浅谈高校档案管理模式

摘 要：本文论述了档案管理的内容，并提出知识经济时代档案管理工作的特点以及如何实现高校档案管理模式的三大转变。

关键词：高校档案管理；档案管理模式；转变

一、档案管理的内容和性质

（一）档案管理的内容

档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图象、声音及其他各种形式的原始记录。主要分为文书档案、科技档案、司法档案、会计档案、艺术档案、人事档案、教学档案和外交档案等。

（二）档案管理的性质和特点

档案管理是用科学的原则和方法管理档案，提供档案信息为各项社会实践服务的一项工作。基本任务是科学地管理好有价值的档案，以满足社会对档案信息的需要。

档案管理工作是一种专门的管理活动。作为专门负责管理各部门档案的一种独立的业务工作，是国家科学文化事业的组成部分。与此同时，针对特定的部门来说，档案管理又是该部门各项管理工作的组成部分，如会计档案管理是财务管理工作的一部分，干部档案管理是干部管理工作的一部分，科技档案管理是生产管理、技术管理和科研管理的重要组成部分等。

二、档案管理的地位和作用

档案工作是国家各项建设事业必不可少的环节。档案工作的发展受国家各项建设事业的制约和影响；同样，国家各项建设事业的发展也会受档案工作的影响。从档案工作与国家各项建设的关系来说，档案工作处于服务地位，是条件性的工作，即为国家的政治、经济、科学、文化活动提供必要的资料，创造必要的条件。但在一定情况下，档案工作也起决定性的作用。

三、知识经济时代档案管理工作的特点

知识经济与农业经济和工业经济相比，在下列几方面有显著不同：一是主导要素不同。农业经济的主导要素是土地；工业经济的主导要素是资；知识经济的主导要素则是人才，人才是经济增产的决定力量，是社会财富的源泉。二是竞争的对象不同。农业经济条件下，竞争的对象是土地；工业经济条件下，竞争的对象是自然资源和劳动力成本；而在知识经济条件下，竞争的对象是人才、知识和信息，谁拥有了人才、知识和信息，谁就能在这场竞争中取胜。三是投资的重点不同。工业经济条件下，投资的重点是机器、设备、生产线等有形资产，追求规模效益；而在知识经济条件下，投资的重点是人力资源开发，提高产品的科技含量，加大人才培训力度，发展知识型企业。四是资源形态不同。农业经济和工业经济条件下，自然物质资源是资源的基础，它是有限的，人类对它的索取是有限度的，必须考虑自然生态与人类生态之间的平衡；而知识经济的资源是知识、智慧、发明、管理、技术之类，它是无限的，不受地域和国别的限制。

四、实现高校档案管理模式的三大转变

（一）由以实体管理为主向以人力资本管理为主转变

档案管理强调以人为本，包括作为服务客体的用户和作为服务主体的档案人。在以往的档案管理中，较多注重于服务客体的读者用户的层面，认为以人为本只是指面向用户、方便用户、以用户为中心，而对服务主体的档案人重视不够。在知识经济条件下，档案人不仅仅是收集、整理、保存、提供信息，更是档案信息资源建造者和维护者，是档案信息资源与用户之间的桥梁与纽带，是高知识含量信息产品的设计者、生产者与操作者。不言而喻，档案人在档案的保管和提供利用方面，扮演了越来越重要的角色。因此，必须树立“档案人”与“用户”并重的管理理念，切不可忽视“档案人”这一关键要素。只有实现这一转变，才能更好地发挥档案人的积极性、主动性与创造性，才能在档案的管理和各个业务环节中更充分地体现出档案人的主体作用，从而适应知识经济给整个人类社会带来的改变。

（二）由以硬性管理为主向以软性管理为主转变

要使档案信息资源在知识经济时挥应有的作用，我们必须强化对档案信息资源的科学管理功能，变传统的经验管理为现代的知识管理；变硬性管理为软性管理，即用馆藏档案的知识含量、价值含量，提供所产生的社会和经济效益来衡量馆藏档案的情况，从而使档案信息资源不断适应社会主义市场经济的要求，适应广大人民群众对档案利用的需求。显然，这种软性管理能使档案信息资源随市场经济的发展而不断加快自己的开发战略，从而增强自己的生命力。

（三）由区域性管理向全方位、网络化管理转变

档案部门的主要优势是收藏了大量的原始档案，是国家的重要信息资源，对其加速开发利用势在必行。近年来，我国档案界相继建立了区域性的管理网络，使某一地区、某一行业或某一系统的档案实现了资源共享。在此基础上，我们必须变区域性管理为全方位、网络化管理。一方面进行纵向联系，就是在同行业之间建立起互通、互补档案信息的新型关系，打破物理意义上的馆藏资源概念，使同行业之间利用网络分发信息，交流工作动态，进行远程存取的信息服务；另一方面进行横向联系，就是要与各行各业保持联系，实现从单一信息向综合性信息的方向拓展，把档案部门与图书、情报、数据中心连接起来，形成全国性的联机服务网络。

参考文献：

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[2]席杰.浅谈知识经济时代高校档案管理工作[J].云南档案,2008,(01).

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