个人信息论文：电子邮件的个人信息监管研讨

作者：辛刚 方旭 袁晶 单位：安徽大学管理学院 安徽大学外语学院

通过任务安排和任务提醒,用户能够很明确自己的在特定时间内的待办事项而不会错过某项重要的任务,同时,通过对自身邮件进行任务管理也能为他人提供方便,因为电子邮件是一个相互交互的过程。Gmail邮箱和其他邮箱一样具有任务管理的基本功能,但Gmail自身有着独特的任务管理方式,即Gmail运用工作表来进行任务安排和管理。该工作表旨在帮助用户跟踪待办的事项。用户可以创建项目列表、设置截止日期和备注,甚至可以将Gmail邮件直接添加到Google工作表中。用户可以在工作表中来进行任务安排,在工作表中可以创建一个新任务,输入所需的任务内容,用户可以根据需要添加多个任务,每个任务下面又可以分为不同的子任务,当工作表中的任务很多时,用户可以建立任务列表,如可以将相同性质或日期的任务进行归类,分配到同一列表下,方便用户查找。运用Gmail邮箱的这个工作表用户能够很清楚地来新建自己的任务,查找待完成的任务,以及清除已完成的任务。Gmail邮箱的另一个重要的特点是它是一款基于桌面检索的电子邮件,因而用户可以通过检索的方式来搜索到相应的任务,但是这一功能也具有其局限性,通过对任务检索所得到的结果其准确性往往不是很高。Gmail邮箱的这种搜索功能对个人信息归档也具有非常重要的作用个人信息归档电子邮件的个人信息存档是指将电子邮件的信息以及相关的任务信息存入电子邮件的文件夹中以便日后使用的需要。电子邮件用户每天会收到来自不同渠道的邮件,这些邮件有的是工作相关的,有的是聊天记录,甚至有些是一些垃圾信息,且有的用户拥有不止一个邮箱,这就使得用户有必要对个人邮件信息进行归类,删除一些不必要的邮件,将一些有用的邮件进行存档供日后使用。Boardman和Sasse指出,用户一般会将他们27%的消息进行归档。一些用户会创建文件夹,其中包括数百个具有复杂内部结构的文件夹,而其他人几乎不创建文件夹[12]。文件归档一个重要原因是电子邮件中包含了有用的参考信息,如文档、与工作相关的信息或网络链接等。将文件存入哪个文件夹,这项活动往往是比较复杂的,因为大多数的邮件信息都是从他人那得到的,缺少特定的使用情境,这给个人信息存档带来很大的困难。然而,创建电子邮件文件夹是一种常见的活动,虽然每个用户组织文件夹有很大的个体差异性,但是都会将个人电子邮件内分散的信息分门别类存入到不同的文件夹中,这会大大加快用户查找所需信息以及更加方便快捷的进行任务处理,同时还需指出的是,成功的个人信息归档能够预测未来检索要求。当前有许多研究探讨了电子邮件用户创建的文件夹类型,最常见文件夹类型与工作项目、联系人和邮件列表有关。Gmail邮箱中的个人信息的归档主要采用标签的形式。归档功能可以通过将收件箱中的邮件移到所有邮件标签来对收件箱进行整理,这样就不必删除任何邮件。这就像将文档放入档案柜中妥善保管一样,而不是将其丢入垃圾箱。当有人回复已归档的邮件时,包含该邮件的会话就会重新显示在收件箱中。用户可以根据自身的需要建立不同类型和名称的标签,然后对收件箱中信息分门别类地整理至不同的标签所在的文件夹当中去。在创建新标签时需要给它一个适当且令人难忘的名字,同时要注意,不能创建与现有标签重复或重叠的新标签,从而在检索中减少重复的行为。标签所在的文件夹也不能太大和太小,如果一个标签下包含的文件数量很少,实质上并不能减少收件箱的复杂性,也没有大量相关材料的比较;当一个标签文件中夹有太多的消息,它就会变得很不实用,因为在一个大文件夹中很难找到彼此相关的消息,不同消息之间的关系变得很稀疏,并且也会冲淡将其组织在一起带来的主要优势。当用户需要在将来查找所需要的邮件信息时可以采用多种途径,可以通过点击Gmail页面左侧的“所有邮件”标签找到已归档的任何邮件,还可以通过点击应用于邮件上的其他任何标签,同时,由于Gmail具有搜索功能,用户还可以通过搜索来找到已归档的邮件。联系信息管理电子邮件中还有另外一个重要的PIM应用是联系信息管理,简单来说也就是对人名和地址的管理。这项应用对电子邮件用户来说并不陌生,当我们收到一份新的电子邮件后,可以根据个人需要存取发件人的联系信息,以便以后更容易的识别联系人和更方便的进行沟通。现如今大多数的邮件可以自动提取电子邮件的地址到地址簿,但是其他的诸如电话号码和一些更复杂的信息需要从电子邮件中进行人工提取,这个过程是比较繁琐且容易犯错的,为此,国外有学者提出有许多信息能够自动的从电子邮件中提取出来。例如,wittaker指出可以利用电子邮件信息交流的频率、交流的期限及回复的可能性来自动识别重要的信息[13];还可以从签名档和网页中提取一些附加的信息来完善地址簿。因而对电子邮件内的联系信息进行管理能够更加完善电子邮件内个人信息管理的要求,方便用户查找联系人和进行邮件交流。Gmail邮箱中通过联系人管理器来管理联系人信息。用户通过新建联系人将电子邮件联系人都存入通讯录后,可以通过联系人管理器来访问要查看的目标联系人。Gmail还支持导入通讯录功能,可以将Outlook、Hotmail、Yahoo!、orkut以及其他服务的地址簿导入到Gmail中。这种导入只支持CVS格式的文件导入,所有用户需要首先将联系人信息设置成CVS格式,且Gmail邮箱目前只支持一次导入3000个联系人,超过这个数目则需要创建多个CVS文件进行上传。同样,用户也可以通过这种方式对Gmail邮箱中的联系人信息以CVS格式文件导出至磁盘或U盘中。现如今,许多智能手机都支持在线收发邮件的功能,因而Gmail邮箱还支持将联系人与用户的各种移动设备(如手机)同步,方便用户通过手机来实现自己对电子邮件通讯录的管理。

应用电子邮件进行个人信息管理存在的问题

如前文所述,电子邮件对个人信息管理的作用是毋庸置疑的,但是运用电子邮件进行个人信息管理也存在着一些问题。根据Whittaker和Bellotti等人的研究,我们总结出电子邮件中个人信息管理功能主要存在以下几个方面的问题。信息碎片信息碎片的产生是因为通过电子邮件传递信息后,信息保留在邮箱里,而不是重新定位于PIM应用软件(如一个联系管理软件,日程表、计划表或用户的文件系统)。收件箱中信息碎片的残余主要有两个可能的原因,要么是因为将邮件信息存于专用应用软件需要付出很大的努力,要么是因为用户觉得将电子邮件信息留在收件箱中更方便获取。这一点得到了Bellotti的认同,他指出,电子邮件最显著的检索线索通常是发件人,但如果这封邮件是存储在用户的某个文件夹中,那么这个线索就很难获得。电子邮件缺少对PIM功能的直接支持造成这种问题的最主要原因在于电子邮件并不是一开始就作为一个PIM应用软件而被设计出来的,网络技术的迅速发展使得电子邮件越来越需要对其进行管理,因而PIM能够在电子邮件中得以应用。例如,用户想用Gmail来为会议或约会制定一个日程计划,但是邮箱本身并不提供这种诸如日程安排、提醒等功能的支持。信息超载信息超载问题的出现主要在于两个方面的原因:第一,邮件数量的增多;第二,邮件没有得到合理的归档、整理和删除。电子邮件是我们日常交流的一个最主要的工具,每天都会有大量的邮件消息从四面八方涌入我们的电子邮箱,且我们自身以及周边的同事朋友可能都会经常抱怨广告邮件和垃圾邮件太多,这就会造成我们的邮箱超载。如果我们不及时对邮件信息进行整理,那么会造成信息冗余、混乱等现象的产生。这几种问题的存在在一定程度上影响了电子邮件中个人信息管理的功能,但并不是没有解决这些问题的方法,Whittaker和Bellotti等人在研究的基础上提出了解决前两个问题的技术方法[14]。第一,集中化方法。这种方法旨在电子邮件内公开建立PIM功能来支持电子邮件中PIM的应用。例如,微软的Outlook就是采取这种方法,目的是利用单个的应用软件来提供任务管理、联系信息管理和日程安排。但是这种方法还只是试用阶段,还没有大范围的普及,其利用效果还需今后进一步的检测以便不断的更新完善。第二,信息提取技术。这个方法持有和集中化方法相反的观点,主要是通过将PIM功能和电子邮件的信息整合至一个专用的应用软件来提供直接的PIM支持。采用这种信息提取技术,可以通过专用的应用软件来直接提取电子邮件内的信息,这在一定程度上又解决了信息碎片的问题。针对信息超载问题,作者认为在当前的电子邮箱环境下,可以具体从这几个方面来尽量减轻邮箱压力:对邮箱信息进行分类归档、取消一些广告信息的订阅、定期清理删除一些不必要的邮件、选取存储空间相对较大的邮箱(如Gmail)等。

电子邮件与PIM的未来

目前,电子邮件中PIM的应用已经越来越显著,但同时也存在一些问题。随着科技进步和网络的不断发展,我们期待电子邮件中的个人信息管理在将来能够不断的改进和完善。国外有多位学者都对电子邮件和PIM的未来提出了展望和期待,也预测电子邮件中PIM所面临的挑战,笔者在此将其总结为几个方面。新的挑战电子邮件是个人信息管理中一个比较特殊的应用,因而给个人信息管理带来了一个前所未有的挑战———人际信息管理。这是电子邮件与其他PIM应用相比给PIM带来的独有的挑战。人际信息管理指的是电子邮件是人与人之间交流沟通的媒介,他人可能需要你对邮件进行回复,因而对自身电子邮件的信息进行管理可能会影响他人的工作。此外,移动设备上电子邮件信息的管理也会面临一系列的挑战。新的技术电子邮件中PIM的的新技术主要有桌面搜索、机器学习与文本处理、以及交流和协同技术。桌面搜索技术如Gmail搜索,能够快速的搜索并找到邮箱内整个标签或文件夹内所包含的信息;机器学习和文本处理技术使得系统能够自动识别和分析信息的内容并进行相应的操作;有些组织已经使用即时消息来进行快捷回复,有些则依赖博客或者维基来公开的信息并进行评论,这种就是所谓的交流和协同技术,这同样会给电子邮件的PIM带来挑战。新的改变电子邮件需要进行一些新的改变以便更好的适应个人信息管理的需要。(1)列表视图,电子邮件通过这个列表视图能够更加方便地对信息进行查看、归档和分类等操作;(2)文件夹和分类,因为即使电子邮件系统有帮助搜索的功能,人们仍然需要通过多种方式来组织和查找信息;(3)信息群发,即通过电子邮件将信息传递给多人,这样可以与他人共享信息,从而更好的协同工。(4)附件。某个邮件信息通畅需要关联其他内容,因而通过附件的形式可以很好的解决这一问题。

总结

电子邮件作为个人信息管理应用领域的一个重要方面已经而且将会越来越受到重视,因为电子邮件是每个人学习生活及工作中不可或缺的计算机应用软件,如本文所给出的Gmail邮箱的例子,以及国内比较知名的邮箱如网易163、新浪、腾讯QQ等都将是用户开展个人信息管理的应用媒介。然而,电子邮件与PIM也存在一系列的问题并面临着许多挑战,国外有多位学者正从事电子邮件在PIM中应用这一研究领域,并相继提出了使得电子邮件中个人信息管理不断完善的方法和技术。我们有理由相信,在这个科技进步和网络不断更新换代的大环境下,个人信息管理在电子邮件以及其他许多方面都会不断的得到应用,有关PIM的研究领域会向更广更深入的层次发展,并会和其他学科领域相结合。