等评审办法》的相关规定，以省市档案局提出的规范制度，集合企业内部的工作特色，设定出一系列适合企业特点的创建工作目标方案。由不同的业务工作人员设立企业档案工作制度建设小组，由专人安排实施档案工作任务推进表，利用《档案安全保管制度》《档案查阅利用制度》《企业档案保密制度》，为企业档案工作的推进状况做好指引。在企业档案工作制度建设上，要根据具体的方案制度进行任务分解，将不同的档案工作分配给不同的企业职工，将档案工作制度“精确到人，责任到岗”，确保档案工作制度建设更加完善。

3.3 企业档案工作业务建设

在工作业务建设上，企业针对于档案工作业务的发展目标，实施不同侧重点的业务研讨。进一步拓宽企业档案资源的开发利用，把档案工作从被动的、手工式的工作方式中脱离开来，开始沿着主动式、综合化、信息化的业务建设上发展。通过教育研讨、业务培训等方面，进一步完善档案业务建设的体系建设，从而实现档案收集、整理加工、保存、查阅等方面的联合，最终达到业务建设资源的互通和共享。特别是要认真组织档案工作者对各类文件材料的归档业务进行调控，对归档时间、要求、安全等工作进行明确的规定，采取各种措施抓好档案工作业务建设。

3.4 企业档案工作设备建设

企业档案工作设备建设是重要的发展保障。企业要安排专职档案管理人员联合其他兼职档案员，根据档案工作的发展流程，实施档案鉴定小组、档案销毁小组、档案保密小组等工作建设。由不同的小组分管不同档案设备，包括电脑扫描仪、打印机、粉碎机、投影仪、相机等等。把档案工作设备建设管理纳入到企业中心年度工作计划和企业综合目标考核重点内容上来。确保企业工作设备经费充足，专款专用，配套设备齐全，硬件设施完善。

3.5 企业档案工作信息化建设

当前形势下，信息化的时代背景使企业档案工作处于一个“开放式”的发展模式中。为此，企业档案工作中，需要不断拓宽企业档案工作信息化建设的服务区域和发展渠道，为企业档案的查询和研究提供便利，并利用互联网的发展优势，进一步利用阅览服务、电话查询、QQ咨询等形式，建立一个信息建设的发展平台。在建立“电子文件（档案）数据管理系统”的基础上，使企业档案室和信息管理部门能够相互融合。建立“数字化档案数据管理中心”，集中管理档案纸质文件的存储和电子文件的收录，使档案信息化建设的发展更加顺畅。

4 企业档案工作规范测评的若干措施

4.1 结合测评办法，细化精准工作

随着我国市场经济体制的推进，在企业档案工作规范测评的实施细节上，演变出了一些具体的实施办法。其中“因企制宜”就是实施精细化测评工作的一项代表。在企业所涉及的种类和行业上，存在着较多的综合性。笔者认为在测评工作的推进中，应该采取最有利于企业生产经营的方式和内容为最好。企业管理者应该结合对档案工作的认识，灵活多样的决定档案管理的精细化测评方法。

首先，要明确档案工作者的具体分工，确定各个职能部门和承包部门，根据企业自身的发展规模设计专门的档案机构，特别是对于一些大型项目设立专项的档案室。要在统一精细化测评方法的基础上，从档案服务、档案规范、档案培训，倡导对企业档案工作实施有针对性的档案执行方法。

其次，企业行政管理部门要配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职档案人员，使各部门和各机构之间的档案人员相对稳定。奠定以档案部门为核心、各职能和承办部门为基础的档案工作体系，从根本上杜绝生搬硬套和脱离实际。根据生产性质、生产经营规模、企业档案测评的规律，分清层次，针对各种企业提出具体的相对方法，进一步强化档案规范化管理建设。

4.2 实施客观评价，服务档案大局

档案工作要想获得长远的发展，必须要制定一个客观的档案工作规范测评标准。要紧密围绕档案工作的方针、目标和管理模式，从理论研究方向下手，了解企业档案管理测评工作的特色机制，建立一个客观合理的评价机制，进一步服务档案工作规范测评的发展大局。

在评价模式上，要明确企业归档制度，逐步提高档案利用的效率。在完善档案工作规范测评的评价体系上，要从文件的收集、整理、分类、编制档号、编制目录等不同的管理手法上，积极建立和保护档案的客观评价制度。企业行政测评部门要进行及时的跟踪和监督制度，以“工分制度”的测评手法，对不同的部门进行综合的评定。一方面要针对于档案资源的利用价值进行改善，加大档案相关硬件设施的资金评分标准。另一方面，还要制定相应的《档案工作规范测评评分表》，制定一系列行之有效的规章制度，让企业档案管理工作有理有据。

4.3 增进多项培训，实施精准辅导

为了增进企业档案工作人员的发展质量，企业管理者要通过不同形式的培训工作，带动档案管理工作的发展。同时，实行精准的辅导。暨把企业档案测评工作岗位划分为不同的类型，然后进行相应的辅导侧重。例如对于管理类、后勤类和科研类三种档案工作的考核，要根据管理类的条理性、科研类的专业性和后勤服务类的全面性进行测评培训，然后实施精准的、再有针对性的档案业务辅导。在鼓励企业先进档案工作人员的同时，适度鞭策较为落后的档案工作人员。

4.4 确立标准一致，做好系统衔接

在档案工作规范化测评的实施上，确立一个公平、平等、合理、科学的规范测评十分重要。因此，企业行政管理部门一方面要加快对企业内部法规的组织完善，在保护企业档案资产和文化知识产权的基础上，提高档案工作规范测评的工作能，在一定程度上提升企业档案的责任性。要在档案工作规范测评的基础上，将绩效考核纳入档案工作规范测评的整体机制之中，明确分析档案工作规范测评的岗位分值评定办法，建立适用于企业档案工作的竞争机制，奠定一个系统的考核和衔接基准。在评定的过程中，要保持考核和被考核之间的激励作用，通过实际的交谈和沟通，加深员工的竞争力和自信心。

4.5 建立健全确保，维护档案安全

要建立一套健全的保护工作，从档案工作文件的形成、积累与归档职责要求、收集、保管、坚定、统计等程序上，对档案工作的安全性和保密性实行强有力的推动。在做好各项密封留存工作的同时，提出相应的责任追究和处罚措施，从根本上杜绝档案工作责任的追究机制，杜绝发展档案泄密、档案损毁等行为。而对于可能发生的突发事件和自然灾害，企业要在档案工作的日常中，制定一个良好的管理应急预案，对于可能发生的突发事件和自然灾害，要从组织结构、抢救方法、保障措施、转移地点等方面，对档案信息化管理软件进行周期性、阶段性的完善，确保纸质档案、电子档案的存储、数据维护都保持在可以控制的应急范围上。

5 结语

综上所述，企业档案是企业更具自身生产实际所编研设计的，它是企业活动的真实记录，表现出了企业文明程度和发展方向。随着经济社会的飞速发展，企业档案管理工作的理念需要进行更新和升级。特别是在当前形势下，很多现代企业都处于改制分流、重大改革的非常时期，档案的需求不断增加。因此，广大企业档案工作人员要进一步深化现代化档案工作的发展脉络，从不同的方面对企业档案工作进行宏观指导和依法管理。改革创新、开拓进取，使档案工作的规范化要具备一些必要的发展特性，以此满足企业档案的发展和建设。

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