新时期企业办公室管理的实践与思考

【摘要】本文阐述了企业办公室的基本职能，分析了企业办公室管理存在的问题，提出了应对措施。要转变思想，树立服务观念；完善办公室的各类规章制度；优化办公室的职能和人员配置；坚持正确的政治立场；重视职工来访接待。

【关键词】企业；办公室管理；实践；思考；对策

现代社会，企业办公室是一个综合性部门，在企业中起的是枢纽作用。具有综合协调，助手参谋和服务保障等功能。一个企业办公室工作的水平和质量直接反映出一个企业的整体实力和素质。所以，要提高企业的水平和形象，就要从加强对办公室的管理做起，调动工作人员的积极性，营造一种团结拼搏的工作氛围，创新工作模式，转变工作作风，从根本上对企业办公室的管理进行改革。

一、企业办公室的基本职能

企业办公室作为一个综合性很强的部门，其负责的工作比较繁杂，涉及的范围也比较广。总的来说，有以下四个方面。一是日常工作。办公室的日常工作也就是办公室的常规性工作，有会议工作、文书档案管理、公关工作和公文处理和其他等多项工作。处理办公室的日常工作是办公室的基本职能。二是辅助决策。辅助决策是办公室工作的重要组成部分，办公室的工作人员通过辅助决策的职能发挥对领导的助手参谋作用。收集和掌握有关的信息提供给领导，为领导做决策提供依据，做好准备工作；在充分了解情况的前提下提出多个方案，作为领导的参考；做好领导决策的相关记录、保存和公布工作。三是对整个企业各个部门的协调工作。办公室要了解整个企业的运转情况和各个部门的职能和关系，联系各方，让所有的部门和人员形成统一的认识，在工作中加强沟通交流，相互合作，顺利完成各项任务，实现企业的发展目标。四是处理领导临时下达的任务。企业办公室的职能具有灵活性，所以有足够的能力去处理领导突然交办的任务。这类任务，没有规律，随时都可能接到，但办公室的工作人员都要能够承办并按时完成。

二、企业办公室管理存在的问题

1、企业办公室的管理方式落后

在一些企业里，办公室的管理没有实现规范化和制度化，基本还是使用经验管理的办法，工作人员各自按照自己管理方法来进行管理，完全没有制度的约束和统一规范的实行方法，经常出现各种错误，影响到企业的整体工作。工作人员本身的规范化管理意识薄弱，专业素质不高，多是被动地接受工作，对人员和资源的配置不合理主观上阻碍了办公室的规范化发展。企业办公室没有及时制定和完善相关的制度，在出现问题时无章可依或者是有制度但没有强调执行力度，使得办公室的管理处于混乱状态。

2、设备陈旧，工作效率不高

在新的形势下，只有提高工作效率才能获得更大的经济效益，但是在很多的企业办公室里，基础设备陈旧，缺少现代化的设施设备，很多工作仍靠手工人力来完成，信息的搜集和获得渠道受到限制，极大影响了办公室职能的发挥。另外，办公室人员存在只简单处理领导下达的任务的想法，把大量的精力和时间都用于处理日常的事务，缺少参与辅助决策的热情，导致办公室工作效率低，也限制了办公室职能的发挥。

三、新时期加强企业办公室管理的具体措施

1、转变思想，树立服务观念

办公室的一个重要职能就是接待服务，接待各种等级领导和身份不同的人员。接待工作的水平和质量会给被接待人员带来最直接的感受，影响到他们对企业整体的看法，这将会决定一个企业今后的发展。所以，负责接待工作的办公室人员一定要转变旧的不好的思想，树立起服务的观念，既要为领导服务，也要为基层服务。要树立服务观念，就要学习关于服务的各种知识和技能，了解人际交往中人的心理状态和情感需求，认真研究上级的政策，科学搜集信息，为领导的决策提供支持。健全制度，规范办公室的工作，提高办公室的工作效率。科学管理办公室，接受新的思维方式和管理模式，不断发展办公室事业。

2、完善办公室的各类规章制度

建立和健全办公室的规章制度是企业办公室走向规范化的重要一步，为的是明确办公室工作的职责、程序和标准等。首先要厘清办公室人员岗位的具体职责，将办公室里每一层和每一个人的职责和权力都进行详细的确认并落实到个人。只有明白了个人的职责和权力，才知道怎么去履行和使用，才能更好地完成任务。其次是对工作的程序进行规定，一定要按程序办事，规范工作的过程。在繁重杂乱的办公室工作中找到规律，避免出现错误，提高工作效率。办公室制定的规章制度一定要保证其科学性、可行性和严肃性，能在办公室的实际工作中真正被执行，不能为了一时方便而违反。办公室的制度针对的对象要明确，但是相互之间也要能够融合，不能出现不同办公室之间相互合作时，因为各自办公室规章制度上的不同而产生冲突，影响工作的完成。

3、优化办公室的职能和人员配置

在许多的企业办公室里，工作人员的工作繁重且涉及的范围广，他们经常被各种事务包围着。办公室既要听从领导的指挥，也要协调各个部门的工作，肩负着各种任务，行使了其他部门的一些职权，但自己本身的职能却未能得到发挥。因此，一定要对企业办公室的职能进行优化和明确，不是办公室该负责的任务和工作就要理清和脱离，把精力和时间放在处理办公室的本职工作来。另外就是要让办公室的职能比较均衡的发展。工作量大任务多的办公室就要增强相应的办公室职能力量，合理安排办公室的人员构成，充分考虑到各个人员的能力和水平，优化办公室的人员结构，使之能够更好地完成任务。

4、坚持正确的政治立场

企业办公室归根结底是为企业的发展服务的，所以要站在更高的角度以发展的眼光来看待问题，坚持大方向的绝对正确。企业办公室在处理事情的时候要坚持正确的政治方向和社会主义的根本原则，保持与企业的中心工作的一致性。要坚持党的基本方针，拥护国家的政策，抵制腐败行为，在个人利益与集体、国家利益发生冲突时，坚决维护全局利益。企业办公室只有坚持正确的政治立场，才能在工作中辨明是非，找对方向，符合社会和经济发展的规律，才能切实做好本职的工作，才能帮助企业获得更好的发展。

5、重视职工来访接待工作

职工的来访既有本人亲自来访，向办公室提出意见和建议，也有一般的信件来访。职工的来访反映的正是企业实际运营中出现的真实情况，重视职工的来访不仅能更深入地了解企业，还能够促进与员工的关系，促进企业内部及社会的和谐发展。要设立职工来访的窗口，让职工有渠道向领导反映问题，及时了解企业发展的新情况和处理企业存在的矛盾。对来访的职工一定正确对待，重视职工反映的问题，关心他们的工作和生活，不能因为反映的是小问题就忽略不管，更不能拒绝和害怕职工的来访。

总之，在新时期，企业办公室的管理要坚持以人为本，树立起政治意识、服务意识和创新意识，提高工作和服务的水平，才能适应新形势的发展。当前，在经济的发展特别是金融危机的冲击下，加快企业改革的步伐。企业办公室是企业生存和发展的重要力量，一定要充分发挥出其职能和作用，提高工作效率，树立起企业办公室的新形象，为企业和社会经济的发展做出贡献。

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