试述公证在招标活动中的监督作用

[摘要]招标公证是公证机关根据招标方的申请，依照国家有关招标的法律、法规、规章，对招标投标各方的主体资格投标的真实、合法性的非诉讼活动，为保证招标投标活动公平竞争、程序合法，并防止现象的发生，公证处应积极参与招标投标活动。

[关键词]公证　招标　监督

[中图分类号]D926.6

[文献标识码]A

[文章编号]1009-5349(2010)09-0114-02

随着我国经济体制改革的不断深入，招标活动被广泛运用在建筑工程承包、企业经营承包、土地开发、物资采购、科技产品的开发等方面。为了保证招标活动依法进行，公证处应积极参与招标投标活动，以国家公证员的身份实施监督，保证招标投标活动公平竞争、程序合法，并防止现象的发生。

一、公证在招标活动中的意义和作用

招标投标是指招标主以公告或邀请函的方式将招标和招标程序公之于众，同符合条件的公民或法人(投标人)按照招标人的要求进行投标，招标人从众多的投标中迁出最佳投标，并与该投标人(中标人)签订合同的活动。招标投标是一种重大而复杂的活动，不仅关系招投标双方利益，而且直接关系到国家的利益，必须利用行政、经济等法律手段管理和监督，这正与公证的监督职能相一致。为了保证招标投标活动按照公开平等、诚实信用、择优中标的原则依法进行，维护双方的合法权益，防止招标投标活动中各种违法现象和不正之风的出现，招标投标当事人也迫切需要公证这一法律手段来保护自己的合法权益。

招标公证是公证机关根据招标方的申请，依照国家有关招标的法律、法规、规章，对招标投标各方的主体资格投标的真实、合法性的非诉讼活动。其公证的任务和职能作用在招标活动中主要体现：1.保证招标投标活动在真实、合法的基础上顺利进行。2.预防、减少招标投标活动中的违法行为和不正之风，维护当事人的合法权益。3.提高了招投标活动的可信度，使投标单位敢于放心大胆地参加投标。在招标投标公证过程中，公证人员不偏不倚地站在公正的立场上，既维护了招标方的合法权益，又维护了投标主的合法权益。4.有利于预防纠纷、减少诉讼。招标投标办理公证，可以及时消除各种纠纷隐患，减少防止矛盾的发生和激化，达到预防纠纷、减少诉讼之功效。

二、公证在招标流程中实施监督的程序

根据《公证程序规则》《招投标公证程序规则》的规定和招投标活动的特点，招投标公证主要分为申请与受理、审查、现场监督和出具公证书四个阶段。

(一)申请与受理

1.招投标公证申请应由招标方的法定代表人或其法定代表人的委托人向其住所地的公证处提出。招投标的公证申请，一般应在招标公告或招标邀请函发出之前提出，特殊情况下也应在招标开始前提出。受理后，承办公证员就申请公证的有关问题，询问当事人，并制作谈话记录。

(二)审查阶段

招标投标公证的审查是整个活动的一个主要阶段，也是公证机关对该项招投标活动进行现场监督的前提。因为招投标是一种多方参加的，由多个不同的环节构成的、相互间联系紧密的法律行为，一个主体不合格或一个环节出问题，都可能导致招标投标活动的无效，给当事人造成难以弥补的损失。为了招投标活动真实合法，公证机关必须一开始就介入招标活动，对每一个环节逐次审查、监督。主要任务是通过对申请人提交的全部材料的审查核实，以及必要的调查，确认招标方是否具备招标条件，招标项目是否符合法定的经营范围和经营方式；招标活动是否获得批准，并同时具备其他规定的条件。因为招标文件是招标活动中最主要的文件，是投标方编制标书，参加投标的招标方评标定标的主要依据，也是整个招标活动的主要规则，对招投标双方都具有法律约束力；审查标底的编制是否符合规定的程序和原则，是否经过有关部门的审核批准：审查评审委员会的人员组成及其工作对招标活动能否实现公平、平等、择优中标的原则。因为评标委员会是招标活动的一个重要的组织机构，是根据招标文件的要求和标底进行评议，确定哪一个投标方中标起关键性的作用。只有这样才能保证招投标活动顺利地进行下去。

(三)现场监督阶段

根据《公证程序规则》规定，公证处办理招标公证，承办公证员应亲临招标投标现场，对投标、开标、评标活动进行现场监督，以保证整个招标投标活动按照法律和招标文件的规定进行。

1.招标阶段

承办公证员通过招标方发出的招标公告或招标邀请函、投票方的资格预审文件，主要审查投标方所提交的有关证明材料是否齐备、是否符合招标文件规定的手续，以确定招标方是否具备国家有关规定和招标所要求的投标资格。

2.投票阶段

投票开始前；承办公证员需对招标单位设置的投标箱进行检查，检查投标箱是否完好，是否符合规定的要求。检查完毕以后，公证员需同招标单位一起对投标箱加封，并监督投标人将标书投入标箱。同时应检查投递标书人的身份和标书的密封情况，并做出记录。在投标时间截止时，承办公证员应会同接标人一起将投标箱的投标口密封并加贴封条。此阶段也是招标活动中的重要环节，如中途出现差错也将导致该项活动的无效。

3.开标阶段

招标单位应按规定的时间、地点举行开标会议。在会议中，承办公证员重点查验投标方代表的资格证件和身份证明，确认其身份；检查投标箱的密封情况，并宣布投标前后标箱检查结果和密封情况；监督投标箱的启封，检查标书份数和密封情况，并宣布查验结果：监督唱标人所唱标书是否与标书正本一致，不一致的应予以纠正；在开标结束后，对符合规定的程序、方法、原则的开标活动，公证员应当宣读开标公证词。

4.评标定标阶段

承办公证员在此阶段重点查验评标组织成员的资格，核实其身份，对与投标方有利害关系的评标组织成员，让其回避；监督公布评标定标标准、评标定标活动的程序、原则、方法、纪律及注意事项；检查标底和标书的密封情况，监督评标委员会按照招标文件规定的原则、标准、程序和方法进行评标、定标；检查定标结果是否与评标定标记录一致；监督评标委员会成员在评标定标记录上和定标决议上签字；

5.出具公证书

根据《公证程序规则》规定，对招投标活动“真实的、合法的，公证员应当现场宣读公证词，并在规定期限内作成公证书发给当事人，该公证书宣读之日起生效。”

三、提高公证质量是招标投标活动的有效保障

公证质量是公证工作的生命线，公证员没有对工作高度的责任心、严谨的工作作风、过硬的业务知识，公证书的法律效力就得不到真正的体现。

首先，必须要加强自身的诚信建设，进一步提高自身信用，把公证行业建设成为对社会、对群众负责的行业、一个让社会和群众信得过的行业。公证作为一项重要的信用保障法律机制，在建设社会信用方面的作用，主要是确保有关经济、民事活动主体合法，为经济、民事主体依法维护自身合法权益提供强有力的保障和真实性的证据。如前几年前发生的“西安宝马案”就是一起令人深思的案例，承办公证员对体彩销售的整个过程没有实施全方位监督，特别是对中奖人员的身份审查不严、对中奖没有实施有效的监督管理，致使违法行为和不正之风得以漫延，从而严重地损害了当事人的合法权益，抵毁了公证队伍的整体形象，影响了公证的社会公信力。

其次，要建设一支政治合格、道德高尚、纪律严明、业务过硬的职业化公证队伍。提高和维护公证信用，关键在公证人。第一，公证员要树立崇高的理想。作为一名公证员要树立正确的世界观、人生观和价值观，坚定共产主义伟大理想，坚持建设有中国特色的社会主义信念，牢固树立全心全意为人民服务的宗旨，正确对待权利、地位、自身利益，克己奉公，以实际行动践行“三个代表”。第二，公证员要掌握过硬的业务知识。业务知识是一个人从事某项工作最基本的条件。公证员是国家授权公证事务的国家公证人，客观上要求其公正、公开、公平地履行职责，必须熟知国家的法律法规。公证员要加强自身修养，提高道德水平，遵守公证员《职业道德基本准则》，讲文明，有礼貌，遵纪守法，树立公证职业全新形象。

人们将“公证人”看作是公平、公正的社会正义形象的代表，将其出具的公证书看作是最具公信力的法律文书。因此，作为一名公证员，在工作中只有严格遵守办证程序、履行监督职能、确保公证质量、公证书才能达到预期的法律效力，才能被社会所认可。