施工企业建设项目文件材料积累\整理技巧

建设项目涵盖的领域包括土木工程、水利工程、电力工程、交通运输工程、石油与天然气工程、农业工程、林业工程、测绘科学与技术、化学工程与技术、地质资源与地质工程、矿业工程、纺织科学与工程、船舶与海洋工程等。无论哪个领域建设项目形成的档案材料，都包括项目管理、施工、竣工文件等。而施工文件和竣工图文件在建设项目文件中所占比重最大，整理难度也大。笔者在多年的工作实践中探索了一些积累和整理技巧，在此与大家探讨。

技巧一：归档文件的积累方法

项目施工是一个从原材料采购的质量控制开始，直到完成工程质量检验验收和交工验收的系统工程，包括施工准备、现场施工、竣工验收等阶段。施工准备阶段包括设计交底与图纸会审，施工组织设计、技术交底及建筑材料、构配件和设备的采购等。

施工文件是施工中的技术、质量和管理活动的记录，是实行质量追溯的主要依据，是评定单位工程质量等级的条件之一。施工文件和竣工图是反映项目真实面貌和质量的主要依据，其数量在整个项目档案中占的比重最大，是项目档案的主要组成部分。要保证施工文件的质量，就必须把握施工全过程的跟踪服务。

1.施工技术文件积累

现场施工阶段应有效做好施工技术文件的积累工作。施工技术文件一般从部分到整体的按分项、分部、单位工程积累。如：一般的房屋建筑项目，由地基与基础工程、主体工程、建筑装饰装修工程、建筑屋面、建筑给水排水采暖工程、建筑电气工程、智能建筑工程、通风与空调工程、电梯安装工程等分部工程组成，每个分部工程中又有若干个分项工程。每个分项工程施工文件按工序的先后排列，排完第一个分项工程的材料再排第二个分项工程的材料。文件材料多的分项工程，也可以一个分项一盒来积累。

当某一个分项工程评定后，即可将相关的文件材料装订成案卷。案卷厚度一般2～3cm为宜，但不能因为追求案卷厚度统一而破坏文件材料之间的内在联系，应根据实际灵活掌握。材料多的分项工程，可以根据工序先后，适当分为若干卷；材料少的分项工程，也可以将若干分项工程文件合为一卷。

2.原材料文件积累

项目建设中主要原材料、成品、半成品、构配件出厂质量证明和质量试(检)验报告等科技文件是项目质量等级评定的重要内容之一，对最常用的水泥、钢筋、沥青、碎石、河沙、新材料等质量证明文件要严格把关。

例如沥青材料是道路工程的主要材料，沥青又分为：路面主要胶凝材料的重交石油沥青，常用的是70#沥青和改性沥青；乳化沥青，包括PC型和PE型普通乳化沥青和改性乳化沥青，因此在收集这类材料的质量证明文件过程中，要根据不同沥青的特性和使用功能，收集相关质量证明材料。重交石油沥青主要收集沥青三大指标：针入度、黏度、软化点，但对于含蜡量也要注意收集，乳化沥青根据其用途和作用，重点收集其关键特征，用做黏层的乳化沥青重点在有效含量上，用在透层的乳化沥青重点关注渗透率，另外作为改性乳化沥青常常作为下封层或防水层材料，因此其关键质量指标是其黏度和工作度，特别是采用何种改性剂和改性工艺资料也要有目的地收集，再比如地材中的碎石材料，由于无论是沥青路面工程、水泥路面工程、隧道施工、桥梁工程等等，碎石材料都是主要建材，而碎石材料获取往往在施工所在地采购，这样，不同地区的岩石特性和物理性能、化学性能直接影响到沥青混凝土和水泥混凝土品质及工作性能，特别是在完工项目的质量分析和计量支付中，对于所用碎石的质量检测指标十分看重，如果收集的质量指标数据不完整，就会对完工项目的实际地材的使用质量和计量情况难以把握。

因此对于碎石必须收集由CMA资质机构出具的碎石岩石分析报告，然后是压碎值、抗磨耗指标、比重、表干密度及碎石加工的粒径，值得重视的是，碎石加工粒径要依据设计要求和施工规范指标要求收集数据，这一点沥青混凝土和水泥混凝土的要求是不同的，所以要区别收集，分清重点。

技巧二：施工过程文件的整理方法

施工过程文件材料的组卷要符合项目建设各自的形成规律和提供利用规律，二者的规律是一致的。质量检查、评定记录是先形成分项、分部工程评定记录，最后形成单位工程评定记录。因此，施工文件的组卷主要按分项工程施工工序先后排列组卷。原则上可按以下方法组卷：

1.整个单位工程和分部工程的工程质量评定表及统计表集中统一组卷；

2.分项工程质量评定表及分项工程的施工工序的各类表格按分项工程组卷，分项工程质量评定表置于相应的分项工程施工记录及质量检验报告之上，一个分项工序形成的档案材料视为一个内容。即拟写一个卷内目录题名，若一个分项形成的内容过多，可以拟写若干个卷内文件题名；

3.原材料试验报告、合格证等按批量形成，能区分工程部位的可归入工程部位，不能区的分按单位工程统一组卷。原则上按单位工程集中组卷；

4.围绕具体单位(项)工程的会议纪要、备忘录、设计变更、材料代用、施工组织设计文件等可按单位(项)工程组卷；

5.施工中遇到的非正常情况记录及对工程质量影响分析，施工中如发生质量事故，经处理补救后达到设计要求的认可证明材料集中归档整理；

6.重大的质量事故处理要单独组卷。包括事故发生的原因、事故处理方案、事故处理的结果。

技巧三：竣工图制作的方法

建设项目竣工图是利用率最高的档案，是项目运行不可或缺的重要内容。它与施工图有密切的联系，从施工图演变到反映实际施工最终状况的竣工图，尽管修改有多种形式，但不管是哪一种形式，其最终结果必须是图物相符、修改到位的。

1.竣工图章

(1)竣工图章是在竣工图制作好后加盖竣工图章的，其中编制人、技术负责人、监理人栏必须是相关当事人手签名；

(2)如果竣工图章的有关责任人分解在底图制作时，可在底图上相关责任人手写签字后再出图，此图不必加盖竣工图章；

(3)竣工图章的全部要素直接分解在设计标题栏的上方或左方的，原设计图标要素必须保留，并注明“竣工阶段”；

(4)重新绘制竣工图时，可将原设计图上有关责任人的名字直接打印上去。其他责任人必须亲自签字。

2.绘制竣工图

(1)变更通知单的附图，应作为竣工图的补充。若绘制质量不合格应重新绘制；

(2)属于改动图形的变更文件，而内容超出其相应施工图的范围应补充绘图；

(3)复变更的图纸，应按最终变更的结果绘图，并列入相关的竣工图中；

(4)绘制管线工程竣工图，所需数据必须是合格的竣工测量成果；

(5)采用标准图作为竣工图的，只需要把有改动的图纸按要求绘制竣工图，其余不再绘图；

(6)无论采用何种绘制竣工图的方法，均需保留原设计单位的图标；

(7)完成竣工图的编制后，应制作设计变更与竣工图对照表，作为检查竣工图修改与否的检索工具。

3.计算机制作竣工图

在计算机上直接更改竣工图时，不保留变更前的痕迹，只需将变更依据在标题栏上方标注，竣工图章有关的责任人签署栏目可以分解在设计图标上方或左边。竣工图章有关的责任人签署栏目分解在电子档案后不必加盖竣工图章。

除此之外，还要注意归档文件内容要真实，必须是在项目建设过程中直接形成的；同时要注意档案材料要准确、有效。文件记载的内容与实际相符，图物相符。按照规定已通过了一定的审批、检查、验收程序，负有责任的各方在文件指定位置上签署意见、签名、盖章、注明日期，对档案材料还要注意耐久、易读。所使用的笔墨纸张、胶片、相纸、磁带等必须质量优良。