浅谈我国大学城高校档案管理工作的现代化和信息化

［摘要］大学城高校应发挥自身优势，从确立科学指导思想和发展奋斗目标、发挥三大网络功能、突破档案数据录入难关、推进计算机管理标准化建设等几个方面入手，推进档案管理工作的现代化和信息化。

［关键词］大学城高校档案管理现代化信息化

教育部《面向21世纪教育振兴计划》提出之后，全国掀起了教育强省、教育兴市浪潮，各省市充分利用优势资源兴建大学城，一个个以高等院校为纽带，辐射周边地区，集教学功能、产业功能、生活服务功能为一体的大学城区迅速崛起，北有上海大学城、东方大学城，南有广州大学城、深圳大学城、珠海大学城，以及正在筹建中的合肥大学城、西部大学城、北京吉利大学城、福建大学城和南京江宁大学城等。就我国大学城高校档案管理工作而言，如何抓住高等教育迅速发展这一大好历史机遇和大学城高校优势，适应社会和高校自身的发展需要，加速高校档案管理工作的现代化和信息化进程，为高校自身建设和社会相关领域提供科学、准确、快速的信息服务，成为高校档案工作“十一五”规划的主题和中心任务。

一、我国大学城高校档案管理工作的现状

通过对部分大学城高校的调查了解发现，由于受到各高校办学模式、进入方式选择、阶段推进程度以及原档案管理水平等诸多因素影响，大学城高校档案管理工作的现状是不容乐观的，是与各大学城快速发展的现代化和信息化步伐不相协调的，具体表现在以下三个方面：

1．机构过于简化，职能过于弱化。这一现象尤以一些新机制新模式运行的（民办）高校、非整体进驻大学城高校和一校多区型高校表现突出。这些高校，档案管理机构有的被精简或并入其他部门，有的干脆把原校区档案部门作职能上的简单延伸，人员采取兼职聘任并实行一人多岗，制度上有的也只是作为文字复制而已。机构的不完善、制度的不健全、人员工作的不规范和职能的人为弱化，使得大学城各高校的档案管理工作从建校初期起就没有落到实处，一大批具有较高价值的档案材料没有得到及时收集和归档，即使被临时收集的材料也类别混杂，造成了一些不必要的损失。

2．工作相对滞后，手段相对落后。由于种种原因，大学城一些高校档案管理工作出现了“一套人马，奔跑几处”的被动局面，工作上难免顾此失彼和相对滞后。同时，大学城高校多处于初创阶段，学校工作重心的相对偏移和长久以来对档案管理工作认识不够，经验丰富的工作人员苦于在多校区间穿梭，致使许多日常工作严重滞后；兼职人员又受知识水平所限，看着现代化的先进设备也不会用，仍停留在传统方式和传统手段的管理状态。虽然个别高校档案部门也已利用计算机进行档案管理，初步实现了档案的计算机辅助立卷、目录检索、统计和借阅管理等工作，但仍处于单机运行状态，没有结合异地办学、多校区办学的特点建立校内网、（校）区际网，致使高校很难从档案部门获得快、全、精、准的信息服务，无法实现全面的信息资源共享，无法实现数据资料、工作流程及档案检索三方面的信息化。

3．网络协调统一性差，档案标准化水平低。受不同高校隶属关系不同等原因，大学城高校档案管理仍处于条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自谋发展的相对封闭局面。投入现代化信息化建设的软硬件购置和数据库建设等也存在一定程度的重复和浪费现象，同时各高校选择的软硬件五花八门，标准化水平低，共享性兼容性差，一定程度上影响了大学城高校档案管理的现代化、信息化和标准化进程。

二、加快我国大学城高校档案管理工作现代化和信息化的优势所在

1．办学模式优势和精英聚集效应。

我国的大学城普遍采用的是极具典型性和代表性的深圳模式、珠海模式、浙江模式、廊房模式、松江模式和广州模式，初步的实践证明，这些模式总体上较传统模式更有利于高校办学水平、管理水平的进一步提高。加之进驻大学城的可谓是高校中的精英，如进入深圳大学城的清华大学、北京大学、哈尔滨工业大学等；进入珠海大学城的中山大学、北京师范大学、北京理工大学等；进入东方大学城的北京工业大学、中国地质大学、北京航空航天大学等。这些211重点院校和产学研综合性院校中的精英在大学城极易形成一种效果明显、威力巨大的聚集效应，在相应办学模式的指导下大胆创新，开拓进取，勇于卸包袱，敢于抓弱点，敢于在高校档案管理等基础性工作的现代化和信息化实践中取长补短，相互激励，探索新路子和新方法，起到先锋示范作用。

2．资金投入优势。

资金投入是制约高校档案管理现代化发展进程的一个关键的客观因素。长期以来，一般高校因受到历史、经济等条件制约，在经费上很难得到必要的充分的保证。在大学城，调查发现，这里的高校具有强劲而明显的资金投入优势。仅以广东佛山大学城为例，据不完全统计，佛山市南海区政府2001年为进驻佛山大学城的华南师范大学南海学院第一期建设（占地510亩）就投入资金3．7亿元，加上学院自筹资金1．3亿元，合计达5．0亿元。在这些经费中，学校拟订了明确的用于综合档案室高标准基建、现代办公设备、网络设备、管理软件、人员招聘、人员培训等各种经费的投入比例，这些经费无论从总量上还是最终到位额（率）都远远高于普通高校，使得大学城高校档案管理工作的现代化和信息化有了切实的资金保证。

3．人才吸引优势。

大学城以其优越的区位优势、环境优势、政策优势和资金优势凝聚形成其强有力的人才吸引优势，吸引了一大批德才兼备、创新能力强、适应时代需要的高校档案专业人才来到大学城这块乐土开创美好事业。这对于大学城高校率先实现档案管理工作的现代化和信息化创造了源源不断的新鲜血源和高素质的人力资源保证。

三、推进大学城高校档案管理现代化和信息化工作的几点措施

1．确立科学指导思想和奋斗目标。

今年是“十一五”规划的启动之年，大学城高校要在档案事业发展的宏观性、前瞻性和针对性上下大功夫，要抓住大学城率先发展的历史机遇，解放思想，按照档案工作信息化、现代化和社会化建设的要求高起点、高水平、高标准、高质量地开展工作。要在实践中发挥先锋示范作用，抓住大学城信息化建设和全面推进电子校务的契机，充分利用先进的网络技术、数据库技术和多媒体技术，率先实现档案电子化、存储数字化、检索自动化，实现信息资源共享；确立室藏档案数字化、文档处理一体化、信息传输网络化、管理系统智能化，工作人员知识化、专业化和人本化的奋斗目标。

2．发挥领导网络、队伍网络、校园（区）网络三大网络功能。

（1）领导网络。我国大学城（园区）起步较晚，大多处于初创阶段，要在档案管理的现代化和信息化方面走得更快、更稳、更坚实，就必须从组织上给予充分的保证和重视，并形成“主管领导－党政办公室主任－各办（中心、系）主任”的分级领导网络，全面负责对档案管理工作的领导，形成多方面、多层面对档案管理工作的关心、过问、督促和检查。

（2）队伍网络。工作水平的高低，根本上取决于工作者和工作队伍水平的高低。坚持以人为本的科学发展观搞好队伍网络建设，构建一个学历、专业、知识、年龄、性别、层次、类型协调发展的队伍网络；坚持物质鼓励与精神鼓励相结合的激励机制，营造一个宽松、愉快的工作和成长环境，使队伍网络中出现讲学习、重业务、争上游的良好氛围，以便更好地适应新形势、新任务和新要求，全面为档案管理的现代化和信息化建设服务。

（3）校园（区）网络。完善的校园网络是大学城高校的优势，并已成为各类信息的传递中心。在推进大学城高校档案管理现代化和信息化的实践中，关键是充分利用高校的各种有利条件，利用校园网络逐步实现由传统管理型向现代化管理型的转化。高校档案部门应配备齐全的现代化设备，实现档案计算机管理，建立档案编号系统、姓氏排列系统、科学的归档系统。应广泛采用计算机开发更多更好的档案管理软件，达到信息交流网络化、咨询业务智能化、档案管理标准化、档案工作程序化，使档案馆能更好地为学校改革、建设和发展服务。

3．把档案工作全面纳入电子校务建设，积极推进档案管理的现代化和信息化。

电子校务系统虽然在我国起步较晚，但是我国各大学城凭借着政府资金的支持、先进技术的引进和自身研发的成果，已经具备了较为成熟和较强安全防御能力的电子校务系统。这为大学城高校档案管理工作的现代化和信息化提供了强有力的系统支持。把高校档案管理纳入到大学城高校的电子校务既有利于高校档案价值的实现，又有利于高校档案管理的网络化和规范化。但是，在纳入电子校务的建设中，要注意解决好以下几个方面的问题：完善信息系统，使档案管理的业务过程信息化；实行电子与纸质文档双轨并行的同时，尽快完善电子档案的效力性问题；针对操作系统、硬件设备和网络黑客等因素，攻克电子档案模块安全性问题；加强档案队伍综合素质以适应全新环境下的档案工作问题。

4．大力推进高校档案计算机管理的标准化建设。

高校档案的现代化和信息化是大势所趋，前景广阔，但丞待解决的问题也不少，其中较为突出的是高校档案计算机管理的标准化问题。大学城高校要针对目前各高校所采用的档案管理软件类别多样、通用性较差、数据格式不统一的现状，看到档案计算机管理以大型网络取代单机（或小网）模式的必然趋势，尽快地统一大学城各高校档案信息的数据格式，并与图书、情报、资料等其他门类档案兼容并轨，真正实现图书、情报、资料和档案的一体化和标准化。