浅谈规范物资采购程序,控制物资采购成本的策略

摘要：物资采购作为获得生产资料的商品交易行为，已经成为企业生产经营活动的重要组成部分。物资采购在保障企业生产经营、实现企业生产经营目标、提高企业声望、扩大企业生产经营、提高企业经济效益等方面具有重要作用和显著意义。本文简要分析物资采购程序，并提出控制物资采购成本的策略。

关键词：物资采购 物资采购程序 物资采购成本

一、物资采购概述

物资采购学就是研究工业品生产资料采购理论的科学。商品生产和商品流通是物资采购的前提和条件。反过来，物资采购保证了商品生产和物资流通的顺利进行。国民经济各部门、社会集团和个人，是物资采购的主体。

1.物资采购的地位和作用

物资流通的地位，是由其在社会再生产过程中所处的关键位置和环节决定的。社会再生产的总过程包括生产、分配、交换和消费四个环节。物资流通则是执行分配和交换职能的，它处于连结生产又连接消费的中间环节地伙，是生产与消费的纽带和桥梁。从宏观角度考察，物资采购在社会再生产和物资流通过程中，处于关键位置和环节，它是社会再生产和物资流通远行的“启动器”。

物资采购在企业生产经营中的地位，就决定了它在企业生产经营中必然发挥出重要的作用。物资采购的作用，主要表现在物资采购村企业生产经营活动产生的影响、影响产生

的活动、影响产生的效果和效能，以及物资采购的作用点、作用面和作用力等诸多方面。

2.物资采购的要求和原则

物资采购既涉及企业的生产经营，又涉及外部市场等多方面。对物资采购的要求，概括地说，就是要与它所涉及的诸方面相适应，简要概括为以下几点：要与企业生产经营活动相适应；要与企业生产经营目标相适应；要与企业物资储备相适应；要与物资市场供求状态相适应；要与科技发展相适应；要与产业政策、物资分配供应序列相适应；要与自然资源合理开发利用相适应。

物资采购与其他经济活动一样，有自己的活动目标。要实现物资采购目标，必须遵循一定的行为准则，用以约束物资采购活动。物资采购原则有包括规范化原则、效益原则、核算原则、技术先进性原则、经济合理性原则、质量适合需要原则、功能与价值相匹配原则、发展协作采购原则、比较与选择原则等。物资采购的上述原则，是一个相互联系的原则体系。在物资采购活动中，要综合权衡利弊得失，不能顾此失彼。

二、规范物资采购程序

物资采购活动是一项纷繁复杂的工作，物资采购科学与否，是物资采购活动成败的关键。任何不恰当的采购，都可能导致诸如效益下降、生产中断等不良后果。物资采购同其他经济活动一样，有其必须遵循的科学程序。各项工作之间客观上存在着一定的、内在的、不可破坏的先后顺序和联系。由此可见，规范物资采购程序具有重要的意义。

1.购买决策阶段

在这一阶段中购买与否的抉择作为工作的起点具合决定性意义。以物资采购任务书的编制完成为基础，进行如何购买的讨论，其结果成为编制物资采购实施方案的重要依据。在生产过程中，每个企业部需要不断地获得和使用各种不同的物资。由于取得它们的途径多种多样，所以，在每个企业获得其所需物资以前，都必然会面临选择。尽管企业性质各不相同，所需物资千差万别，但获得企业所需物资的途径的选择，却是每家企业在进行物资采购活功时所必须进行的工作。

(1)决策购买

决策购买一般通过以下两项工作来进行：分析企业内外部环境和可行性研究。工商企业经营管理史上无数事例都已证明，企业所处的内外部环境的任何变化，都将给企业不断地造成新的机会和新的威胁。作为购买与否决策依据的企业内外部影响因素，则大致包括以下几方面内容：企业的现状和发展趋势；企业长期发展战略规划；本企业技术特点；物资需求的原因；市场现状和发展趋势；经济形势和发展趋势；有关政策法规；行业现状和发展趋势。

其次还要对拟进行的物资采购进行可行性研究，其研究主要包括考察拟采购的物资市场来源是否可靠、企业所需物资在市场上是否能及时得到、企业所需物资的技术要求与市场现有物资的技术性能之间的差距、以及企业所需物资采购的经济效益的高低等。

(2)编制采购任务书

当企业最终确定购买所得物资之后，有关物资采购部门就应与需要单位联系，开始着手编制物资采购任务书。科学地编制物资采购任务书，对于合理进行采购工作、保证生产经营所需，提高产品质量、降低产品成本、加速资金周转有着重要的作用。

(3)讨论如何购买

讨论如何购买的目的在于解决在多大的采购批量上，从何种渠道，以怎样的价格进行购买等问题。这一环节不仅是购买决策阶段的中心工作，决定着物资采购工作科学与否的基础，同时也是物资采购活动经济效益好坏的前提。讨论如何购买涉及物资采购批量决策、物资采购渠道决策、物资采购价格决策等环节。

(4)编制采购任务实施方案

根据企业的物资计划管理、目标管理基本原则的要求为了真正地实现物资采购的既定目标和任务，在物资采购程序中，还要进一步编制采购任务实施方案，具体明确地指出何时、何地、由何人去实施何种物资采购行为。首先把为达到既定目标所要完成的全部采购任务分解为若干子任务，其次明确各个分任务之间的必要顺序与相互关系，然后明确分工，弄清有关机构或人员的职责范围、权利大小和应得的利益，相继确定每一采购分任务实现所需的条件和时间，最后确定每一采购分任务的进度表。

2.购买阶段

根据不同的采购任务，物色供应企业是这个阶段的基础性工作，同时也为精选供应企业提供了对象，为供应企业的最后确定提供了必要的准备。

(1)物色供应企业

物色供应企业不仅是物资采购业务工作的起点，同时也是选挥、确定供应企业的基础。这个环节由以下三项工作构成：调查和收集信息；征求建议；编制可能的供冲企业的相关情况表。

(2)精选供应企业

精选供应企业同样不等于供应企业的最后确定，它只是为即将开始的采购活动提供接洽对象。精选供应企业的工作，涉及的方面和问题也是十分复杂的。其中关键是进行供应企业选择决策。另外，有关采购人员还要编制供应企业精选说明书，对被精选的供应企业的有关情况产以说明，为物资采购执行情况的核变提供依据。

(3)确定供应企业

确定供应企业对物资采购任务能否圆满完成具有决定性作用。与供应企业进行物资采购方式讨论、洽谈具体内容、以及签订相关协议。

(4)协议的履行

物资采购活动的最终目的，是要获得企业生产经营所需的物资，即要履行物资采购协议。通常情况应作好以下几项工作：办理运输业务、入库验收、支付货款，以及检查合同履行情况等。

3、购后反思阶段

这一阶段主要包括合同履行情况的检查、经济效益的评价等两项基础性工作。企业经营管理的中心思想――不断提高企业经济效益。在物资采购活动结束后，还应对其进行经济效益评价。同时，在物资采购活动之初，由于经济效益预测存在着许多不确定出素，客观上也要求在物资采购活动结束之时，及时进行经济效益的评价工作，真正地掌握物资采购活动的确切效益。

三、控制物资采购成本

用户购买某种产品时，不是购买产品本身，而是购买产品的功能以满足某种需要，并且希望费用最低。价值工程就是以最低的总费用，实现产品或作业的必要功能所进行的有组织的活动。所以在物资采购过程中应遵循价值工程原则。

1、把物资的价值作为衡量物资优劣的标准

评价物资的好坏，应该从功能和费用两个方面来综合考虑。选择功能高，费用低的物资。降低物资的成本，且能收获最大的价值。物资产品的选择首先，应根据供应企业生产经营选择产量大的主导产品、成本低而利润高的产品、在市场竞争中处于有利地位的产品，其次，应选择存在问题较少、提高价值的可能性较大的物资。

2、以所需物资的必要功能为首选条件

生成产品所需要的功能就是必要功能，其不需要的功能就是不必要的功能。在各种物资的供应中，大多数物资往往存在着不必要的功能，实现这些不必要的功能需要付出一定的费用，这部分费用对企业来说，都是一种浪费。因此．企业在物资购买的过程中应该尽量以物资的必要功能为首选条件。

3、衡量实现物资的必要功能所需的最低总费用

这里强调的是一个“总”字。物资的费用可分为生产费用和使用费用两部分，生产费用是指为制造和销售产品所支出的费用，对物资购买者来讲，物资的价格就是生产费用。使用费用就是指用户在使用产品过程中支出的费用，加能源消耗、维修等费用，对于物资购买者来说，不仅要考虑物资的生产费用，同时也要考虑物资的使用费用，更加追求这两者之和――总费用最低。

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