现行文件中心建设和发展应把握六个统一

现行文件中心，其全称应该是已公开现行文件利用中心，或已公开现行文件查阅中心。顾名思义，该中心是为公民提供已公开现行文件利用或查阅的场所。深圳市档案馆于2000年4月试办了全国首家文档资料服务中心，实际上兼有已公开现行文件利用中心的职能，开创了我国已公开现行文件向社会提供利用的先河。目前全国绝大部分地区的国家综合档案馆都已开展了此项业务。

充分利用国家综合档案馆的有利条件建立已公开现行文件中心，开展已公开现行文件利用工作，既是各级党委、政府忠实实践“三个代表”重要思想，全面落实科学发展观，密切与人民群众之间的血肉联系，推进政务信息公开，维护群众合法权益的重要举措，也为各级档案部门强化职能，完善功能，提升地位，服务创新带来了较大的发展空间。“红头文件”直面百姓，这在我国历史上是亘古未有的事，因此，也受到社会舆论的广泛关注和人民群众的热忱欢迎。

另一方面，在各级国家综合档案馆建立已公开现行文件中心，还毕竟是一项新的工作，势必面临新的挑战。以此为起点，各级国家综合档案馆的工作必须努力实现由过去的单纯提供档案资料服务向现在既提供档案资料服务又提供已公开现行文件服务的转变。这个转变看似简单，实际上蕴藏着丰富的内涵。当前的首要任务，就是要解决好如何使档案资料服务和现行文件服务混而不乱的问题，达到两肩并重、比翼齐飞的良好效果，以期更好地发挥应有的作用。档案资料服务和现行文件服务的初衷都是为了最大限度地满足社会各界和人民大众日益增长的政务信息需要。为此，要努力建成集信息含量大、科技水平高、服务手段多样化等显著特点于一身的服务平台。比较而言，现行文件服务是近几年才刚刚开始的事，加强这个服务平台建设当属重中之重。做好这项工作，应认真把握好六个方面的统一。

一、设置方式与内部运行机制的统一。设置方式包括两种形态?押一种是机构设置，一种是岗位设置。目前，相对简易的办法是岗位设置，也有不少地方采取机构设置，但无论何种设置方式，都必须与内部运行已久的工作机制保持相对的协调统一，才能较好地付诸实践。围绕新的工作需要作出一些内部调整，既有必要，也是必须，但幅度通常不宜过大，原有的大的工作格局不宜打乱，应当保持相对的稳定性。

二、岗位职责与职能的统一。现行文件中心的主要任务是提供现行文件利用服务。围绕这个新的岗位职责，必须确定相应的职能来保证。具体地讲：文件怎么来，有收的职能；文件如何查，有整理的职能；文件如何存，有保管的职能；文件如何开放，有服务的职能；岗位职责与职能必须协调统一，相辅相成，任何一处脱节，就有可能产生意想不到的问题，给工作造成不必要的负面影响，需要避免和克服。收集的职能，要求收集岗位的建立，要变被动的“等货上门”为主动出击。要与相应的制发文机关建立长期的、协调和互动互信的良好关系，确保现行文件报送渠道畅通；整理的职能，要求整理岗位的完善。各类报送文件对于现行文件中心来说，都是散的，必须经过整理加工才能使之成为符合中心查阅系统要求的可操作文档。保管的职能，要求必须从长计议，积极探讨符合本单位实情的保管方法和路子。收到的文件是交由档案库房保管还是自成体系，需要考虑成熟，并有切实可行的方案，才能有效实施。服务的职能，则要求现行文件中心查阅场所和设施设备必须具备相应的条件。为此，必须增加投入，营造良好的现代办公环境，符合方便快捷查找的群众意愿。

三、现代科技要求与服务方式的统一。随着现代科技的发展，电子文档发展迅猛，已与政务信息网络构成服务社会和人民大众的有效平台。从这个意义上讲，已公开现行文件利用服务已经不能完全等同于传统意义上的人工调档案、查资料式的服务。其突出的特点应该是电脑查询、网络查阅、准确输出。这一特点就要求现行文件中心建设必须在网络、数据库，以及与之相配套的公文检索处理软件和控制技术上下功夫，达到文件检索的现代化，并要使之与政务信息平台做到互联互通、信息共享，积极向多层次、高水平的服务目标迈进。

四、法规规章制度建设与业务建设的统一。法规规章制度建设是搞好各项工作的前提，现行文件中心的建设也不例外，必须做到有法可依、有章可循。内部运行靠制度，外部运作依法规规章。因此，当前应在积极做好日常查阅接待工作、注重基础业务建设的同时，按照《政府信息公开规定》，切实大力加强内、外部的工作协调与配合，抓紧制定相关的法规规章制度，为现行文件中心的内部建设和面向公众的业务开展提供强有力的支持保障。

五、资源建设与可持续发展的统一。现行文件中心建设作为一个服务大众的公益性机构、政务信息公开的切入点和政府形象的窗口，是一项系统工程、长远事业，已经形成“开弓没有回头箭”的态势。为此，当前必须大力加强资源建设，重点解决好“有米下锅”的问题。长远发展还要重点研究需求类型、服务方式、查阅方法、沟通渠道等多方面的问题。就文件的载体介质看，当前是以纸质文件为主。随着时代的发展和科技的进步，纸质文件将无法承担其全部重任，文件载体类型必将发生重大变化，现行文件中心资源库的建设必须与之相适应，才能保证其可持续发展，满足社会公众多元化的客观需要。基于这样的考虑，现行文件中心的全面建设，必须具有前瞻性和科学性，用发展的眼光和思维方式，站在一定的高度上，实现与未来发展的接轨和统一。

六、内部建设与相关各部门的运行机制的统一。现行文件中心作为档案部门的内设机构和岗位，大力加强自身建设必不可少。但同时还要大力加强与党政相关部门的日常联系与沟通，千方百计构筑适合现行文件中心业务开展的运行机制，核心是要确保现行文件的信息来源。在这方面，领导重视是关键，及时、恰当的协调至关重要，档案部门自身的态度要积极，工作要主动。

总之，现行文件中心建设目前已经开了好头，未来的发展还任重道远。对此，各级档案部门必须要有清醒的认识。为了突出效益，不负重任，在实践中，除了认真把握好上述“六个统一”以外，还要切实抓好三个方面的工作：一是加强内部协调和工作研究，确保内部运行环境良好；二是积极争取领导机关和各级领导的大力支持，强化组织保证；三是营造环境和氛围，形成社会方方面面主动理解、配合的好势头。

（作者单位：湖北省档案局430071）