信息化背景下人事档案管理的新思路

【摘要】人事档案作为人才开发的重要依据，在社会中的价值日益被重视，其管理效果影响着人事档案管理工作。信息技术要跟上社会发展的步伐，人事档案管理更需要同步推进，必须采用高效的管理方法。本文从信息时代的具体要求出发，详细分析和研究了档案管理的趋势，结合研究成果，建议应该不断建立健全人事档案信息管理的策略。

【关键词】信息化；人事档案；新思路

一、信息时代背景下人事档案管理的要求

（一）档案信息数字化。信息时代的特征之一就是不断蓬勃发展的计算机技术，同时该技术已经在多个领域内运用。新的档案管理模式成为时展的必然，将科学有效地完备传统的人事档案。人事档案管理也将遇到新的挑战，第一要做的就是将传统的档案资料变成数字化档案，也就是说把以往的纸质人事档案录入、存储到计算机中，以数据库的方式来管理。

（二）档案信息传输网络化。因为人事档案包括多种多样的私人资料，因此管理档案的前提就是要保守机密，保密制度也被看成档案管理制度中的基础。由于在传统的人事档案中，多数采用的是纸质方式。当档案移交的时候，由于很多人会接触到档案，所以安全性就会让人产生怀疑，一旦出现泄密情况，追究责任人将花费大量的人力物力。人事档案实现信息化过后，通过加密就可以较好地完成移交，有效确保了档案的安全性。

（三）档案制订标准化。信息时代要求资源能够实现共享，而达到这个过程要求实现信息的标准化。简单来讲，就是让信息资源的记载、传输都满足要求的规范。在传统管理过程中，人事档案工作并不规范，人才信息整合遭遇很多困境。信息时代下需要不断地整合信息，具体方法就是建立规范的标准，在人事档案管理系统软件的帮助下实现标准化，达到共同拥有信息的目标。

二、信息化背景下人事档案信息管理的现状

（一）缺乏强有力的监督。部分企业没有投入过多的人力来监督档案管理，造成工作效率不高，信息技术的有效性得不到充分的施展。档案拥有者、管理者之间比较混乱，权限不清不楚，导致后续工作出现很多矛盾和冲突。部分企业在管理的过程中，只是让行政管理来行使监督权，法律监督成为一纸空文，导致政府的监督工作出现很多问题。

（二）工作人员专业素质薄弱。对于管理档案来讲，必须得到专业监管人员的管控，由于多数管理者缺乏相应的证书，部分人员知识临时借用，管理人员的素质千差万别，他们并不十分开心地展开工作，导致工作积极性不高，人员热情不够，工作效率持续降低。

（三）领导对档案管理重视不足。自身机制还存在一定的缺陷，由于领导的关注程度不高，导致档案信息化管理举步维艰。因为重视程度不足，相应专业人士自然不能及时到岗，制度无法顺利地执行下去，部门人员之间存在相互扯皮现象，往往只是推卸责任，并不主动承担责任，无法实现良好的交流。所以说，大家并没有十分看重档案管理，在处置档案的过程中只是随时让部分人员跟进，导致信息管理不能实现可持续发展。

（四）只重视使用，不重视管理。部分管理部门仅仅关心档案的查找特征，并不重视管理方面的问题。甚至一些管理部门还继续采用传统的档案管理方法，浪费了时间和精力。由于管理工作缺乏一定严密性，致使效率并不高。虽然说一些先进设备已经在使用当中，例如打印机、扫描仪、电脑等，由于在进行档案管理过程中，往往只是采用的打印、输入等动作，没有较好地实现分类、管理、汇总等工作，导致档案管理工作的水平较低。

（五）信息化管理水平不高。因为人事档案管理需要严密的规定，且中间将会有过多的手工劳动参与进来，所以信息化管理还存在懈怠现象。人事档案要求必须不能泄密，所以说对于管理信息系统来讲，必须确保实现安全最大化，满足保密要求。在数字化、信息化技术发展的过程中，档案信息系统也将面临新的规定，系统升级也将成为必然的选择。

三、信息化背景下人事档案管理的新思路

（一）人事档案管理的信息数字化。在计算机技术不断蓬勃发展的前提下，人事档案管理也将逐渐转变为数字型档案。信息数字化将成为未来的发展趋势，这都必须依靠不断完善的数字化信息系统，一是在预先进行的数字化信息系统的基础上，选择相应的人事档案相关软件，从而建立档案数据进行正确录入。二是务必要实现数字档案、纸质档案协调统一，一定要还原最真实的数据资料，不能出现相悖的情形。三是要确保后期制作的最佳质量，达到软件升级的要求。

（二）人事档案管理的信息网络化。通信技术已经踏上了网络化发展的道路，人事档案管理也将满足信息化的要求。要实现信息化的发展，首先务必确保档案不被外泄，对于审阅权来讲，只有那些保管档案的部门可以拥有这个权利。即使在互联网状态下，也能够实现最大的安全性。其次，信息网络化也需要现代化方法来管控，所以说，管理者的个人素质也至关重要，那些精通自身工作呈现，并具有很强的软件操作水平的管理者才能胜任此项工作。

（三）人事档案管理的信息标准化。在当今的信息时代，根据人才信息整合的相关特征，人事档案管理最终必须走标准化道路。在标准化发展的过程中，一是务必要保持信息的严谨性和准确性，确保审核到位，实现规范化的运作。二是需要完善的网络来支持，相应的软硬件设备要配备齐全。三是档案信息要增加服务力度，实现标准化的信息，例如检索功能，不仅仅要实现标准化，确保准确率，另外还必须满足相应法律、法规的要求。伴随着信息技术的推广，人事档案管理也开辟了新思路，也将面临前所未有的新局面。人事档案信息化应该借鉴另外档案信息化的方法，努力创新，利用科学技术开拓网络化、数字化的进程。

【参考文献】

[1]李兵琴.浅议人事档案管理[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2009(12).

[2]吴琪.浅析人事档案管理[J].现代企业教育,2008(06).

[3]刘少静.信息化时代背景下人事档案信息管理的现状与对策分析[J].人才资源开发,2015(03).

作者：李苹 单位：明溪县公务员局