当前基层医院档案管理存在的问题及对策

[摘 要]近年来，随着我国医疗卫生事业的不断推进和信息管理技术的知识更新，医院档案管理工作的要求也在日益变化和提高。档案管理是一项关系医院业务管理、科研发展和群众疾病预防等多方面的系统工程。本文将基于基层医院在档案管理中存在的突出问题，寻求新形势下实现医院档案科学管理的措施：1、加强对档案管理的重视，不断完善档案管理制度建设；2、利用先进的管理办法，科学梳理档案管理的工作流程；3、加大投入，加快推进档案的信息化管理进程；4、加强岗位培训，提高档案管理人员的职业素质。总之，需要不断加大对医院档案软硬件建设投入，加快实施信息化建设，从而最终实现提高医院档案管理水平的目标。

[关键词]基层医院；档案管理；问题；对策

医院档案是其在业务管理和医疗技术发展中形成的具有保存价值的文件、图标、声像、盘片等各种形式的资料，这是医院决策和管理的重要依据。为了促进医院的可持续发展，需要重视医院的历史记录和积累的数据信息管理。尤其是在管理相对薄弱的基层医院，更要重视和加强对档案工作的管理。从当前我国基层医院档案管理的现状来说，还存在诸多的问题，比如医院的领导层缺乏重视，档案工作人员素质参差不齐，档案管理信息化滞后等。因此，本文将结合自身在新疆伊犁州尼勒克县人民医院的工作实践，针对上述管理中存在的问题，提出完善档案管理的一些思考和建议，希望能对业界同仁有一定的帮助作用。由于个人理论水平有限，文章中还会存在一些问题，恳请大家批评和指正

一、目前基层医院档案管理存在的主要问题

作为基层医院管理的重要组成部分，医院的档案管理工作还不能与日益发展的医疗、科研、教学工作相适应，存在的主要问题如下：

（一）缺乏对档案管理工作的重视，疏于其管理制度建设

由于基层医院的财力和人力等方面的制约，加之档案工作无法如医疗科研、教学研究等能够直接产生社会效益和经济效益的特点，导致一些医院对档案管理的重视不够，具体表现在：（1）档案管理并未与医疗业务的发展同步。目前整体来看，我国的医疗事业还处于快速上升的阶段，很多先进的、新型的医疗手段和医疗器械都在不断涌现，这就要求医院的档案管理工作也相应地跟上发展的需求。但是很多基层的医院，仅仅重视医院的规模的扩大、医疗设备的引进等，对档案设备的投人等严重不足，有的甚至不能纳入到医院的计划范畴，这直接延缓了档案管理工作能力的提高。（2）缺乏较为完善的档案管理制度，导致很多需要归档的文件仍然存留在各职能科室或是主管院领导那里，而且档案的借阅制度也存在管理漏洞，很容易出现借而不还的现象。

（二）对医院档案内容界定不清，档案管理方法落后

目前基层医院档案管理存在着一定程度的管理不规范问题，比如管理职能不明确，主要表现在：很多基层医院在档案管理的机构设置和管理职能上存在管理漏洞，比如医院的文书档案、科技档案、会计档案和音像档案等通常是由综合档案室主要负责，医疗病历资料通常由病案室管理负责，这样就形成了多个部门来管理的基本格局，缺少一个专门独立的部门来负责管理，不利于档案资源的利用和共享。此外，由于档案的管理不当，导致档案的利用率偏低。一些基层医院缺乏有效的信息检索系统，开放程度较低，存在“管大于用”的现象。

（三）医院档案管理未全面纳入信息化建设

实现数字化管理已经成为诸多医院进行现代化管理的目标和重要举措。当前信息化技术在一些医院行政管理、医疗管理等方面得到了具体应用，但是档案管理的信息化建设却非常滞后，具体表现在：（1）一些基层医院的档案管理工作还停留在人工手动的管理阶段，比如一些文书档案、医疗器械登记、人事档案等，这些都制约了医院数字化和信息化管理的发展。（2）在大多数的基层医院，档案的保存主要依赖纸质和照片这两种形式，很容易受通风、温度以及防火等因素的影响，从而给医院的档案管理库房带来潜在的风险。

二、提高基层医院档案管理能力的建议和思考

基于前文的分析，本文将从四个角度提出相应的解决对策，具体如下：

（一）加强对档案管理的重视，不断完善档案管理制度建设

（1）在工作理念上，需要加强对档案管理工作的重视和档案法等内容的宣传，这样让医院的领导和各科室职工都能充分认识到实施档案管理工作的必要性和重要性。（2）不断完善档案的收集、利用和归档制度。一方面，需要将档案管理的相关工作纳入医院的绩效考核制度中，另一方面还需要建立档案管理的责任制，将责任划分到相关的管理部分、职能科室和个人，大力提高他们的责任意识，从而为档案管理工作的开展提供一定的保障。（3）强调档案管理的服务特色。这就要求档案管理工作不能“闭门造车”，需要逐步改变被动服务的现象，建立档案机构的联网系统，从而拓展服务的范围和层次。

（二）利用先进的管理办法，科学梳理档案管理的工作流程

基于基层医院目前存在的主要问题，本文建议：（1）实现档案的集中统一管理。具体包括：进行质量控制，即运用科学的管理方法，进行档案的收集、归纳、编号和登记等，从而从源头上直接控制档案的质量；进行全过程控制，即成立档案形成的过程监控小组（部门），选派专业的档案管理人员对档案的形成和整理过程进行指导和必要的监控，从而将档案涉及的各个业务工作内容进行统一设计，达到医院资源合理配置的管理目标。（2）将档案管理方法实现标准化和规范化。比如建议采用数据库的方式对医学影像等资料进行归档和管理。

三、结束语

综上所述，档案管理对于医院整体管理水平的提高具有至关重要的作用，不容忽视。为此，需要不断加大对医院档案软硬件建设投入，加快实施信息化建设，从而最终实现提高医院档案管理水平的目标。本文仅仅提出了一些提高基层医院档案管理能力的建议，还有待于进一步的完善，从而真正实现新形势下医院档案管理工作更好地服务于医疗服务工作。

参考文献：

[1]张红文.徐秀玲.浅谈如何实现医院档案管理现代化[J].医学信息.2013（20）.

作者简介：李红梅（1968年-），女，新疆尼勒克县人，新疆伊犁州尼勒克县人民医院档案室，馆员，大学专科学历，研究方向：档案管理