浅析电子文件档案化管理

摘 要：随着社会科学技术的不断进步，信息产业的发展逐渐展现它的优势，越来越受到欢迎，办公自动化被提上日程，文件档案为了适应适应时代的发展要求，也实行电子化管理。电子文件档案化的管理能够提高员工的工作效率和工作积极性，方便企业管理者进行企业档案使用，促进了企业的发展。现本文就对电子文件档案管理进行探究，仅供交流借鉴。

关键词：电子文件；档案化；管理；维护

电子文件档案管理相对于传统档案管理有很大的优势，它是通过网络这一媒介去完成一系列的程序过程，大大提高了工作效率；但对于电子文件档案的管理需要专业很强的人员才能够完成这项工作，对于善于传统档案管理人员来说，冲击力很大，但同时也有利于提高员工的工作能力。对于电子文件档案的管理，要做好备份和安全工作，善于电子文件档案的保管和维护。

1 电子文件档案化管理的概念和模式

1.1 电子文件档案化管理就是指在传统档案管理经验和形式基础上，结合电子文件自身的特点，采用先进的计算机和网络技术，有针对性的汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论，对电子档案实行文件级的管理，对本部门、本地区形成的电子文件实行社会化、自动化、网络化管理，从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式，并相应的成立地区性、部门性电子文件中心或电子文件档案馆，本着服务社会，回报社会的原则，发挥档案部门的管理和技术优势，相对集中地保存和管理电子文件，为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为社会提供真实、准确、快捷的档案信息服务。

1.2 电子文件档案化管理模式应采取先进的技术和理念，以虚拟、开放、灵活的手段来管理电子文件档案。专业档案部门通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储等先进技术手段对各个单位产生的电子文件信息进行集中统一的管理，并保管、存储符合电子文件形成部门要求的电子档案，电子文件形成部门（全宗构成者）以定期或不定期的方式，把日常产生的电子文件档案信息，以标准化的格式通过网络传递给档案部门，由档案部门进行分类、整理、编目，分别存储在档案部门主服务器相应的存储空间里，在必要时档案信息还可以脱机存储到其它更安全的介质上，并做多个备份，避免自然因素损坏和非法访问。档案部门对电子文件档案信息采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理。档案部门为信息存储单位提供信息查询功能，并进行用户确认，以确保档案的完整与安全。

2 电子文件档案化管理与传统档案管理的区别

2.1 归档时间不同。传统档案都是需要在规定的时间内进行归档，而电子文件档案的归档时间较为自由，在文件办理完成后，文件形成部门可以随时通过网络将文件发给档案管理人员，然后档案管理人员按照标准对文件进行电子化管理，设定档案名称，方便日后的查找利用。这样一来，有利于增加档案的完整度、提高文件的归档率，避免漏掉文件的归档。

2.2 归档方式不同。传统档案管理是将文件进行收集整理后，然后根据目录存放指定的位置就可以了。而电子文件档案是利用互联网技术对文件进行编辑修改，无法固定载体，会造成某些鉴定文件原始凭证性的关键信息的模糊不清。因此，在电子文件形成档案过程中要进行信息和身份的认证，还要做好保管和维护工作，保证电子文件档案内容的完整性和真实性。

2.3 保管方式不同。传统档案的保管方式是将整理好的档案放在档案袋里，存放在档案室中，而电子文件档案的保管方式则是将文件档案以文件夹的形式存在计算机中，但是电子文件档案会由于多媒体的老化、存储介质的改变而发生无法读取的现象，为了避免对文件档案利用的影响，可以在电子文件档案形成之前，输出一份纸质的档案用来备份，但根本上的解决办法还是档案工作人员在接受到文件后，就要进行文件的格式转换，用通用统一的格式进行存储，以适应计算机的发展速度。

2.4 电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。

2.5 查询和利用方式不同。传统的文件档案的查询和利用都是通过到指定的地点才能够完成，而电子文件档案的查询和利用就方便的多了，只要身边有一台电脑，就能都迅速地饿完成文件档案的查询以便使用。但电子文件档案的使用是对使用者有一定的要求的，只有使用者注册相关账号成为电子文件档案的会员，在登录过程通过身份验证后，才能够查询有关的电子文件档案。

3 电子文件档案的保管和维护

3.1 搞好电子档案载体的存放环境。电子档案载体应存放在防磁性能好的专用柜架内，环境温度可控制在15℃-24℃，湿度保持在45%-60%。同时注意防尘、防火、防有毒气体等库房“七防”工作。

3.2 做好备份工作。由于电子文档的稳定性较低，所以做好电子文档的备份工作是十分必要的，否则一旦出现异常，造成电子文档的丢失，就大大降低电子文档的使用率了。具体的做法是：对文件进行两份或三份的多套备份，并且要分开保管；还要及时定期的对电子文档的载体进行检查和更新。

3.3 做好安全保密工作。首先，防止电脑网络上“黑客”们的攻击。现在黑客技术和手段越来越高明，仅靠一道简单的密码是根本阻挡不住黑客的，国内外一些部门采取设置“双层电子门”的办法，除使用磁卡身份证对访问者验明正身外，还要设置电子密钥，使用个人活动密码。纵使如此，也不能保证其百分百不被黑客高手入侵，所以还应使自己的电脑网络系统具有良好的逆流跟踪查找功能，以便及时查出黑客行踪，逮住恶意的黑客，给予法律上的制裁，这样可以起到威吓作用，使黑客们不敢入侵破坏系统。其次，还要严密防止计算机病毒。

结束语

将电子文档推行到现代的企业中，是我们长期的工作，要努力实现企业的文档电子化。电子文件档案实施有效的管理对整个档案部门都有重要的意义。同时，档案部门在对电子的文件档案实施管理时，还要和各个部门以及各个行业的专业人员相互配合，使他们的档案法律意识有所增强的同时，还能推动电子文件走向社会化、网络化等现代化方向。有利于管理电子文件的工作顺利开展，还能为电子文件的资源信息共享做出贡献。

参考文献

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