浅谈企业档案管理的几点体会

【摘 要】 企业档案管理工作是一项对企业经营发展相关数据、信息处理、信息综合等多方面的管理模式，是一种技术要求高、责任心要求强的管理方式，既需要传统的规范化管理，也需要现代化的管理路径，在结合企业经济发展的特殊性基础上，采用灵活多变的档案管理手段，将具有重要的现实意义。本文将围绕当前企业档案管理的现状进行分析，并从多角度分析强化企业档案管理的几点体会，更好的细化整个档案管理功能的全面发挥。

【关键词】 企业 档案管理 体会

企业档案管理不仅仅是单一的文书档案管理，同时还涉及到设备档案、科研成果、相关资料等多方面的管理，采取先进现代化技术手段，可以有效的提升档案管理的能力，实现现代企业的设备管理模式，更好的服务经济社会发展。

1 简述现代技术手段在企业档案管理中存在的问题

1.1 档案管理的能力应用不够

建立设备等档案管理不是最终的目的，主要是为了给企业生产应用提供及时的依据，并减少设备构建的蛮目性，提升科学研究、科学生产的效益。由于有些档案管理工作没有具体到位，就会给企业的生产带来更多的困扰，譬如，设备发生故障时，无法查看设备档案资料，也不能与厂家或经销商联系维修，没有合同规定的保修日期等等，这些设备档案的缺乏，就会给企业的生产带来一系列的麻烦，因此，要强化对档案管理的细节工作，将档案管理工作做细、做实。

1.2 档案管理的制度应用不严

没有形成企业具体的档案管理目标细则，内容不具体、不全面，即使建立了制度也存在不同程度上执行不严格的现象。归档工作被动、不及时。其次是收集归档的材料不全面、不准确。许多企业的设备、科研、人事档案长期处于凌乱、无人问津的状态，发挥不了应有的作用，完全没有现代技术的应用，缺少科学的管理方式。没有构建多媒体的档案管理室、视听阅览室等，尤其是利用计算机技术、通讯技术和网络设备方面，不能提供各方面的便利，譬如采取配备电视机等，没有实现对现代技术的整体应用。

2 概述企业档案管理工作在经济发展中的重要地位

2.1 管理工作的全面提升

通过强化企业档案管理工作，有利于整个经营发展工作的全面优化，在强化企业经济要素等各项数据化管理、系统化管理等多方面有很大的效果，并通过现代化、技术化、可视化的管理模式，对设备购进、数量、厂商登记数据形成整体的管理，尤其是对各种档案包括设备的图纸、技术操作规程、合格证等，对科研成果的技术数据、研究效果灯一些档案形成统一的归整，为企业正常运行提供及时技术和硬件支持。

2.2 管理理念的整体创新

通过对企业档案工作的规范化管理，能为企业档案管理工作人员提供良好的管理渠道，加深管理理念的创新速度，在管理过程中，采取定点、定人、定周期、定标准、定表格、定流程的管理创新方式，形成规范化的管理理念，突出对企业工作中文书的撰写与保存、谈话记录、经营情况等多方面的管理，更好的发挥信息化档案管理在企业经济工作中的服务优势。

3 探讨构建适应企业工作开展的档案管理工作新模式

3.1 强化网络档案服务管理模式的建立

现代信息社会，要求对企业档案管理从先进技术角度出发，尤其是企业档案管理工作中的资料汇整，包括对档案资料的条目检索、档案知识导航等，通过互联网的形式达到现代化企业档案管理的最佳境界，把先进的计算机技术、互联网技术、物联网技术运用于档案管理服务之中，提供更多方便快捷的自助式服务。不断扩大档案管理中各类资源的区域共享，加机计算机档案管理中心，实现资源共享和合作，逐步实现信息的数字化、检索的自动化、利用的网络化，实现信息接收、存储和提高利用的一体化，将三个方面整合起来，使档案管理的各项活动一环紧扣一环，形成一个连续的整体，以便获得更高的利用率，维护企业和职工的合法权益。

3.2 注重求实，力求统计数据真实可靠

对各基种送来的报表资料，从严审核，认真查实数据来源。通过对照上年度、上季度、上月报表数据逐一审核，对变化较大的数据重点核查，并要求各统计单位写好《年报表数据说明》，以便备查；对照《年报表审核要点》逐项审核，对变化异常和逻辑出错的地方，及时纠正，对需要作出说明的地方，进行详细说明；积极到发改委、招商、工商、统计局等部门核实数据。

3.3 管理到位，提高档案管理工作质量

一是加强基础设施建设，不断改善档案管理条件。加大企业档案管理投资经费，实现档案库房、办公室、阅档室、微机室“四室”分开，“六防”到位，并配齐空调、去湿机、负氧离子发生器、微机和铁质档案柜等各项档案设备。二是加强队伍建设，不断提升管档人员综合素质。建立健全培训制度，先后举办档案业务培训班，帮助他们树立正确的理念，牢固掌握管档的基本业务知识。三是突出工作重点，不断提高档案材料质量。突出一个“严”字，实行提人事档案审查制度和经济数据、设备管理综合数据；突出一个“细”字，管档人员工作要细心，确保档案材料整理的精细化、规范化。突出一个“准”字，对档案材料和零散材料都严格把关，逐份审查，准确鉴别；突出一个“全”字，收集事关干部一生的各种材料；突出一个“快”字，坚持每日一清，逐份核实登记，及时归入个人档案。四是建章立制，不断规范档案管理工作。制定档案工作流程图，建立健全10项档案管理制度，在档案的建立、安全、接管联系、查借阅和转递等方面做出明确的规定。五是加强档案信息化建设，不断提高档案利用率。注重强化服务质量，坚持做到“三个一样”，即无论是企业领导还是一般员工，接待一样热情；无论是新同志还是老同志，态度一样和蔼；无论是本地的，还是外地的，服务一样周到。

3.4 电子文档技术的技术升级

在企业大档案管理中，通过计算机的普及应用，可以实行电子文书的管理方式，做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。并且，以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。因此，可以采用更先进的技术手段，实现对企业档案的现代化管理。

3.5 提升档案管理员的整体业务素质

档案管理员的业务素质，对于提升企业的档案管理有着重要的作用。通过对一些杂乱无章的、不整的资料，形成有序的目录，建立紧密相连、井井有条的档案管理系统。管理人员能准确、熟练的使用信息技术手段，用高科技的现代化手段比如计算机来加强对档案资料管理，充分发挥出网络资源、文献资源、电子服务等多种交流式的管理，用先进的手段服务企业需求，强化对新知识的学习。信息技术手段在档案管理工作中的广泛运用，档案管理员没有一定的知识厚度和知识涵养，就会无法满足日益进步的管理脚步，管理员在积极探求业务素质的同时，能主动钻研，勇于实践，不断进取，勇于探索新方法，孜孜以求，不断进取，优质高效地为企业生产服务。

3.6 做到档案管理工作细心服务

细心是做好一切工作的基础。在档案管理工作中。细心是档案管理人员必须具备的素质。细心应着重表现在以下几个方面。一是注重档案的交接。由于档案具有极强的延续性和完整性，所以，决不可忽视档案人员之间和上下级部门之间的档案交接这一重要环节。交接双方要端正思想，提高认识，明确责任，自觉地按照规定严格办理，使企业的档案工作衔接起来。二是档案交接要及时。档案交接时企业档案管理中的重要环节，应纳入企业议事日程。工作程序和规定制度中。在档案人员离岗或调动时，有关领导应把好关，做到档案人员离岗前先办理工作交接手续，然后再办理调动手续，未办理档案交接手续的档案人员，不能签发调动手续，不得离开原岗位，否则出现问题要查明原因分清责任，严肃处理。因为企业档案室企业财产的重要部分，保护企业财产安全人人有责。三是档案的交接手续要严密。按工作性质要求和岗位职责要求，档案人员之间和上下级部门之间的交接时一项认真细致，手续严密、责任重大的工作。档案人员离岗或调动工作时，移交应按照程序办事，手续应按程序办理，该检查的就检查，不能碍面子只交接一串钥匙。上下级部门之间的交接也应该如此。要真正做到重视档案交接工作内容和基本要求。决不可做糊涂庙里的糊涂神。

4 结语

通过对企业档案管理的规范化、现代化技术应用，从制度创新、管理创新、理念创新等多方面出发，结合企业在档案管理方面的具体要求，尤其是实现对企业设备、科研资料等方面的档案管理，将更有利于实现企业的科学化发展，提升企业的经济和社会效益，尤其是从现代技术的角度进行深入探讨和研究，将具有更深厚的现实意义。

参考文献：

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[4]史秀艳.电子文件档案管理的几点思考.民营科技，2011年第04期.

[5]王保英.浅谈企业档案管理工作中的几点体会.时代经贸，2012年第4期.