招标业务协同办公平台的管理和使用

随着改革开放的深入发展，我国在八十年代中期借鉴国外先进管理模式，引进招投标机制。北京市京发招标有限公司自2001年成立以来，经过近十年对招标工作的探索和研究，逐步摸索出一套适合自己发展的管理模式。随着全行业信息化水平的不断提高，建立起一个局域网内的招标业务协同办公平台迫在眉睫。2009年，公司推出的北京市京发招标有限公司招标业务协同办公平台开始运行。办公平台按照招标业务流程设计运行流程，由综合处、办公室、财务处以及各业务部门共同协作建立数据库，进行数据库管理。办公平台建立之后，可以对所有公司内实际发生的项目进行有效的管理和控制，提高了工作效率。同时，在管理和使用过程中也出现了许多问题，公司也针对不同的问题制定了不同的解决方案。从长远看，招标业务协同办公平台的使用可以大大提高招标工作效率，为企业业务的扩张和发展奠定良好的基础。

办公平台的设计主要以招标业务为主，辅以会议室预约、通知公告等功能。各业务和职能部门都可以通过平台进行会议室预约，已预约的会议室将不得作为他用，节约了部门之间协商协调预约会议室的时间成本，解决了预约撞车等问题。利用平台，职能部门可以与公司业务活动有关的上级部委文件、新颁布的政策法规等相关信息，无纸质版达到了低碳环保的目的，也解决了以往纸质文件发放的滞后性。

下面主要说明公司主营业务――招标业务的设计。经过公司几年的探索和研究，总结出一个项目招标工作全过程所包含的十七个环节。招标业务协同办公平台的业务管理自公司和顾客签署协议开始，经过发放协议编号、协议盖章、发放招标编号、招标公告、投标报名、资格预审、发售招标文件、踏勘现场、答疑截止、抽取专家、投标开标、评标、中标结果备案、中标结果公示、发中、落标通知书、服务费、合同备案等十七个环节，至项目档案归档完成时结束，所以业务平台的逻辑关系就按照这十七个环节进行设计和使用：

一、发放协议编号。公司和顾客签署协议后，由业务部门在平台上录入“委托协议登记表”并生成《资格预审文件审核表》、《项目策划书》等文件，顾客审核后在《资格预审文件审核表》上签字盖章进行确认。业务部门带顾客签字的《资格预审文件审核表》向综合处申请协议编号，综合处经过确认后按顺序发放协议编号并在招标业务平台上登记备案。

二、协议盖章。备案完成后，招标业务平台自动生成招标协议，经过业务部门负责人和公司主管领导签字确认之后，业务人员将招标协议送至办公室，由办公室盖章确认后录入协同办公平台。

三、发放招标编号。综合处分配协议编号后，业务部门根据已签字盖章的协议和项目实际情况，向招标业务平台内录入项目内容，确认无误后向综合处申请招标编号，由综合处在协同办公平台中进行备案登记。

四、招标公告。确定招标公告日期后，业务部门将招标公告日期录入协作办公平台，并打印招标公告。

五、投标报名。根据招标公告内容，业务部门将投标报名的开始和截止日期录入协作办公平台，并根据《投标报名表》对投标人信息进行登记。

六、资格预审。业务部门向平台内录入出售资格预审文件的开始和结束的日期，并进入“资格预审登记表” 页面将入围的投标单位信息进行录入。

七、发售招标文件。在“发售招标文件”处确定哪些已经发售标书，在“发售招标文件”处被确信发售了招标文件的单位才有资格入选合格投标单位，才有可能被确定为中标单位。

八、踏勘现场。有必要进行现场踏勘的项目则录入并确认时间、地点等内容，否则此项可跳过。

九、答疑截止。业务部门根据需要召开标前预备会，向协同办公平台内录入预备会内容后形成《会议记录》，保存后直接生成打印，并填写答疑截止日期，在截止日期之前对入围投标人的质疑做出书面的答复。

十、抽取专家。答疑截止后，业务部门进行开标评标的准备工作，向协同办公平台内录入抽取专家时间，专家应在5名以上并从专家库中随机抽取。

十一、投标开标。业务部门工作人员从协同办公平台内打印出开标时所需的《投标记录表》、《开标会签到表》、《开标记录表》等表格，在投标开标会的过程中进行填写并由参与会议的人员进行签字确认。开标会所需会议室可以通过招标平台中的“会议室预约”功能进行预订。

十二、评标。业务人员确定评标日期后应当申请评标室，在招标平台上登记评标主持人、会议时间、会议地点等内容。

十三、中标结果备案。开评标完成后，业务部门将中标结果交由综合处进行备案并进行信息确认。综合处确认完成后，业务部门将不能在招标平台中修改项目信息。

十四、中标结果公示。综合处备案登记后，业务部门将中标结果交由办公室盖章，并在信息系统中点击已签章；

十五、发中、落标通知书。业务部门确认中标结果后，在招标平台上填写“中标通知书登记表”，然后由综合处复核并点击签收按钮，单个确认签收。

十六、服务费。业务部门将每笔收款录入系统，打印出“招标服务费结算及保证金退付单”交由财务处进行确认，财务处可通过业务平台查看业务部门填写的收款纪录并予以确认核实。

十七、合同备案。确认一切无误后，综合处首先在合同备案处进行确认归档，然后业务部门进行确认归档，并将纸质档案交由办公室档案管理部门。办公室收到档案并确认档案内容齐全后，由办公室点击归档操作按钮。自此，一个项目的生命周期结束，项目全部信息录入数据库可查询但不可修改。

通过对招标业务协同平台设计逻辑的说明，不难发现，招标业务的第一、第三、第十三至十五个环节需要综合处进行确认，第二、第十四以及第十七个环节需要办公室进行点击备案，第十六个环节由财务处进行核对确认，自第四――第十二个环节，都是由业务部门进行日期登记和时间控制，业务部门录入工作量相对较大。但是综合处、办公室以及财务处管理的是全公司的项目信息，业务部门只针对本部门的项目进行录入和整理，所以职能部门和业务部门工作量基本持平。招标业务平台还具备时间提醒功能，提醒发售招标文件截止日期等等，总体来说有利于公司内项目数据的统计和管理，有利于项目档案的查询，有利于招标业务的开展。

然而，招标业务协同平台正式投入使用后，由于职工们仍然习惯于过去人工完成项目流程，并且使用招标平台增加了工作量，平台的普及和推广并不顺利。业务部门在开展招标业务的过程中不能做到主动将数据录入，造成许多项目数据缺失，无法进行项目归档；职能部门不能及时点击确认，影响了业务部门数据的持续录入，给后续工作的进行造成了很大的困难，影响了业务档案的归档和查询。针对这一点，公司管理层采取推广、激励、反馈三大步，下重手抓协同办公平台数据库的信息录入工作。

一、推广。组织各部门信息员进行系统培训，由软件设计公司老师主讲，通过学习理论、实战演练以及反馈考试等几个步骤让信息员掌握办公平台的使用方法，做到每个部门都有一人精，人人会，将办公平台进行推广。

二、激励。将数据录入工作纳入业绩管理中，通过统计协同管理平台中数据的录入率，将各部门录入率作为年终业绩考核的一部分进行激励。

三、反馈。办公平台在不断的实践过程中一定会产生新的问题，新形势新政策新经济的不断发展变化也会带来新的要求，公司鼓励各部门将不完善之处统计汇总到办公室，不断更新，不断改进，真正建立起适合招标业务发展的协同办公平台。

招标行业在我国的发展只有20余年的历史，是非常年轻的行业。这就要求我们在工作中认真学习、领会、贯彻国家有关法律法规，紧跟时代步伐，在做到整个招投标过程公开、公平、公正、诚实守信的基础上，不断探索和改进企业管理方式，与时俱进，提高效率，保证企业获得长远的发展。随着招标公司管理方式的逐步走向成熟，将会更好的为国家和企业节省资金，为投标人创造良好的投标环境，为先进技术的应用、为优质品牌的竞争提供广阔的空间，用自己的行动为国民经济的发展做出贡献。

参考文献： 【1】高校招标工作的实践与思考 季红艳 《中国招标》2008 【2】招标投标概论 阎强，陈于仲 中国财经出版社 2006 【3】招标投标与合同管理 王俊安 中国建材工业出版社 2003