档案信息化建设初探

摘要：如何抓住信息产业发展的机遇，充分发挥档案信息来源的优势，是摆在每个档案工作者面前迫切需要解决的课题。本文就如何加强信息化建设等问题进行了探讨。

关键词：档案管理；信息化；建设

Abstract: how to grasp the information industry development opportunities, give full play to the advantages of archives information source, is placed in front of each file workers urgent need to address the issue. In this paper, the problems on how to strengthen the information construction were discussed.

Keywords : file management; informatization; construction

中图分类号：G27文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2013）

档案信息化就是在档案活动中全面应用通讯技术、网络技术等现代化高科技手段，用信息科学技术对档案信息资源进行处理、管理、开发和提供利用。究其实质，是档案管理模式和利用方式，从传统的以档案实体保管为主，向现代化的档案信息数字化收集、存储、转送，以信息的形式为社会提供服务的转变过程。但是，由于该项技术在我国发展时间较短，人们对档案信息化建设的理解和认识还存有偏差和不足，在思想观念上还需要有进一步的更新和突破。

一、档案管理信息化建设的重要性与必要性 （一）档案管理信息化建设的重要性：

１、档案管理信息化可以有效改善档案管理工作。

2、完整可靠的信息和快速的综合分析能力是决策和管理的有力保证．

3、档案管理信息化可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。

（二）档案管理信息化建设的必要性1、档案信息化建设是电子政务实施的要求 档案部门管理的档案很大一部分来源于行政部门形成的有保存价值的文字、图表、录音、录像等，现在连政府机构的信息都放到网上，政府与公众的互动处理也放到网上实施电子政务了，网上形成了大量电子党政管理类文件。 2、档案信息化建设是数字化、网络化发展的要求 档案部门所管理的档案目前大都停留在只对本单位形成的纸质文件的管理上，管理方法大多基于手工管理模式，对上述活动中形成的大量电子文件、电子档案束手无策，无能为力。档案部门如何在数字化、网络化的大潮中求生存求发展？保存在各级各类档案馆库房中作为知识原始载体的档案实体，如何最大限度地发挥作用？这些问题就使开发档案信息，进行档案信息化建设成为必然。 3、档案信息化建设是开发利用档案价值的要求 提出控制论的数学家维纳，在其饱含人文关怀的著作《人有人的用处——控制论与社会》中明确地指出：信息的价值正在于传播，而不在于储藏。任何“意义”、“价值”一类的判断，在没有传播的情境下只能是无意义与无价值的。档案价值的实现是要通过对档案信息的开发、处理、传递与广泛利用来实现的。档案部门作为一个信息服务机构，只有实现了档案信息处理计算机化，信息存储数字化，信息采集实时化，信息服务利用网络化，才可能最大限度地发挥档案的作用。

4、档案信息化建设是档案馆自身发展的要求 随着社会文明进程的不断发展，档案案卷数量在不断的增加，档案利用也逐步增加。要适应新的形势，档案馆自身建设必须加强。建设数字化档案馆，实现信息化管理，要求档案馆在自身建设上要从网络与计算机体系、档案管理专用软件体系、档案数据获取与更新体系、档案数据处理与存储体系、档案信息提取与分析体系、档案数据与信息传播体系、档案数据库建设体系、档案咨询服务体系、档案数字化专业人员体系、数字化档案馆用户体系以及档案标准与操作体系等方面着手实施，改变现有管理手段相对落后的现状。

二、档案管理的现状 档案管理主要包括两个方面的内容:一是对档案资源的管理，也称档案实体管理。二是对档案中所包含的信息的管理，称档案信息管理。档案实体管理包括档案的收集、整理、鉴定、保管等内容，通过档案资源建设来建立科学合理的馆藏体系，为档案的现代化管理打下基础。随着档案管理受重视程度的大大提高以及技术的进步，档案管理的设施不断得到完善、更新，但在实际工作中，档案管理与社会的进步相比，仍然存在很大的问题，表现在：1、档案工作人员素质偏低、待遇差、队伍不稳定；2、领导重视不够，档案意识不强、经费不足、设备不全、硬件条件差、管理摸式呆板；3、宣传不力，群众参与意识薄弱等方面。

三、加强档案管理信息化建设的途径

(一) 制定规划，突出重点，推进档案信息化建设工作

档案信息化建设工作应该首先破除对信息化建设工作中存在的认识误区，坚持以利用为中心，充分发挥信息化工作的效用。档案信息化工作要以利用为本，充分考虑档案利用需求与特点，结合本单位信息化工作发展水平来开展。要从本单位实际出发，讲求实效，做到建一个成一个，发挥效用，不能搞形式主义。

(二) 重视档案业务流程的重组。

第一，档案信息收集、管理方式的改变。数据处理在文件处理阶段就可完成，公文处理与档案管理有机结合，实现文档一体化，可以自动完成各类档案资料的统计工作，绘出各类统计报表。第二，档案信息检索与提供利用方式的变革。网络环境下将实现自动分类、自动标引、自动编目及自动检索等工作，多数档案资源可通过计算机网络进行查阅和对外提供服务。第三，档案指导、编研从有形实体向虚拟网络转变等。信息技术重建档案管理的运行环境和作业环境，传统档案组织机构、业务流程，管理体系越来越不适应档案管理信息化的需要，所以有必要从管理理念到组织机构，从业务内容到业务流程进行有效重组，以适应变革的要求。

（三）增强保密意识，采取有效措施，构筑档案信息的安全保障体系

档案部门应树立科学的正确的档案信息安全观念，坚持“积极防御、综合防治”的方针，以《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《计算机病毒防治管理办法》等法律法规为依据，结合本单位档案管理工作的实际，制定严格的规章制度，形成计算机网络管理档案信息的安全保障体系。档案管理人员必须要有保密意识，认真地对档案信息做出鉴定，确定档案的密级程度和开放范围，严格审查，严格管理。同时，在现代信息社会中应树立高度的安全意识，有效地防止人为的干扰破坏，注意防毒杀毒，确保档案信息的安全性和完整性。

（四）加强组织协调，整合档案信息资源，做好信息化建设的核心工作

作为一项庞大的综合性工程，档案信息化建设必须通过设置高效率的工作机构来协调其工作的开展。其工作机构应包括：信息化建设的组织管理机构、网络系统的设计建造机构、网络信息管理服务机构等。其中组织管理机构是建设的决策指挥者和组织实施者，是整个信息化工程的策动力，决定着网络建设工程的组织效率；网络系统设计建造机构是具体负责档案信息网络的规划、技术设计和工程建造的机构；网络信息管理服务机构是档案信息网络的实际运作者，负责网络的运行维护和档案信息的组织、与更新。

（五）加强档案信息标准化和规范化建设，为信息化建设提供必要条件

档案信息化标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。其中，管理性标准规范是对电子文件档案信息进行管理的一套规划，包括计算机安全法规与标准及数字档案信息资源合法化确认标准等；业务性标准规范是对档案文件信息化处理的规范，其范围包含电子文档的标准及管理规范；技术性标准规范是指电子文档数据存储、压缩、数据交换、数据加密、水印技术和系统软硬件设施技术标准规范等。

（六）调整档案管理人员的知识结构，提高员工素质

在当前状况下，各档案管理机构可以通过引进与培养相结合的方式，调整档案管理人员的知识结构，对急需人才和高端人才加以引进，对现有管理人才通过培训、在岗自学等方式进行培养，建立一支掌握档案管理和信息技术，知识结构合理的复合型档案管理人才队伍，能够适应档案管理的发展需要，有效解决档案信息开发利用不足等问题。

结语

档案信息化管理有许多优点，但信息化管理是个动态概念，需要采取一些必要的完善措施。而提高档案的服务水平和档案工作中的素质以及实行网络化管理，是推进档案信息化的有效途径。