浅谈高校档案的信息化建设管理

高校档案是高校在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中形成的，归档保存备查的文字、图表、声像等各种历史的原始记录。档案既是高校教育事业发展和教学等各项工作的真实历史记录，又是总结经验、制订计划、处理问题、改进管理的依据。随着我国高等教育事业的不断发展，高校档案管理工作也进入了一个新的历史阶段，随着信息技术的快速发展和办公自动化的深化，加快了档案工作走向信息化建设的步伐，档案信息的数字化和档案工作的网络化已成为档案管理现代化的重要发展方。

一、高校档案信息化建设的内涵

高校档案信息化建设是以档案资源建设为核心，以纸质档案数字化及现行电子文件管理为重点，以计算机网络建设为基础，以扩大档案信息资源开发利用为目标，确保馆藏重要文本、照片、底片及录像档案数字化的一项重要的档案建设。它是高校数字化校园建设的重要组成部分，是利用信息技术工具获取、处理、传输、应用档案资源，提高档案管理效率与效益，实现资源共享，逐步实现高校档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化的重要途径。其最终目标就是实现高校馆藏信息资源数字化，从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化和社会化。

二、高校档案信息化建设的存在的问题

1.档案意识淡薄，受重视程度不够

高校内部分单位、部门档案分管领导、兼职档案员对档案信息化建设工作的重视程度不够，没有正确认识到档案信息化与本单位本部门日常工作之间的联系，认为档案信息化只是档案馆工作的改进与提高，与自己的工作无关，每年只需按部就班做好纸质文件材料的归档工作就可以了，对本部门形成的电子档案监管不力，导致疏于管理、电子档案流失严重等诸多不良后果，直接影响到学校档案信息化建设进程。

2.档案管理人员的业务素质有待提高

档案管理工作的信息化建设滞后于现实的要求，结果是高校档案管理工作仍用手工操作的现象还比较多，缺乏信息化的管理手段，缺乏相应的信息化设备，大大制约了档案工作的发展。档案信息化建设进程中，档案管理者扮演着举足轻重的角色。而部分高校档案人员不熟悉计算机与通讯技术，较难快速适应信息化的管理趋势。也有一些人对高校档案数字化的理解不够准确，认为只要把纸质文档变成电子文档就代表实现高校档案数字化了。这些认识只是对高校档案信息化认识的片面性理解。高校档案数字化不仅仅是档案存储介质的变革，其中更需要引入先进的管理理念和科学的管理方法，需要档案管理人员具有与时俱进的时代感和不断学习提高的业务素质。

3.档案信息化标准建设滞后，电子文件归档困难

档案信息化工作的基本任务是实现档案数字化信息的完整生成、便捷传递、永久保存、利用共享及其全过程安全管理。与传统档案管理相比，档案信息化建设的显著特点是具有极强的相关性，如档案信息的传输、流转、共享必然涉及诸多相关主体及其相互间的关联；电子文件归档管理更使档案管理系统与办公系统、各种计算机辅助设计系统等的关联度明显提高。因此，档案信息化建设更加需要讲求统一技术语言，更加需要标准化和规范化。但从现状看，学校档案信息化工作中的标准化建设严重滞后，其系统性、配套性，不能完全满足当前档案信息化工作的实际需要。

三、高校档案管理信息化管理的措施

1.加大宣传，更新管理方式，积极推进档案信息网络化服务

依托校园网络主动做好电子文件归档、归档范围和归档办法的宣传工作，提高广大师生对档案信息化的认识。随着计算机技术、网络技术、通讯技术等高新技术手段的应用，学校各种信息逐渐实现了网络化、数字化，电子档案与日俱增，高校档案馆应充分采用现代化技术手段，将现有馆藏档案进行数字化处理，加快档案馆局域网的建设进程，利用校园网和互联网的有效联结，使档案馆通过校园数字化办公系统，实现档案信息资源收集和传递方式的网络化。

开展档案信息网上利用，这将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，逐步实现良性循环。到那时任何一位利用者将不受任何时间、空间的限制，在任何地点、任何时间，只需要有一网的电脑，即可进入高校档案管理系统，查询自己需要的档案信息。这使得编研工作、档案查阅工作变得更为简易、方便、快捷。通过多媒体技术改善利用电子档案的环境，解决目前档案信息提供少、传递慢、效率低的问题，实现档案全文信息查询，进而提高服务速度和质量。

2.加强档案信息专门人才的培养

档案信息化，必然使档案工作者改变传统的思想观念，按照档案工作现代化的要求，对从事档案工作信息化的管理人员而言，不仅要求他们掌握现代的信息技术，而且还要熟悉档案工作的专业知识。要掌握各种档案工作信息源以及信息检索工具、检索方法等方面知识，培养信息获取和开发利用的能力、信息选择能力、信息预测能力、信息加工、开发、传输、存储、调阅和吸收等能力，又要能对信息进行综合分析，整理排序，归类处理，充实档案数据库。

随着信息技术、现代科学技术和数字化技术的快速发展，作为现代档案信息服务主角的档案工作者，不再是以往的档案管理员，必须具有创新意识和科研能力，创造新知识信息，努力培养自身具有更深层次、更高的综合素质。因此，现代档案人员应由一般的管理者变为档案信息专家，由传统的“档案保管者”变为“档案信息资源的管理者和传播者”，成为档案信息建设的行家里手。尽快建立以管理型人才为基础，复合性人才为重点的高科技人才为骨干的档案干部队伍体系，满足档案信息化建设的需要。有针对性地培养一批既能熟练应用计算机技术、信息技术、网络技术，又热爱档案事业的专门人才，以满足档案信息化建设的需要。

3.提高信息安全意识，确保档案信息利用安全

在进行档案信息资源开发与利用时必然会涉及多方面的信息安全问题。首先，我们应重视档案信息内容的安全。凡是涉及国家安全、单位机密、个人隐私等内容的档案，必须保密，防止失密、泄密的发生。其次，必须保障网络服务器和数据库安全。使用安全级别较高的操作系统，及时进行系统漏洞、补丁升级，并对数据库进行定期多重备份、异地备份，维护好数据库事务日志，实行严格的用户身份认证、访问权限控制等安全措施，避免由于系统故障或人为破坏造成信息丢失。再次，提高档案信息网络安全意识。在网络中流转的档案信息存在更多的安全隐患，档案部门要未雨绸缪，防患于未然，在信息安全防护方面，除了对已有的防护措施，如防火墙技术、杀毒软件、网络安全检测、用户身份认证、数据加密技术等进行综合运用之外，还要不断跟进了解新的安全防护技术，以应对不断出现的新情况、新问题。最后，档案部门要不断进行信息的保密、安全教育，制定切实可行的信息保密制度和管理制度，提高档案工作人员对信息的保密与安全意识。

4.畅通档案信息服务渠道，提高资源利用率

加强网络设施建设，建立电子阅览室，利用网络终端、多媒体、触摸屏等现代技术，使档案利用者享受到方便、快捷、直观的服务是档案馆发展的必由之路。故应努力实现服务手段的多样化，充分利用计算机和网络技术，建立完备的档案数据库、局域网，充分发挥和拓展现有档案馆网站的作用，使档案馆网站真正成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口，实行新信息上网；提供在线电子邮件服务、联机公共目录查询、光盘远程检索服务、视频点播服务等功能，开展档案信息咨询服务，与用户进行交互式信息咨询，运用跟踪反馈、搜索等方式，为用户构建制定全方位的档案信息服务体系。

高校档案是高校最重要、最鲜活、最有权威性的知识资源。随着高校自身发展的需要，高校应越来越重视档案信息的管理工作，档案工作者也必须强化信息意识和信息观念，工作要与时俱进，不断创新档案管理，努力把传统的、封闭的、静态的档案信息，开发成现代的、开放的、动态的信息资源，更好地服务于学校的建设和发展，服务于社会。

（作者单位：河北化工医药职业技术学院）