论商务英语信函写作中的礼貌原则

摘要：中国同世界各国的贸易往来越来越频繁，商务英语函电作为商务活动交流的重要媒介，在国际商务活动中发挥着重要作用。礼貌原则是商务英语函电的最突出特点之一，要学会掌握和运用这一原则，更好地为商务活动服务。

关键词：商务英语信函 礼貌原则 礼貌敬语

一、引言

入世以后，中国与世界各国的经贸往来更加频繁。商务英语不仅是国际商务活动中通用的一种ESP语言，还是对外经济活动中的重要工具。商务英语函电则成为世界各国之间相互沟通、开展业务、达成交易、建立友好合作关系等国际商务活动的重要媒介。商务英语信函是现代商务活动中一种必不可少的工具，在国际商务交际中起着重要的作用。商务英语信函写作遵循7C原则，即礼貌（courtesy），清晰（clarity），简洁（conciseness），正确（Correctness），具体（concreteness），体谅（consideration），完整（completeness）。对于商务英语信函，最突出的特点就是礼貌原则，一封礼貌的信函，得体的表达直接影响到双方贸易关系能否建立，企业能否树立职业道德形象，双方能否最终达成贸易合作。本文将从三个方面来浅析商务信函写作中的礼貌原则。

二 、礼貌原则

礼貌是语言活动的一条重要准绳，是建立良好人际关系的前提，礼貌原则是商务英语函电的最突出特点之一。礼貌的英文是courtesy，它有很多种解释：good manners， courteous behavior； a polite of kind action or expression； gracious politeness； a polite， helpful， or considerate act or remark。从上面的解释中不难看出，商务英语信函时要遵从礼貌原则，其用词应该是“a polite way， helpful way， a kind expression”。礼貌是日常生活行为中具有道德和伦理意义的一项行为准则，包括人们为维护和谐的人际关系所做出的种种努力。礼貌一词在语用学研究领域有其独特的理论内涵。英国语言学家Leech对礼貌原则解释为：①得体准则（Tact Maxim）、②慷慨准则（Generosity Maxim）、③赞誉准则（Approbation Maxim）、④谦虚准则（Modesty Maxim）、 ⑤一致准则（Agreement Maxim）和⑥同情准则（Sympathy Maxim）。

三、礼貌原则在商务英语信函写作中的应用

1.礼貌敬语的使用

商务英语信函写作中的礼貌敬语使用非常频繁，主要体现在以下几个方面：

①用于称呼语（Salutation）

称呼是信函开头的礼貌问候，商务信函的开头称呼是有讲究的。商务信函中常用的正式问候语是：当称谓单个人时，一般使用“Dear Sir”或“Dear Madam”；当称谓两个或多个人时，使用“Dear Sirs”或“Dear Madams”，或“Gentlemen”。如果有明确的收信人，那么可以使用如下正式而亲切的称呼：

Dear Mr. Smith，

Dear Ms. Zhang，

Dear Prof. Hobart，Dear

Dr. Patricia，

如果收信人是女士，不知道结婚与否，都趋向于用“Ms.”作为礼貌的尊称。

②用于正文中（Body）

信函正文部分是核心内容，向收信人传达信息，一封礼貌的信件不仅可以达成交易，而且还可以促进友好关系，在写信时，要避免盛气凌人或是命令的口吻，避免用粗鲁、不礼貌、不恰当的语言。多用诸如“Please，very glad， very grateful， with thanks， would be appreciated， have pleasure， be obliged…”等表示尊重对方的词语。

③ 用于结尾谦称（Complimentary Close）

结尾谦称是结束信函的礼貌方式。结束语和信头的称呼语同等重要。如果合作伙伴是你熟悉的朋友，则可以用非正式用语“best regards， best wishes”等结尾。如果是第一次和对方合作，则要使用正式用语表明你的客气和认真的态度，这时可以使用如：“Yours Truly，Truly Yours，Sincerely，Sincerely yours， Yours faithfully…”等。如果对方是你非常敬重的人，则需用“Respectfully， Yours respectfully”表示你的礼貌和对对方的敬意。当然，结尾谦称要与信函开头的称呼保持一致。

2. 礼貌肯定积极语言的使用

商务英语信函中应避免消极否定语言的使用。人们总是乐于接受肯定积极的语言。例如：

A1. If you can not meet us halfway， we will not see our way clear to entertain the business.

A2. If you will not effect shipment in time， we will not catch the season.

A3. We will not arrange shipment until the end of August.

以上三个句子都使用了否定消极的语言，传递的信息会让对方感觉非常的不舒服，容易产生消极的想法，进而影响合作的兴致。我们可以考虑做如下改动：

B1. If you would meet us halfway， we can see our way clear to entertain the business.

B2. If you can effect shipment in time， we will catch the season.

B3. We will arrange shipment at the end of August.

转换成积极肯定的语言之后，交易的双方多了几分客气，即使到时候不能完成的事情，也要让对方有一定的希望。

3、多种语气的使用

商务英语信函中，各种语气的句子也屡见不鲜。其中表达委婉、疑问和虚拟语气的句子很多。

a.委婉语气的使用。每一种语气都有一定的语用场合，也都能达到一定的交际效果。在贸易活动中，贸易双方总会有产生分歧的时候，为了避免直接冒犯对方，写信时会采用委婉温和的语言。如：

A1. We would appreciate it if you please let us know the ruling prices of the above items. （委婉提出请求）

A2. I am sorry to say your offer seems to be on the high side. （委婉拒绝）

A3. We sincerely hope that you will take this matter into your careful consideration.（委婉表示不满）

b.疑问语气的使用。疑问语气一般是通过询问对方的要求或意愿来传达一种请求， 比直接用肯定句表达的语气间接、委婉，能让对方感觉到受人尊重，很容易赢得对方的好感。如：

A1. Will you please reply us before Friday？

A2. Are the goods to be flown or shipped to Fuzhou？

A3. Could you offer us a lower price as soon as possible？

c.虚拟语气的使用

d.虚拟语气一般用来表达写信人的猜测、愿望、建议、请求等。它是一种礼貌表达愿望的方式， 可以给双方留下更多商量的余地。商务信函中常用“ I wish， as if， could/would//should have done”等句型。例如：

A1.We would very much like to solve the matter in a friendly way.

A2. Would it be possible for you to send us your price-list as soon as possible？

A3. I would be pleased if you could accept my apology.

四、 小结

商务英语信函不仅是一种贸易沟通方式，也是建立友谊、吸引客户的手段。在国际贸易活动中，商务英语信函发挥着越来越重要的作用。当用商务英语信函进行贸易交流时，突出商务英语信函的特点，注意体现礼貌原则，实现贸易双方的有效沟通，促进贸易的最终达成。

【参考文献】

1.腾美荣， 许楠. 外贸英语函电〔M〕北京：首都经济贸易大学出版社

2.张岩. 商务英语信函写作中的礼貌原则探究 〔J〕中国商贸

3.黄燕妮. 大学商务英语写作中礼貌性原则的体现 〔J〕产业科技论坛