秘书与领导相处的语言表达技巧

秘书与领导相处的技巧包括的内容很多，但以语言表达技巧的掌握最为直接与关键，因为语言是表达思维的工具，无论多么高明的思想，离开了语言就无法表现，更不为人所知。而秘书与领导相处的语言表达技巧，主要表现为提升听与说两方面的能力，即领会领导语言表达的能力和秘书自己的语言表达能力。

一、善听，准确把握领导的意图

秘书的职能和工作任务主要有两大类：一是处理各种具体事务，包括办文、办事、办会等事务；二是当参谋，主要是为领导决策提供所需要的信息资料或收集反馈信息，参与研究情况，提出分析的意见或制定工作方案供领导参考等。无论哪一种类的工作，秘书执行贯彻的都是领导的意图，因此，通过各种语言表达形式来领会、掌握领导的意图，是完成任务的首要步骤，否则，会不得要领，事倍功半。

1.认真听大胆问，直接掌握领导意图

秘书要注意培养听懂话的能力，掌握领导的语言表达习惯，准确理解和把握领导的原意，设法弄清不明确之处。领导说话尤其是布置任务的时候，要全神贯注地倾听，对听不明白的要设法弄懂，如因领导的方言口音之类的语言障碍导致的误会，要及时消除。秘书还要学会抓住领导说话的要点，把握一段话的中心和重点。如果对此实在没有把握或对于领导的言外之意猜不准，秘书要虚心请教，大胆问清楚，绝不能不懂装懂。也许有人对此有顾虑，但相比摸不准而导致办不好的后果，还不如老实点儿先问清楚为好。

作为秘书，最好随身带个笔记本，对领导交代的任务或一些重要的讲话及时记录，简要总结记录要点，必要时请领导核实。

2.仔细察用心悟，间接了解领导意图

除了有声语言，无声的表情动作也能传情达意，秘书要学会看懂领导的肢体语言。注意培养观察能力和悟性，了解领导的兴趣爱好，对领导的工作中心或某一阶段的工作重点有所了解，明了其所需所急。此外，还可以从其他人的信息反馈中摸清领导所爱所憎，用心体会领导的真正用心。这样才能跟上领导的思路，更好地配合领导的工作。

不过，毕竟用的是间接了解，也许不一定准确，还可以配合虚心请教的方式，礼貌地向领导提出诸如“您是否觉得……”或“我很想知道您对某件事情的看法”等问话和要求，不但可以恰如其分获取领导的意图，也会让领导对秘书的求知上进之心刮目相看。

二、善言，正确掌握对领导说话的分寸

秘书与领导相处的时候，除了语言表达的意思要准确，让人听得清楚明白之外，还要懂得在某些场合哪些话能说，哪些话不能说，哪些话该用什么方式说。也就是要解决好“说什么”和“怎么说”的问题。

1.根据领导的要求来确定要表达的内容，即知道要“说什么”

秘书语言表达的内容要与领导的要求一致，视场合需要而定，秘书在很多场合是“要我说”而不是“我要说”。因此，要“说什么”不能随心所欲，更不能信口开河，夸夸其谈。

秘书回答领导的提问，自然要做到有问必答，而不能答非所问。与领导交谈，更要懂得哪些话能说、该说，哪些话不能说，哪部分是重点需要详说，哪部分无关紧要可以略讲。比如，向领导汇报某一事件时，要重在讲客观事实，关键是结果、原因、经过等，也可以谈谈自己对事件的分析、看法，但除非被问到，否则不能大谈个人对其中某人的看法等，更不能离开事实添油加醋。

在知道“说什么”的同时，秘书也要明白“不能说什么”。由于在领导身边工作，有机会接触到一些秘密，这个自然是要严守保密纪律不能随便说出去的，就是对于领导私下发表的一些对人和事的看法，秘书也不能到处乱说，以免节外生枝产生负面影响。

2.根据秘书的角色定位来决定表达的形式，即懂得要“怎么说”

秘书对领导说话，一要表达得准确简洁。口齿不清，达意不明是沟通大碍，恰如其分地表达，让领导一听就明，是秘书语言表达的基本要求。因此秘书对领导说话时务必保持思路清晰，并以准确简单、直接明了的语言表达出来，做到要言不烦。秘书说话要严谨，话可以不多，但要说到位，说到点子上，达到一语中的之效，需要掌握相应的表达技巧。比如，秘书工作中向领导汇报时常用叙述方式，就需要掌握“主题突出，条理清晰”的叙述技巧，即讲述事件的发展变化结果时，一是要明确目的，搞清楚为什么叙述，把握好叙述的重点。一般都开门见山直陈其事，将结果优先报告，过程可以简略，并用好主题句、关键词，以突出重点；二是要首尾完整，条理清晰。讲清楚“时间、地点、人物，起因、经过、结果”等叙述六要素，抓住陈述对象的特征或内在逻辑，理清语脉。同时，注意叙述过程中各环节的顺序、连接。

秘书对领导说话，二要恰当得体。在准确表达、简明扼要的基础上，要善用不同的形式，恰当巧妙而得体地表达不同的意思，这是秘书语言表达的进一步要求。

说得好不如说得巧，根据具体语境修饰、调整语言的形式，达到最佳的表达效果并非易事，但秘书至少要保证在领导面前不说错话，言语得体，在报告各种情况和回复领导的询问时，可以采用各种不同的表达方式，以达到应用的效果。

三、进言，准确把握对领导说话的时机

聪明的秘书除了知道对领导“说什么”“怎么说”外，还要懂得“何时说”才能将事情办得圆满。

的确有开明的领导善于接纳他人的批评意见、建议，甚至闻过则喜，要求下属知无不言，但作为秘书，需要考虑各种人性的弱点，千万不要只顾自己逞能，给人留下“秘书比领导高明”的误解。在给领导提建议或提醒领导时，还是要注意寻找适当的时机，适度地进言，并且要见机行事，除非领导想听，否则不要滔滔不绝，而当对方已明白，那就点到即止，及时结束。秘书如果发现领导的错误，当然不能任其错下去，但不宜当场指出，尤其不要当着第三人的面指出来。注意维护领导的形象，照顾其自尊心，指正错误尽量做到不留痕迹，可以用建议式，或旁敲侧击的方式提醒领导，或提出补救措施，这才是真正为领导着想。

秘书如果想说服领导的话，更需要讲究进言的策略：一是要了解领导的性格，以他喜欢的语言表达方式来表达；二是准备好充足的理由和详细的说服方案，一旦发现这个理由不行，就换另一个试试，一般把最有把握的放在最后；三是找个合适的时机，比如在领导高兴的时候，这是进言的最有利时机；相反，如果在领导心情不好的时候去进言，哪怕理由再合理充分，他也会因烦躁而否决。

总之，作为领导的助手和参谋，秘书处于被动地位，必须按领导意图办事，在行动上必须服从领导，不得自行其是。但秘书也需要充分发挥主观能动性，该说的恰如其分地表达，不该说的守口如瓶。掌握和运用好与领导相处的语言表达技巧，有助于建立秘书与领导间的和谐工作关系。

（责编/郭建民）