档案学前端控制思想的学术渊源和实践需求

摘要:本文从历史的角度介绍了档案学前端控制思想的学术渊源、研究历程和产生背景，论述前端控制思想的基本内容、理论基础和实践需求，分析了网络环境下的前端控制思想的学术发展趋势。

关键词:前端控制 电子文件 生命周期 元数据

随着档案学基础理论的发展和技术的进步，前端控制的思想被不断赋予新的内容。20世纪末和本世纪初的前后十年，档案学界长期基于纸质文件的研究而建立起来的基础理论受到电子文件的强烈冲击。前端控制思想（也有学者在论述中将其称为前端控制原则）是档案学界针对电子文件的出现所带来的档案工作流程和工作内容的变化而做出的理论回应，体现着新的管理环境和网络环境下档案学理论与实践的发展趋势。

一、 档案学前端控制的学术渊源和研究历程

为应对电子文件的出现及电子文件对档案管理工作的影响，档案学界在重新审视相关基础理论的同时，对前端控制的思想不断进行梳理并完善。在这一过程中，国内外档案学界起初是并没有明确提出“前端控制”的概念，只是在理论的发展中体现着这一思想。

前美国国家档案与文件局局长詹姆斯·罗兹在其1983年的一份研究报告中提出，“文件生命周期包括四个阶段：文件的形成阶段、文件的利用和维护阶段、文件的处理阶段和档案管理阶段。”[1]他进而认为，“一个综合文件管理系统将与一个组织的文件在其完整的生命周期的每一件事情有关。”[2]

日本学者作山宗久（Munehisa Sakuyama）在《文件生命周期》一书（1995 年出版）中提到，“与其当办公室内文件太多时烦恼不堪，不如在文件产生的前期就加以控制更有效果。”[3]

国际档案理事会电子文件委员会制订的《电子文件管理指南》（草案）将对电子文件的“干预时机”确定在电子文件管理系统的设计阶段，将原来纸质文件管理系统中的许多“后控制”手段提到最前端，并主张“在文件形成前就采取行动”。[4]这体现出该委员会对档案馆参与前端控制的重视。

国内以冯惠玲、刘家真、刘越男等为代表的知名学者紧跟时代步伐，几乎与国际档案界同步关注电子文件这一新的文件形态的出现对档案学界的影响并积极向国内介绍当时国际档案界对相关问题与现象的研究进展，同时对前端控制思想进行着积极的研究和梳理。

冯惠玲指出，“在系统设计阶段即考虑作为档案保管的要求，把可能预先设定的管理功能纳入系统之中……强调前端控制并不意味着一切依赖于设计，档案工作者在电子文件的形成和维护阶段还有许多事要做，以弥补系统设计的缺陷，监督系统的运行和使管理活动得以延续，保证电子文件在其整个生命周期受到严密的控制。”[5]

刘越男指出，“档案界将文件和档案看成同一事物的两个不同阶段由来已久……直到电子文件时代，在很多经验教训的基础上，档案界才肯定地说应在文件阶段就施加控制, 即前端控制。”她进而提出，“‘前端控制’并不是电子文件时代全新的思维，其萌芽产生于电子文件出现以前，我们认为前端控制思维是近一个世纪以来档案界不懈努力的结晶。”[6]

二、档案学前端控制的产生背景

档案前端控制的提出有着广泛的社会背景和技术背景。电子文件的产生、文件数量的激增和文件保存的困难性加大使档案学界意识到传统的档案学理论在应对电子文件的管理时明显力不从心，于是开始有意识地从理论和实践层面分别寻求突破，主流的档案学传统理论都开始针对电子文件的内容、载体、特性等进行理论的拓展和升级。如果我们仅从档案学专业自身来看，前端控制的提出主要源于以下因素：

2.1 文件形态的变化

电子文件有别于纸质文件的的最大特点是记录信息的方式和载体的不同，其主要特点为信息的非人工识读性、系统依赖性、信息与特定载体之间的可分离性、信息的易变性、信息存储的高密度性、多种信息媒体的集成性和信息的可操作性等。[7]

“在手工文件保管系统中，不管是文件格式还是整理顺序的变化都能实实在在的反映出来，但是在电子系统中的格式和顺序只是逻辑概念。在电子文件保管系统中，针对文件系列的著录可能是软件、数据表结构、系统体系结构的逻辑电路的组成部分，也可能没有包含在电子文件系统之中。”[8]文件的特征是内容固化和形式稳定。对于纸质文件而言，其内容、背景和结构是同时固化在同一载体（纸张）上的，任何一个要素发生变化，都会在纸质载体上表现出来。只要保存纸质文件的完整性，其文件本质（即凭证价值）就不会损坏。而电子文件的情况则完全不同。电子文件在其整个生命周期的运行过程中，其内容、背景和结构三个要素在任何一个环节都可能被改变且不受载体的制约，关键的问题是电子文件的使用者和管理者轻易无法察觉这些变化，除非在电子文件的形成阶段从管理与技术两个方面采取措施，这是由电子文件的“信息与特定载体之间的可分离性”这一特点所决定的，解决的办法就是引用前端控制思想从电子文件的形成阶段开始“干预”。

2.2 文件数量的激增

随着人类社会活动的增多，人类社会的信息量呈几何增长的趋势。信息的复制靠鼠标就可轻松实现，信息的杂乱降低着人们查找和获取信息的效率。“信息爆炸”、“信息超载”、“信息疾病”等说法和现象带给人类无限的焦虑，正如前美国档案工作者协会主席杰拉尔德·汉姆所言，“信息过载现象逐渐严重，信息的判断比信息的处理和获取显得更为关键”。[9]与此相对应，“文件雪崩”的现象不可避免，电子文件的出现并逐步成为主流的文件形式加剧了人们的这种焦虑程度。从档案学科的视角出发，解决信息污染的方式之一就是以文件生命周期理论为基础对电子文件实施“全程管理原则”，而前端控制思想与这些理论和原则相契合。

2.3 文件保存的困难

保证电子文件内容、背景和结构三要素不被修改是保障电子文件真实性和完整性的前提。在电子文件整个生命周期中可能影响电子文件真实性和完整性的环节主要包括：捕获时格式的转换、文件的复制、存取过程、保存与维护过程、系统的维护过程和存储系统更新换代。[10]电子文件的“信息的非人工识读性”和“系统依赖性”等特点使电子文件即使在保证了内容、背景和结构三个要素不被改变的情况下，也要应对计算机软硬件平台升级换代所面临的信息迁移等问题。电子文件存储介质的损坏、文件格式和存储技术的过时以及软硬件的兼容性问题，都会给电子文件带来风险。目前可行的解决方案无论是管理方法（如，行政手段出具证明或权威机构认证等）还是技术手段（如，数字签名、数字证书、数字水印和公共密钥等）都体现着前端控制的思维。