浅谈机械企业的档案管理模式

自改革开放以来，我国的机械企业不管是数量还是规模都得到了迅速的发展，在并逐渐发展壮大，时至今日已形成相当规模。假如机械企业的档案管理工作没有做好的话，那么所取得较好的经济效益很难得到保证，档案未能正常发挥其潜在的价值和作用，就会严重影响了机械企业经济效益的提高和企业的健康发展。目前没有现成的模式可供我们去借鉴，只能在完善边研究探索的同时，在摸索中不断去前进。

一、档案管理重要性

企业档案对于一个企业来说是一个非常重要的资源，它是一个日积月累的过程，详细的记录着机械企业的一点一滴，是企业发展历程的真实记录。它具有很多存在的形式，可以以文字、图表、音像等各种形式存在。对于机械企业来说，经常会需要存一些cad图纸或者一些真贵的技术资料，是企业非常宝贵的资料，这些资料包含着许多技术人员的智慧和血汗，有的时候这些资料加入管理不当，被对手所获得将会给企业造成致命的打击。而且档案的存储对于日后工作可以起到一个借鉴的作用，假如一项产品与之前设计相似，可以参考，有一些数据就不用重新设计，从而省去了不少无用功，提高了工作效率。自中国加入世界贸易组织近10年以来，尤其是2008年发生经济危机以来，外国政府和企业在国际舞台上，不断对中国出口的产品以各种借口去进行抵制，这个时候私营企业就可以根据反倾销档案、企业自身的信用档案、企业产权档案、客户资信档案、知识产权档案、企业文化档案等资料去维护自己在国际市场中的利益和权益。

二、档案管理模式划分

虽然私营企业的档案工作取得了一定的成就，但是目前还是存在一定的问题，其中，一些企业虽然想整好但是对档案工作的规律和档案的管理模式认识不足。再次，行政部门对于现在的私用企业的管理还是使用有先前的管理经验来规范企业的档案工作。所以，认清档案管理模式对于机械企业至关重要，可以使企业档案工作少走很多弯路。

（一）按档案集中程度划分

根据档案管理的集中程度可以将档案管理模式分为档案集中统一管理、档案分级管理、档案分散管理三种模式。三种方式各有自己的优缺点，要正确看待。其中档案集中统一管理有利于形成统一的档案信息利用中心，它的主要缺点就是会受到一些企业因为管理制度和管理水平不同而受到限制。档案分级管理，就是按一级一级的进行管理，这样管理制度职责明确、利用方便，从而很容易管理。档案分散管理目前虽然有很多的缺陷，但是目前由于私营企业的现状导致这种管理模式存在的非常普遍，同档案、文书档案、会计档案、人事档案等不同的档案都归不同的部门进行管理，这个管理模式虽然分工明确；但是对企业档案管理缺乏整体规划，根据经验来看对跨类别或新型档案的管理经常会出现管理上的空白或交叉。

（二）按管理对象进行划分

按管理对象进行划分可以将档案管理模式划分为档案综合管理、文档一体化管理、信息一体化管理。档案综合管理该方法主要是根据国企档案档案管理的经验转变而来的。该方法可以实行集中统一式的综合管理，也可以实行分级管理式、统一领导的综合管理。对于文档一体化管理模式，一个部门以同时对企业的电子版和纸质版的文件都进行管理，对于企业的电子版和纸质版的文件都进行归档，该方法有利于推动档案现代化管理。信息一体化管理是一个比较完善的管理模式，企业除了对私营企业的档案信息进行了解之外，还可以了解整个行业的市场信息、技术动态信息、产品信息。信息一体化管理对于企业日益增长的信息需求至关重要。

三、完善机械企业档案管理措施

（一）行政部门

首先，行政部门作为企业档案工作的管理者，指导全国各个部门单位的档案管理工作，自身要提高认识，端正心态。由于目前的机械企业发展的比较晚，发展水平参差不齐，发展状况不尽如人意，本身对于企业的档案的现状认识不是很充分，机械企业档案管理的条件非常有限，管理经验不足。作为领导者这个时候要起到领导作用，领导他们认清档案是企业的重要资源，同时档案还是社会的宝贵财富。当然领导者只有自己认清档案的功能，才能强大地指导机械企业完善档案管理体系。正是由于档案管理工作的重要性，但出现问题会出现非常严重的损失，行政部门还要主动上门，指导业务，档案行政管理部门应走出办公室，走进机械企业，给予他们档案工作指导。

（二）机械企业本身

企业在逐渐地发展壮大过程中，自己本身也认识到了机械企业档案的重要性，自己也积极配合上级部门的响应，自觉形成建档意识，并进行简单的建档工作，但是工作中还有一些地方需要改善。首先，要尽力购置一些最基本的管理设备像档案盒、档案柜等，都是最基本的，假如公司比较大，档案比较多，这个时候还需要设立档案室，以放置更多文件档案，还要聘请专门的人员来对档案进行保管。

企业档案管理人员永远是操作的具体执行者，所以要不断学习，多向档案行政管理部门的专家请教一些技术上的问题和管理工作上的经验，努力提高自身的业务水平，掌握一些必备的专业知识，建立专门的查询系统，这样查询利用效率的最大化。

四、结语

通过讨论当前的机械企业的档案管理模式的大致状况，给业界的人以参考，相信在不久的将来，机械企业就可以更好地发挥档案服务企业以及服务社会的积极作用，从而促进企业的健康发展，将推动档案工作与企业同步发展紧密联系在一起，保证企业自身保持稳定、持久发展。

参考文献

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