中小企业人事档案管理的完善措施

摘要：在中小企业发展的过程中，加强人事档案管理对其人力资源建设有非常重要的意义。简要论述了中小企业人事档案管理工作中存在的问题，并针对这些问题提出了一些解决方法，以不断完善企业人事档案管理工作，进一步推动企业的发展。

关键词：中小企业；人事档案管理；人力资源建设；管理制度

中图分类号：G275文献标识码：ADOI：10.15913/ki.kjycx.2016.05.054

随着社会经济增速放缓，为了在经济发展中注入新活力，使其保持中高速发展，有关部门出台了一系列政策，以促进中小企业的发展和创新。近年来，中小企业的经营情况逐渐好转，企业的竞争力也逐渐增强。但是，在其发展过程中，普遍存在管理意识淡薄、资源利用率低和人事档案管理不健全等问题。特别是随着企业的不断发展，需要引进和培养大批人才，因此，必须要加强对人事档案的管理，确保其真实性和有效性。这样，不仅可以促进人才的合理流动，还可以提高企业人才的优化配置。鉴于此，相关部门必须要采取相应的措施解决和完善中小企业档案管理中存在的问题。

1档案管理中存在的问题

1.1管理制度不完善

人事档案管理制度作为常规性的公共管理工具之一，在国家信用建设、人事管理和福利分配等方面作出了巨大的贡献。但是，随着改革开放的深入，传统的人事档案管理制度已经不能满足当前经济发展形势的需要，工作中有很多急需解决的问题。

1.1.1不重视人事档案管理制度

在工作过程中，中小企业不会在人事档案管理方面投入过多的人力、物力和财力，而且相关领导也不重视这项工作，致使企业的人事档案管理制度不健全。

1.1.2缺乏监督管理机制

很多企业缺乏对人事档案的有效管理，致使档案不能发挥它应有的作用。因为相关人员没有定期监督和检查人事档案管理方面的工作，导致部分员工的档案被遗失，缺乏连续性。特别是在企业重组的过程中，常常会将人事档案遗失，而且企业还互相推卸责任，给员工带来了很多麻烦。

1.1.3档案转递制度不完善

档案转递制度不完善主要体现以下2个方面：①在企业人员流动的过程中，档案转递不及时，程序不规范；②部分中小企业违反人事档案管理规定，将人事档案视作普通邮件邮寄，未作机要转递，而且档案也不密封，随意将其交给员工保管，所以，经常发生档案被篡改和丢失的情况。

1.1.4存在管理死角

在经营和转制的过程中，大部分中小企业将主要注意力放在了企业的经济效益上，忽略了对人事档案的管理，常常发生档案自存、人档分家、档案不规范、档案遗失、档案连续性差等情况，甚至还出现了档案被随意修改的问题。由于部分企业档案管理不完善，导致企业退休员工、下岗党员的关系无人管、无处转。甚至有些企业还以经济发展为由，不重视人事档案管理工作，给档案管理部门带来了不必要的麻烦。

1.2管理方式落后

1.2.1档案收集不完整，材料质量差

在收集人事档案时，一定要保证所有资料的真实性、具体性和可使用性，要体现出它们的价值。而国内中小企业在这方面做得还不够好，收集到的资料质量差，内容不具体、不完整，导致人事档案资料不能及时归档。有很多企业的人事档案仅仅记录了员工一些基本信息，比如姓名、年龄和性别等，缺少对实际情况的总结，比如员工的学历、工作调动情况、奖励与处分等。这种情况严重降低了人事档案的使用价值，不仅不能为企业选人、用人提供有用的信息，而且还会影响员工正常的岗位调动和升职，进而影响他们的工作积极性。

1.2.2缺乏高效的管理手段

目前，我国大部分中小企业在人事档案管理方面投入得较少，没有专业的档案管理软件为具体工作服务，所以，管理人员不得不手工编辑和检索，致使员工的薪资、职务变动情况等不能及时形成并归档处理。同时，部分人员会利用手工记录的便利随意修改档案内容，比如变更学历、修改年龄、更改工作年限等。此外，有些企业出于对某方面工作的考虑，故意隐瞒和更换部分信息，使档案失去了真实性，使得有关部门不能正确制订和执行人力资源计划中的配备、解聘、退休、补充和使用计划，用人单位处于被动的局面。尤其在先进人后调档的情况下，用人单位不能及时发现档案中存在的问题。

1.2.3档案内容不翔实，信息质量低

中小企业人事档案立卷不规范，卷宗质量差。这一点主要体现在以下4点：①人事档案的内容前后不一致，比如员工年龄、工龄、党龄和学历，存在年龄填小、工龄变长和文化程度越填越高的情况。②档案装订不规范，人事档案资料规定要用16开纸，但大部分企业都用的是A4纸，装订时一些表格超出装订线，给装订工作带来了不便。③员工的人事材料归类不准，部分档案资料该归档的不归，不该归档的反而归档。④人事档案材料不齐全，比如员工的奖励材料或处分材料丢失，个人履历表未盖人事部门的公章等。随着企业用人要求的不断变化，传统的人事档案信息已经不适应现代企业的发展及其用人要求——传统的人事信息比较注重人个的社会关系和政治面貌等，而现代企业则更注重个人的工作能力、技能和特长等。这些都会影响人事档案的质量。在管理人事档案时，所用的技术比较落后，进而影响档案管理工作的效率。在整理档案和调档的过程中，中小企业没有先进的电子信息管理系统，导致员工工作效率低，不能与企业的发展水平相适应。

2完善人事档案管理的措施

2.1增强管理意识，完善管理制度

良好的人事档案管理机制能够促进中小企业间的人才流动，优化企业人才结构，提高企业职工队伍的整体素质。档案是企业选人、用人和考察人的重要依据，因此，人事档案管理工作应不断适应当前企业的发展理念和选人、用人标准，建立科学、规范的人事档案管理制度。在工作过程中，相关部门要及时收集员工资料，以确保档案的完整性。同时，还要强化档案审查工作，去伪存真，提高人事档案的质量。另外，相关部门和工作人员要用科学的方法整理档案，规范其借阅、使用规范，妥善保管，而且还要及时、准确更新员工的档案信息，规范人事档案的转移、办理程序。只有这样，才能保证人事档案的完整性、真实性和有效性，为企业人力资源建设提供保证。

2.2加强档案的信息化建设

在工作过程中，借助电子信息管理系统，企业可以提高人事档案管理工作的效率，提高档案的管理水平，以便查阅、保存、转移、调动和更新等工作能够顺利进行。随着企业实力的增强和规模的扩大，企业人事结构更加多元化，对人事档案管理工作也提出了更高的要求。鉴于此，企业应与时俱进，适应企业现代化的发展需求，运用新理论、新技术，引入和升级企业电子人事档案管理系统，充分利用人力资源信息，不断提高人事档案的管理水平和使用价值。同时，相关部门还应继续开发新系统，建立人事信息追踪、反馈系统，实现数字管理，并利用网络共享，为企业的发展贡献更大的力量。

2.3加强培训，提高管理人员的能力

要想进一步加强对企业人事档案的管理，就需要建立一支经验丰富、业务精、作风好的管理团队。在工作中，相关部门要定期或不定期的组织培训，以提高管理人员的工作水平。通过专业知识培训让档案管理人员及时了解和掌握新技术，并加快新技术的引进速度，以提高企业人事档案管理的信息化和数字化水平。

2.4科学管理

企业人事档案管理必须要适应企业人力资源开发的需求，因此，在不同时期，企业人事档案管理的要求也要作相应的调整，使档案管理工作规范化和信息化。对人事档案的科学管理要从以下几方面入手：①不断规范人事档案的收集、归档和鉴别工作；②提高档案管理的信息化水平，改进人事档案的检索和查阅方式；③加强对人员的分类管理；④人事档案管理机构实行许可证年检制度，并加强对其的监督、检查，落实档案管理资格证考试制度，统一收费和服务标准。

3结束语

综上所述，在工作过程中，相关部门要不断创新中小企业人事档案管理工作，开发新思路，应用先进的技术解决和优化企业人事档案管理过程中存在的问题，充分发挥人事档案的实际效能，提高人事档案的使用价值，为中小企业的发展提供有力的保障。

参考文献

［1］姚萍.高校档案管理工作中的电子档案管理［J］.办公室业务，2015（01）.

［2］马全.浅议人事档案管理中存在的问题及对策［J］.办公室业务，2012（08）

作者：李海霞 单位：山西省煤炭地质水文勘查研究院