电子公文实时在线自动归档的实现

随着计算机技术和通讯技术的发展，办公自动化系统越来越普及，产生了大量的电子公文，电子公文已经成为归档对象的一大门类，如何对电子公文进行归档以及如何管理由此形成的电子档案成为一个重要课题。

一、电子档案管理现状

在现有的办公自动化系统中，从电子公文的生成到归档，在管理方法和制度上存在着混乱现象，有的还没有开始对电子公文进行归档。部分采用逻辑归档，即将电子公文进行标记或者存放到单独的数据库中即视为已经归档，但归档后的电子公文仍然存在于同一个服务器上。这样的归档方法一方面没有与未归档的电子公文安全隔离，另一方面不符合现行电子公文归档管理办法中有关物理归档的要求。由于硬件故障等原因使电子公文丢失的事件已屡屡发生，造成了档案价值的严重损失。

办公自动化尚未完全社会化，电子公文与纸质文件将长期并存，而且正式文件的还将以纸质文件为主，电子档案与纸质档案结合利用的研究对档案管理具有长期的现实意义。电子公文实时在线自动归档与档案管理系统适应了“归档双轨制”的发展要求，可以同时实现电子档案的物理归档和逻辑归档，并与纸质文件归档相统一，实现了电子文件整个生命周期的有效管理和利用，弥补了电子政务系统中没有考虑档案管理需求的缺失。

二、系统结构设计和功能

1．系统结构设计及归档流程

如图所示，办公自动化公文数据库为信息中心的办公自动化服务器上的公文数据库，纸质档案数据库、原始电子档案数据库和正式电子档案数据库保存在档案馆的服务器中。纸质档案数据库为纸质档案归档后登记的规范归档信息（如年度、档号、类别和保管期限等）的数据库；原始档案数据库为办公自动化公文数据库的复本；正式电子档案数据库是经纸质档案数据库鉴定后的电子档案的数据库。

该系统与办公自动化系统紧密衔接，将流转完成的电子公文文档实时在线传输到原始电子档案数据库。鉴于电子公文归档与纸质文件归档分别进行的现状，归档过程需要电子公文与纸质档案数据库互相鉴定，鉴定依据为可以惟一标识档案的关键码，关键码可以是一个也可以是数个电子公文文档的属性信息和相应的纸质档案记录的字段信息。对于有相应纸质档案的电子公文，将从纸质档案数据库得到归档信息，形成符合归档办法的正式电子档案，同时建立纸质档案记录和电子档案文档的对应关系。在纸质档案数据库有新添加数据库时，自动完成电子档案鉴定工作。纸质档案数据库与正式电子档案数据可以互相通信，方便用户管理和查阅利用。

2．主要功能模块

纸质档案辅助管理：纸质档案仍具有不可替代的地位，使用微机辅助管理纸质档案，提高档案管理和利用效率，具有重要意义。该模块将标准的档案信息存储到微机中，可辅助档案管理员管理纸质档案库，并对纸质档案的信息进行查询和统计等工作。

实时在线归档：档案管理人员可以设定任意时间自动对电子公文归档，也可根据需要手动进行。根据服务器的网络拓扑结构，可以采取中心辐射式、二叉树式等归档方式，以加强对档案的备份。

电子公文管理：参照纸质档案数据库的信息，对电子文件归档进行鉴定以及必要的管理。统计和分析有关档案的查询利用情况，对今后档案的鉴定销毁提供决策支持。

对外服务：对档案用户可提供网上利用等服务。可以设置多条件同时在纸质档案数据库、原始档案数据库以及正式电子档案数据库中进行复杂查询，还可以进行电子档案全文查询，查询到相关信息后，被授权的用户可察看档案信息以及正文，同时系统将记录该用户的行为。

三、系统的技术实现

该系统结合使用文档型数据库Lotus Domino／Notes和关系型数据库SQL Server，前者完成系统的大部分功能，后者主要完成纸质档案辅助管理功能，使用的开发语言为LotusScript、JavaScript、Domino Notes公式语言以及VBA等。Lotus Domino／Notes适于开发文档管理系统，多数的办公自动化系统都是基于Lotus Domino／Notes的。对于传统的档案信息中的档号、分类号等这些大量的短字节的数据，则更适于使用关系型数据库如SQL Server来存储和管理。该系统则取两者的优点，既提高了纸质档案管理效率，又实现了与办公自动化系统的紧密衔接和对电子档案的有效管理和利用。

1．文档型数据库的设计

表单（Form）和（Agent）的设计

表单和的成功设计是技术实现的关键。表单（Form）是Lotus Domino／Notes中最重要的设计元素，表单和文档（Document）的关系类似于关系型数据库和它的记录的关系。用户通过表单录入数据，产生文档，同时用户也通过表单浏览文档。表单中包含其他设计元素如域属性、等，由此实现对文档的一般处理和逻辑控制。电子档案数据库中的表单既要体现电子公文的原貌，又要存储必要的档案信息，可采用隐藏域的方式来解决。将存储档案信息的域设置为隐藏域，一般情况下察看电子档案，看到的是电子公文的原貌，必要时显示隐藏域，来显示档案信息。是存储在数据库中的用LotusScript、Java或者Domino Notes 公式语言编写的程序。可以自动完成多种任务，如搜索视图、操作域值等，特别是在完成有效性逻辑验证时非常重要。可以由特定事件触发，也可以在某段时间间隔内定时运行。手动执行档案鉴定以及查询档案等，通过按钮分别触发自Identify和ConSearch完成。

复本建立与实时归档

Lotus Domino／Notes的复制功能为实时在线归档提供了非常有力的工具。复制即在多个服务器或工作站上保存单个或者多个数据库的复本并互相共享更改信息。复本与文件的拷贝不同之处在于复制时源文件与其复本具有相同的标识符。如果设定为定期进行复制，那么Lotus Domino／Notes会根据时间使所有复本保持同步。为完成适于实时在线归档的复制方式，需采取合理的复制策略。手动归档可以通过在Domino服务器控制台上使用复制命令来完成。预定时间安排自动归档则需要建立办公自动化服务器和档案服务器之间的连接文档，并设置复制类型、时间表、优先级、复制的目标文件等，实时在线自动归档的应用复制类型应设置为“pull”，即拉入，使档案与办公自动化系统中的公文同步。

2．文档型数据库与关系型数据库的通信

目前档案馆原有的纸质档案信息主要都储存在诸如SQL Server等关系型数据库中，已经开发出比较完善的检索和统计等辅助功能，在自动在线归档系统中必然涉及与关系型数据库的数据交换技术，同时关系型数据具有查询快捷等优点，因此该系统设计实现了与关系型数据库的结合运用。在档案鉴定和查询档案时需要在两者之间实现通信。Domino环境下，可以使用＠DB命令和LS：DO（LotusScript Data Object）以ODBC方式和关系型数据库交换数据，LS：DO是Domino Notes的内置编程接口，利用其完整的数据控制功能和结构化程序语言的灵活性，提供对外部ODBC数据库的完全的读、写访问。每个Domino Notes文档在产生时具有一个随机的永久不变的32位数字的全局ID，可以根据这个ID来对应档案信息和文档原文。这个全局ID可以由公式＠DocumentUniqueID得到。把这个全局ID传输到由一个或数个电子公文文档的属性信息和相应的纸质档案记录的字段信息确定的记录中，作为文档和记录的最终关键码，方便以后继续通信和对文档和记录的管理。

实施电子公文实时在线自动归档的方案，不但解决了“归档双轨制”中电子档案与纸质档案不能有机结合的难题，同时也解决了对电子文件归档如何鉴定的难题。那种对电子公文重流转，轻留存；重现行，轻长远；重局部，轻整体的认识误区在该方案中得到了较好的解决。

（作者单位：大连海事大学档案馆 116011）