商务英语中礼貌原则的运用

时间:2022-07-06 06:06:24

商务英语中礼貌原则的运用

摘 要:随着全球经济的迅猛发展,商务英语在商务往来中的地位愈加重要起来。对于商务人员来说,无论是在函电的文字表达中,还是在商务洽谈协商中,只熟悉国际贸易知识是不够的。如能借助一定的语言表达技巧,礼貌、含蓄、委婉、得体地陈述自己的观点或愿望,提出请求或建议,有利于创设良好的设备环境,达到交易双方所预期的目的。

关键词:商务英语 礼貌原则

现代英语是国际商务活动的通用语言。随着全球经济一体化进程的加速,各国之间经济合作的领域逐步扩大,经济贸易往来日益频繁,商务英语成了经贸活动中的重要语言工具。商务英语因其涉及语言、知识、交际技巧、商务特点、文化背景等因素而形成了自己的特色,而其中语言的表达方式在商务活动中就有着不可低估的作用。

商场如战场,但商战毕竟不是打仗。商家吸引客户,扩大利益的武器不是飞机大炮,而是不同场合和背景下恰当的礼遇、委婉客气的话语、措词得当的函电或谨慎严密的条款。从一些商务活动的成功案例中不难发现,礼貌、得体、不卑不亢而又语中要害是顺利成功地进行商务活动的基本要求。这其中,礼貌的重要性不可小觑。

礼貌是言语行动谦恭的表现,是使人际交往顺利进行的协调因素。语言是表达礼貌最常用的手段,利奇正是看到了礼貌在人际交往中的重要性,才在格赖斯的合作原则的基础上提出了礼貌原则。利奇的礼貌原则是指在交际活动中,把礼貌的信念或惠及他人的信念的表达提高到最大限度,而把有损于他人的信念的表达减到最小限度。这里的“惠”和“损”是最广泛意义上的“惠”和“损”,并不专指物质上的得失。具体说来,礼貌原则包括六条准则,即:得体准则,慷慨准则,赞誉准则,谦逊准则,一致准则,同情准则。下面就来看看这六条语用礼貌准则在商务英语中的具体运用。

1.得体准则的运用

得体准则的具体内容是:减少表达有损他人的观点。尽量少让别人吃亏,尽量多使别人得益。不同文化背景的社会具有不同的礼貌规范。在某一语境中最礼貌的表达方式,在另一语境中不一定妥当,可能显得过于礼貌,也可能不够礼貌。因此,要根据不同的场合、不同的对象和不同的内容,考虑双方的受益与吃亏程度,来确定礼貌的级别。否则,很容易产生歧义。所以,商务交往中得体的言语是很重要的。比如,一封直截了当的业务信件写给一位美国商人很可能是成功的,而对于日本商人来说,它那直率的语气也许会很不得体。

另外,在业务洽谈过程中,常需要了解对方的生产设备、技术情况、产品质量及信用等情况,对这些不宜直接询问而又必须知道的信息提出疑问时,为表示尊重与礼貌,同时也为自己一时的冒昧留有回旋余地,可在问句后加上“if I may ask”。如:

But how are you going to pay for your imports, if I may ask?

如果不加,对方有可能会以为你瞧不起人,认为他们付不起帐。

再如,在表达请求、建议时,如果直接使用祈使句,会显得生硬而无礼。若变换为疑问句或感叹句的形式,会使语气更加委婉客气,对方也更易于接受。

Will you please take prompt action to open the credit so that the shipment can be effected before the end of this month?

2.慷慨准则的运用

慷慨准则的具体内容是:减少表达利己的观点。尽量少使自己得益;尽量多让自己吃亏。这就是要从对方的立场出发,考虑对方的背景、困难与愿望,尽量满足对方的要求,扩大对方的利益。对方会因此产生获益的感觉,符合商家的获利心理。

We do not keep stocks but are willing to have the cashmere jumpers specially made for you.

这句话中“specially”一词的运用,使人感到卖方为买方的得益做出了让步,使买方明显看出了卖方对双方交易做出的努力,也显现出卖方的诚意。再如:

If you will let me know the number and airline on which you are arriving, I will be happy to meet you.

这句话退一步表达了说者想知道对方航班信息的愿望,大大减少了对自己的受益程度。

由此可见,在商务英语中多采用“对方态度”而少用“自我态度”会为商务交往带来种种便利。在为对方着想的同时,也达到了自己的目的。

3. 赞誉准则的运用

赞誉准则的具体内容是:减少对他人的贬损。尽量少贬低别人,多赞誉别人。每个人都愿意听到赞美的话语。在商务交往中,真诚适当的赞誉在满足对方的心理的同时,还有利于缩短双方距离,融洽气氛,更容易达成共识,使商务活动顺利进行下去。需要注意的是,赞美要真诚,切忌虚情假意;要适当,切忌言过其实。对不同个性的对象,也要采用不同的赞美方式。

We’d like to cooperate with you because of your high ability. We heard that the business transacted through you last year amounts to more that $ ......

这里通过对对方生意额的具体数字的表述,表达了对对方业绩的肯定和能力的赞美,使赞美令人信服。

当对方有错的时候,也不要直接批评。

We have found out that you are delinquent with regard to your amount by $ 3.

此句中用“delinquent”指责对方犯错误, 肯定会使对方感到不快, 交易很难顺利进行, 显然这一消极词使用不当,就不如:

Your amount shows small deficit of $ 3.

这样不直接指责对方,给对方留有面子,更易于对方接受。

4. 谦逊准则的运用

谦逊准则的具体内容:减少对自己的表扬。尽量少赞誉自己,尽量多贬低自己。这一准则的运用同样要具体情况具体分析,过度的谦逊有可能会让对方认为你一无是处,甚至看不起你,降低你能力的可信度。对方认为与你合作无利可图,必败无疑。因此而贻误商机,导致商务活动失败是十分不值得的。

We are extremely and sincerely sorry for the error and ask that you accept our humble and sincere apology for the undue inconvenience suffered by you.

这种表达方式过于谦卑,甚至有点低三下四,会引起对方的反感,或让人感到不真诚。不如改为:

We are concerned about the inconvenience you have suffered, and apologize sincerely.

再如: We beg to acknowledge receipt of your letter dated 11th December.

“beg”这一类的词显得有些低三下四,最好不要出现在商业书信中。下面的写法更为妥当:

We have received your letter of Dec. 11.

5. 一致准则的运用

一致准则是指:减少自己与别人在观点上的不一致。尽量减少双方的分歧,尽量增加双方的一致。

但在商务活动中,各方代表都乐于为本方争取更多的权力与利益,不免会产生许许多多各种各样的分歧。此时,不应直接表示不同意对方的观点,直言不讳会让人难以接受,不能取得较好的效果。这时委婉、含蓄,甚至幽默地表达自己的看法则可以避免尴尬局面的出现。

如厂家在夸赞自己的产品质量好、价格低,希望商多提些货物,但其实并非如此,该产品在市场上已无竞争力可言。然而,出于礼貌,商可以这样说:

Yes, you are quite right, but we regret to say that the goods are unsuitable for this market.

再如:A: I think John is a good businessman.

B: Yes. He could sell sand to Saudi Arabia.

谁都知道沙特是个沙漠国家,向沙特贩卖沙子的商人会是怎样的一种商人?B通过幽默的运用,巧妙地回答了A。

6.同情准则的运用

同情准则的具体内容是:减少自己与他人在感情上的对立。尽量减少双方的反感,尽量增加双方的同情。关键是要注意表示出自己与对方共同的心情,要喜别人之喜,忧他人之忧。

试比较:

A. We have your letter of May 8 in which you say that the goods you ordered on April 1 have not arrived.

B. We regret to learn from your letter of May 8 that the goods you ordered on April 1 have not arrived.

A使人感到冷淡和漠不关心,B则符合同情准则,使人感到对方与自己站在同一个立场上,使双方不会产生心理隔阂。

“和气生财”是商界人士一直遵循的原则。“和气”就是“客气”、“礼貌”。因此在掌握商务专业知识的基础上,还要讲求一些语言的表达技巧。礼貌原则不失为商家竞争获得成功的一把金钥匙。正确的运用礼貌原则就能使自己在商务活动中占据有利形势,在“礼”上立于不败之地。

参考文献:

[1]包惠南.文化语境与语言翻译.中国对外翻译出版公司,2001.1.

[2]何自然.语用学与英语学习.上海外语教育出版社,1997.9.

[3]诸葛霖.外贸实用英语手册(上册).商务印书馆,1983.8.

[4]尹小芳.语用礼貌原则在商务英语中的运用.浙江海洋学院学报(人文科学版),2001.3.

[5]孙峥艳.商务谈判与外语交际法.辽宁财专学报,1999.5.

[6]范振辉.礼貌原则与跨文化交际.广西大学学报(哲学社会科学版),1999.5.

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