浅谈高校学籍档案管理模式

[摘 要]高校学籍档案管理是高校档案管理工作中重要的组成部分，既是学生在校期间成长、学习和生活的真实记录，也是高校教学活动和管理活动的真实写照。随着信息化社会的不断发展和完善，高校档案管理正从传统的手工管理模式向信息化档案管理模式转变。根据档案特点及其形成规律，建立起健全的规章制度、采取规范化管理、加快信息化建设是实现高校档案科学管理的重要途径。

[关键词]高校；档案；管理

一、高效学籍档案管理存在的问题

（一）领导对档案管理不够重视

现如今，很多高校的学籍档案管理工作普遍存在场地面积不足、办公设备陈旧、缺少专业管理人员和缺乏专项业务经费的情况，之所以会出现上诉情况，跟领导对档案管理工作不够重视有着直接关系。高校学籍档案所反映出的价值是具有一定隐性和潜在性的，往往容易被校领导所忽视。想要加强对学籍档案的管理是需要进行资金投入的，却无法收到“立竿见影”的效果，这使得高校领导望而怯步，更多的选择把资金投入到校园的硬件建设当中去。校领导对“硬实力”过于重视，却忽视了“软实力”才是高校发展建设当中的重中之重。

（二）管理人员队伍建设不完整

由于高校对学籍档案管理工作认识的不足，以至于其被错误的放在高校建设的从属地位，各院校也没有聘请专业的档案管理人员来进行学籍档案的管理工作，很多档案管理工作都是校内的行政业务人员来兼管的，然而由于校内行政工作繁重，这使得档案管理工作人员的流动性非常大，而在职人员也缺乏档案管理的专业水平和理论素养，以至于出现了档案管理队伍整体业务水平低、工作积极性差、档案管理观念陈旧等情况，常常无法按照档案信息管理工作的要求来进行学生学籍档案管理的收集、整理、和分类归档工作，使得学生学籍档案的流失量增大，学生档案材料残缺不齐。不仅影响了高校学籍档案的利用效率，更严重阻碍了高校学籍档案事业的发展。

（三）档案管理工作缺乏规范性

因为高校对档案管理工作的错误认识及重视度不够，使得高校学籍档案管理工作缺乏一套详细的、统一的、可以用来约束档案管理工作的规章制度，这是致使高校学籍档案管理在收集核对、归档整理、信息使用传递过程中出现问题的重要原因。不仅如此，由于缺少规范的管理制度，使得管理人员职责划分不清，对已出现问题的责任相互推诿、工作协作性差，以至于高校学籍档案在客观上缺乏严谨性。

二、加强学籍档案管理的对策

（一）加强档案宣传，引起领导重视

学籍档案的管理工作是高校管理工作中重要的组成部分，学籍档案质量的好坏直接影响到学校的管理水平。加强领导对学籍档案管理工作的重视，是提高学校档案管理工作的关键所在，因此高校各级党政管理以及教学管理部门，都必须充分的认识到学籍档案管理工作的重要性，增强档案管理意识。档案管理部门和管理人员，要从过去“默默无闻”的被动工作状态中走出来，通过校园网络媒体、专题讲座、宣传手册、报告专刊等多种途径来宣传和普及学籍档案的基础知识，加强校领导、教师、学生以及校工作人员对学籍档案社会效益及综合效益重要性的认识，以确保学生能够提供真实准确的档案信息、档案管理人员能够认真细致的对档案进行收集管理，校领导能够严谨负责的加强信息档案管理建设。

（二）加强档案管理队伍的素质建设

想要提高学籍档案管理工作的管理水平，一支严谨、团结、稳定的管理队伍是必不可少的。学校应该经常组织开展档案管理的业务培训和学术交流活动，积极地为档案管理人员创造出能够提高专业能力和业务水平的平台，使档案管理人员的业务水平、工作效率以及对现代化管理设备的操作水平得到全面的提升。与此同时，更要重视档案管理人员的职业道德建设，增强管理人员的责任感和事业心，真正树立起现代化档案管理工作人员全新的职业形象。另外，档案管理队伍的稳定性，对于档案管理工作也是非常重要的，高校应设立恰当的考核制度和奖励机制，充分调动起档案管理工作人员工作的积极性，全面促进档案各管理工作与学校各项工作协调发展，更好的为学生就业提供便利条件。

（三）建立完善的规范档案管理制度

科学、严谨、完善的学籍档案管理制度，是协调、有序、顺利开展学籍档案管理工作的重要保障。档案管理部门应对档案的收集整理、检查归档、保管传递以及管理职责等各项工作活动，制定出一套严谨的、完整的规章制度，使学籍档案管理工作做到有据可依、有章可循。与此同时，主管部门应对现有的各部门各自为政的工作状态进行切实的改变，促进各部门团结协作的工作态度；各级领导要做到把执行管理制度作为加强档案管理部门制度建设的工作重点来抓，让学籍档案工作制度与其他制度一样，真正得到贯彻和落实。

三、总结

随着信息化社会的不断发展，高校学籍档案的信息化管理不仅可以给学籍档案提供了保障制度，还最大限度的满足社会进步和教育发展对高校学籍档案管理工作的要求。高校学籍档案的管理工作是一个科学化、系统化、规范化的过程，想要做好高校学籍档案的管理工作，除了档案管理者要以身作则、爱岗敬业外，还需要各个方面的全力支持，才能使高校学籍档案最大程度的发挥其培养具有创新意识、高素质人才的服务作用，使高校学籍档案管理工作在素质教育中发挥其最大的作用。

参考文献：

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[3]黄锦旺.谈谈高校学籍档案管理存在的问题及对策[J].广西大学学报（哲学社会科学版），2008，

[4]弋晓宁.新形势下高校学籍档案管理存在的问题与对策[J].运城学院学报，2008，

[5]陆苏榕.浅谈高校学籍档案的本质属性与学籍档案管理[J].教育与职业，2008，

作者简介：安华，女，（1962-），北京市，馆员，研究方向：与高校相关的学籍档案管理。