医院档案统一管理浅谈

中图分类号:G27 文献标识:A 文章编号:1009-4202(2010)08-102-01

摘 要 对医院传统档案分散管理的弊端进行了系统的剖析,并基于这些分析提出了实现医院档案统一管理的具体措施。

关键词 医院档案 统一管理浅谈

一直以来,医院档案管理由于没有统一的管理规范和具体的分类标准,大部分档案都处于分散管理状态,严重制约了医院医、教、研以及相关工作的顺利开展。现阶段,全国各级档案部门根据《档案法》的规定,正积极地推行档案的统一管理。因此,对医院档案实行统一管理,确保档案的完整与安全已是大势所趋、势在必行。

一、医院档案分散管理的弊端

(一)档案管理机构不健全,管理格局混乱

囿于传统的医院档案管理体制以及医院行业管理的要求,我国医院形成了以下档案管理机构:以医院行政办公室为管理部门的综合档案室,综合档案室主要收集保存医院所有文件材料、照片、科技文件以及管理活动形成的文书材料和医院党团活动所形成的材料,包括文书档案、基建档案、财务档案、设备档案、科研档案、声像档案等;人事档案归入医院的人事管理部门;后勤档案由后勤部门管理;病案室收集保存医疗病历档案;而X线胶片档案、病理切片档案以及其它各种检查影像图文档案等分属各业务科室管理。这样,在医院内部就形成了多部门管理档案的格局,并且各科室没有专职档案管理人员,而兼职人员由于缺乏档案管理意识和档案知识,经验不足,档案也就难以得到科学的管理。这种分散的档案管理势必会造成有价值的文件材料得不到足够的重视和统一收集,导致信息管理与档案管理严重脱节,跟不上新时期档案信息化发展的节奏,不利于档案管理现代化。

(二)档案管理制度不健全,缺乏统一的管理标准

由于多部门管理档案,档案收集、整理、保管、利用没有统一的标准和要求,档案管理制度不全,缺乏必要的监督、检查、指导,影响了档案质量的提高和档案信息的开发利用。由于传统档案管理体系是以文书档案为主,没有将病历档案、人事档案、后勤档案、X线胶片档案、病理切片档案以及其它各种检查影像图文档案等纳入统一管理,在医院内部形成各部门按照各自行业主管部门的要求收集和整理档案,对档案利用、保管等没有统一的、严格的要求和标准,同综合档案室比较,其保管条件、建章立制、规章制度的执行、档案的利用、鉴定销毁等方面有较大差距,有的保管条件很差,甚至随意堆放,严重影响了档案的寿命和利用。

(三)档案管理范围不明,医院档案内容界定不清

随着科技的进步,社会的发展,档案的内涵和外沿都在发生变化。特别是在医院,档案的范围由当初的文书档案、照片档案、病历档案、人事档案等发展到今天的科研档案、胶片档案、病理切片档案、各种设备检查的图文档案、实物档案、印模档案、声像档案、计算机磁盘档案、计算机数据档案等等。由于对纳入档案管理的内容没有明确的要求,各医院根据自己的理解和实践在进行管理,使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。

二、实现医院档案统一管理的措施

(一)建立统一领导,实现医院档案统一管理

建立统一领导是档案统一管理的基础。建立健全三级管理网络,形成垂直式管理。即由一位副院长分管医院的档案工作,建立信息档案科,配备专职的信息科主任和专职的管理人员,其主要职能是负责制定档案工作的各项规章制度,负责各业务科室档案的组织管理、检查督促、指导培训等工作,各业务科室和职能部门具体负责完成档案的收集、分类、整理、装订、归档等任务。同时要大力宣传《档案法》,提高全院职工的档案意识,积极配合做好档案材料的收集工作。

(二)建立统一规范化的管理标准

建立统一规范化的管理标准是档案统一管理的保证,根据《档案法》的要求,建立健全档案收集和归档、档案利用、档案保管、档案销毁等制度,加强病案记录、护理记录和检验、检查报告以及档案著录和标引规则、档案文献编纂规则等的规范化建设,并将这些制度和规范纳入医院岗位责任制和考核办法之中。同时还要建立科学的档案分类标准,根据医院的特殊性和档案归档要求及形成的规律、内容和载体的不同,可以分为五大类。即①文书档案类:内容细分为党务工作、群团工作、行政管理、人事保卫、计划财务、医疗管理、科教管理、预防保健;②基本建设档案类:内容细分为综合用房、业务用房、辅助用房、生活用房;③设备档案类:内容细分为诊断设备、治疗设备、辅助设备;④科研档案类:内容细分为外科、内科、影像、五官科、妇产科等;⑤照片档案类:内容细分为党务、群团、行政类、人事保卫、医疗管理。通过档案分类编目系统,形成一个比较科学、规范、系统的管理体系,为医院各项工作的开展提供迅速、便捷的查询信息,提高档案的查准率和利用率。

(三)加快档案信息化建设

加快档案信息化建设是档案集中统一管理的关键环节。建立标准化的规范档案应用软件,创建档案目录数据库,实施档案管理与办公自动化无缝链接,对电子文件生成、运转、归档、管理、利用、迁移或销毁等整个生命周期实行全方位控制,实现文档全程化管理,为高效、便捷地管理与开发利用档案信息资源奠定良好的基础,强化档案信息资源的共享。同时,要统筹规划,加强档案基础工作和全程控制,建立档案数字信息安全保障体系,规范电子版档案数据,保证档案数字化质量。

(四)建立医院档案与图书、情报等信息融合的一体化管理模式

建立一体化管理模式是医院档案现代化管理的要求。对于医院档案、图书、情报等信息用户,尤其是那些经常需要多方位理论数据资料从事科研项目的医务工作人员来说,他们既需要原始的档案资料,又需要比较系统的理论数据、参考资料,还要求获得最新的科技及市场信息。医院图书、情报等信息与档案一体化结合了档案的原始性、依据性与图书、情报等信息资料的参考性、新颖性的优点,把重要的相关信息集中存储在一起。用户在利用时,能够方便的从多个角度全面地掌握信息,搭建一个有利于提高信息利用率的共享平台。

参考文献:

[1]王小菁.医院档案管理工作中存在的问题和改革思路.中国现代医生.2008.46(28):100-101.