浅谈物资采购审计

摘要：本文从分析物资采购存在的潜在风险入手，探讨内部审计在物资采购中的方式与关注点，总结出一套适应石油行业的内审方式。使之成为有利于规范物资采购行为，有效揭露制度缺陷和管理漏洞，提高企业免疫力的有效手段。

关键词：风险导向；物资采购；审计

物资采购是企业生产经营的关键内容之一，是最容易出漏洞、也是最容易出现舞弊的环节， “常在河边走，哪有不湿鞋”是目前对物资采购部门形象的评价，可见其风险之高。论采购风险，主要指人为风险，如：采购预测不准无法满足生产要求或超出预算、供应商互相结盟导致供应不及时等风险，这些都会影响采购预期目标的实现。因此，物资采购审计必然要在分析风险的基础上，寻找审计方法与措施。

一、物资采购风险分析

1.计划制定风险 因市场需求发生变动或是对生产接触肤浅，影响到采购计划的准确性；采购计划管理技术不适当或不科学，与目标发生较大偏离，导致采购中计划风险，这样的计划，可能造成物资积压风险，因此，物资计划制定是最原始的风险。

2.合同风险 一是合同行为不正当。卖方为了改变在市场竞争中的不利地位，往往采取一系列不正当手段，如对采购人员行贿，套取企业采购标底；二是供应商之间串标、围标。互相之间达成某种默契，哄抬价格，给采购人员造成假象，成本虚高。

3.验收风险 在数量上缺斤少两；在质量上鱼目混珠，以次充好；在品种规格上货不对路，不合规定要求；在价格上发生变形等，如采用不合格的包装等手段等，因此验收风险也是重中之重。

4.库存风险 一是采购量不能及时供应，造成生产中断而引发的风险。二是物资采购过多，形成积压，大量资金沉淀于库存中，失去了资金的机会利润，形成存储损耗风险。

二、以风险为导向的审计步骤

1.采购计划方面。采购计划是物资采购的关键程序，审计人员应选取若干份采购申请单，检查摘要、数量、日期和相关文件是否完整，审核批准手续是否完整；如发现企业的采购申请、采购计划没有经过审核批准，则可认为企业对采购计划环节控制薄弱，增加了后续风险。

2.合同管理方面。审计人员应检查采购订购单的完整性，如编号、日期、数量及运输要求等是否齐全，审核订购单上是否有相关采购人员和主管人员签字。抽取若干份采购合同，检查采购方式的选择是否执行了公司管理规定，将合同内容与采购计划内容进行核对，检查合同评审程序是否符合规定，相关审批手续是否完整。

3.验收方面。审计人员应检查物资验收部门在收货时对货物的检查情况，检查按编号顺序处理的验收单的完整性，即检查验收单是否连续编号、内容填写是否完整，是否有技术人员签字，审核入库单与验收单是否一致，审核验收单与订购单的一致性；检查验收与采购、保管职责是否由不同人员担任。

4.结算付款方面。审计人员应抽取若干采购业务的原始凭证，检查每一张确认负债的记账凭证是否均附有订货单、验收单、供应商发票，审核这些原始凭证的数量、单价、金额是否一致，原始凭证上的各项手续是否齐全。

三、具体审计措施

1.采购计划的审计 获取装备及材料消耗定额、工程设计等技术规范资料，审核物资采购申请单的内容是否完整，是否结合生产计划进行编制，是否经过审核批准；审核物资采购计划的编制是否结合现有库存量、安全库存量、施工进度计划等因素计算确定，审核采购计划中对物资质量的要求是否符合相关技术规范的规定。

2.采购方式选择的审计 企业物资采购应建立在法人层面，对工程所需的主要材料、大宗物资实行统一计划、统一采购、统一供应、统一调度和统一核算。采购方式可以分为招标采购、询价采购、直接采购。施工企业应对各类别供应商实行分级管理，通过对供应商进行调查和评估，合格者进入《合格供应商名册》，物资采购必须优先在名册中选择。

3.采购合同的审计 获取采购合同及有关证明文件资料，审核订立合同主体是否合法，是否具有相应的资质；审查合同内容是否合理、合法；审查长期采购合同价格的执行是否约定了物价变动影响及其约定的合理性；审查对合同纠纷处理的约定是否合理。审查合同标的、数量和质量、价格是否与物资采购计划、招标结果相一致；审查采购合同的签订是否履行了规定的审批手续；签订后的采购合同文件是否齐全。

4.验收环节审计 获取原始验收证明和验收单，检查验收单是否齐全，核对合格证等是否齐全；检查验收部门是否执行了的“四验”制度；检查物资是否与采购计划、合同及随货清单一致，不一致的是否依据合同进行了退货或索赔处理；获取行业标准、技术规范等文件资料，检查计量、检验试验器具是否经过国家法定检验机构的检验并取得了书面报告，审核需要进行检验实验的物资是否进行了检验试验并取得证明文件。

5.结算付款的审计 结算审计是物资采购环节付款之前的最后一道关口。审计人员应审核预付货款是否有合同约定；会计部门是否依据验收单、供应商发票、订购单等确认应付账款，检查结算价格、运输费用承担等与合同约定的是否一致；审核是否依据合同约定支付货款；对供应商实行函证，审核应付账款余额的正确性。

物资采购审计的方式与程序有很多种理论，但针对石油钻探行业的审计流程万变不离其宗。相信在完成上述审计流程后，审计人员即可依据所取得的审计证据，分析得出企业物资采购薄弱环节及内控执行效果的客观结论，并对削弱人为风险提出规避和改进的建议，促进企业改善经营管理水平，实现提高“免疫力”之功效。