浅谈档案信息化建设存在问题与思考

摘要：档案信息化是近年来档案工作发展的趋势，随着信息技术的发展以及利用计算机和网络技术管理档案条件的成熟，建立档案管理信息化，能够实现档案信息资源的合理配置和资源共享，为社会提供高效优质的服务。

关键词：档案信息化 必要性 存在问题 思考

档案信息化，就是在国家的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案信息化建设作为适应社会发展，为社会提供服务的系统项目，建设必要，意义重大。

一、档案信息化的必要性

1.可以改善档案管理工作。只有实现档案信息化，才能使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，才能实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效优质的服务。

2.可以用翔实的档案信息支持决策和管理。决策的及时正确、管理措施的得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。对此，档案信息化有着独特的优势，可以发挥重要的作用。

3.可以为科学研究和知识普及提供智能化服务。档案信息化，可一次性投入，多次产出，远程服务资源共享；可缩短二次文献信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性。

二、档案信息化存在的问题

1.档案信息化缺乏长期规划。一方面，有些掌握决策权的领导不去主动学习新技术，简单地认为把档案输入电脑就是信息化，对档案管理信息化建设重视程度不够；另一方面，有些单位对自身的发展战略缺乏考虑，尚未掌握科学的管理方法，更缺少档案信息化建设的规划。

2.档案信息资源“重开发，轻利用”，片面求大求全，盲目展开数字化工作。一方面，浪费了有限的人力物力，分散了开展档案信息资源其他方面工作的精力；另一方面，大量的信息数据造成了不必要的存储压力，增加了基础设施建设的负担。

3.档案管理信息资源“表层化”。档案的信息资源建设工作过于“表层化”，仍停留在目录录入，数字化扫描上，工作只是从传统保管转化为数字化、网络化保管。

4.档案管理信息资源缺乏有效整合。目前有大量已开发的信息资源无法实现联网互通、数据共享，信息资源无法适应跨系统、跨平台的网络化应用需求，使信息资源开发出现各自为政、无法连通的现象。

三、档案信息化的思考

1.增强档案管理现代化意识。档案管理信息化是档案管理现代化的灵魂，档案管理现代化首要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。在实现档案管理现代化的过程中，档案工作人员要树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立和时代合拍的档案意识，实现档案管理的被动式服务转变为主动式服务，封闭式服务转变为开放式服务，使档案工作适应经济社会发展的需要。

2.加快档案信息化硬件设施建设。实现档案信息化要及时配备档案管理现代化所需要的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的应用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐，为此，各级政府应加大财政投入的力度。同时，档案部门要充分利用存有大量档案资源的优势，挖掘各方面潜力，及时开发出丰富的档案信息以满足社会各界的需要，将各类档案的潜在价值转化为可观的社会效益和经济效益，为档案工作现代化的发展提供有力保证。

3.建立规范的管理机制。在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤；二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。

4.建设复合型的管理队伍。档案人员队伍建设是实现档案信息化的根本，决定着档案信息化的发展速度和质量。信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用，都是在计算机上实现的。因此，一方面要求档案人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性、安全性。另一方面，要求档案管理部门应对档案管理人员进行信息化工作技能培训，尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，让档案管理人员及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用，不断提高他们的工作技能。

参考文献

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