统筹规划 稳步推进

经历了百年历史演变和生产实践的大连港集团有限公司，所属各单位分布于150余公里的海岸线上，按传统的档案服务方式查询档案信息路途远、耗时长、效率低。2000年以来，大连港将档案信息化建设纳入到集团信息化建设的总体规划中，做到了与集团信息化建设同步进行并适当超前。

一、夯实基础，建立适应需要的档案业务体系

1.及时修订了各项档案工作业务标准。根据国家档案局《工业企业档案实体分类表》和交通部《科学技术档案分类编号办法》等规范性文件，集团档案中心重新修订了《各专业档案分类方案及排列顺序大纲》；研究制定了文书、科技等9类档案的分类原则、分类编号方法、档号编写方法和案卷排架方案等规范；编制了全宗说明，规范了集团50余个全宗名称及代码；制定了20余个信息录入规则和基本要求；明确了各专业档案保管期限和密级确定办法，建立了公共查询用户。

2.按照“简化整理、深化检索”的档案整理新思路，制定和下发了《大连港文书文件整理细则》、《大连港科技文件整理细则》等工作细则，改革档案实体整理方法。实行新的整理方法后，降低了人、财、物的投入，整理工作收到了安全方便的效果。以文书档案为例，档案整理时间缩短50%；档案存放空间减少50%；档案卷皮用量减少约10%；目录用纸量减少10%。

二、明确思路，开发应用适合的档案管理软件

1.配备了适应企业档案信息化建设要求的硬件设施、设备。建设初期（2001年10月~2005年12月），主要配备了HP LH3000高性能服务器、系统应用微机、高速网络接口、UPS电源、HP光盘刻录机和磁带机等基础设备。随着集团信息化建设的迅速发展和逐步深入，集团档案中心及时进行了档案管理信息系统升级改造（2006年1月~至今）。数据库服务器采用最新的HP380G4型产品，配置双至强 3.0GHz ／ 4GB内存 ／ 2块146GB SCSI硬盘 ／ 40G－80G磁带机 ／ 双电源DVD光驱 ／ 远程管理卡 ／ HBA卡 ／ RAID卡 ／ 双千兆网卡；存储设备采用HP MSA1000光纤磁盘柜，配置（14个盘位、4个光纤口）2个 HBA卡 双控；300G硬盘10个；机柜选用（SM－9000）2M高，1M深，机柜含8端口切换器，一体化液晶显示器、键盘、鼠标。

2.选用和开发适合集团实际工作情况和发展需要的档案管理软件。经过多方考察和比较，集团档案中心采用了北京某公司的企业网络版档案应用软件。由于该软件是通用版本，集团档案中心结合大连港档案工作实际情况，依据国家、省、市和交通部的有关标准，进行大量的软件结构修改与定制工作。在档案管理软件的二次开发过程中，集团档案中心坚持标准化、科学化和现代化的原则，提出详细、具体的系统功能需求，研究解决了集团两级单位和多全宗管理、多权限利用、档案专业类型报表和常用业务工作报表的设计与输出、入网查询、日志记录等关键问题，并预留了该系统与集团OA办公自动化系统、设施设备管理等系统的技术接口，为实现档案管理信息系统与各业务管理系统的无缝链接创造了条件。

2004年6月，“档案中心数据查询系统”与局域网的完全挂接，标志着“大连港档案管理信息系统”建设的完成。2007年10月，档案中心在集团信息网挂接并公布“大连港档案信息系统（修改版）”，标志着该系统正式向集团1800余个有权限的用户开放。

三、统筹规划，推进档案信息化建设

1.建立档案信息基础数据库。集团档案中心利用档案管理信息系统，加快档案目录数据库建设。截至2007年9月1日，集团共建立文书、科技、声像和实物等各类档案信息数据15.1万条，达到目录级信息总量的90%左右，初步实现了档案目录级信息资源共享。在建立档案目录数据库的基础上，坚持时间由近及远、档案利用频率由高到低、档案价值由大到小、分阶段逐步实施的原则，详细分析各类档案实体内容及数量，有选择地开展档案全文信息数字化工作。截至2007年9月1日，扫描20余年的各类档案原文10.4万页，基本建立起档案信息基础数据库。

2.做好电子文件的归档工作。按照国家有关规定，将公文的草稿、审核稿、定稿和签发页制成电子文件，形成规范的模板，以逻辑归档（在线归档）形式，接收已经完成网上发文流程的电子文件，实现了网络文件流转与电子档案管理的无缝链接，解决了OA系统中电子文件的自动归档问题。同时，由于提出了可行的软件功能需求，并预留了相应技术接口，档案信息管理系统已经能够自动接收集团CIMS工程、企业网站、人力资源和技术工程等管理信息系统中产生的电子文件。仅2007年1~9月，系统就自动接收电子文件821件，保证了集团电子文件归档的及时、完整和可靠。

3.建立档案网页。集团档案中心利用集团OA办公系统，在集团网站上建立专门的档案网页，设置了“文件与通知、法规宣传、咨询服务、信息交流、新书介绍、历史回眸”等专栏，扩大了档案工作的宣传和影响。经反复研究，实现了“档案管理信息系统”与集团办公网页一级类目的链接，使工作人员不用退出OA系统即可进入“档案管理信息系统”，检索和查询各类档案信息。这一举措也是集团内各类信息系统挂接集团网页的首例。

4.建立安全保障体系。集团档案中心通过建立服务器操作系统安全机制、Web服务器权限管理机制，数据库系统安全机制、应用系统安全机制和网络安全机制来保证电子信息的安全和管理系统运行可靠。主要措施有：采用物理隔离的方式，将档案信息数据库与外网隔离；密级文件暂时不在网络上传输；通过临时赋权的方式定时、定人地开放，限时过后，自动关闭；对每份文件进行密级设定；权限到个人，对近2000个应用系统的用户分别进行赋权。

5.加强人员培训，提高业务素质。集团档案中心研究编制了《档案管理信息系统培训大纲（集团机关用户）》、《档案管理信息系统培训大纲（其他单位用户）》等培训教材和专题培训内容，对集团专、兼职档案人员进行了七次较大规模的培训。同时，在日常工作中，根据不同性质单位、不同工作特点、不同人员需要，有针对性地进行了个别培训和指导，从而保证了档案信息化建设的顺利实施和应用。

四、围绕中心，提供快捷的档案信息服务

1.提供文件信息的即时查询。以工程项目建设文件为例，由于建设项目前期文件办理部门有时在集团机关，有时在工程建设现场，两地相距百余公里，因此加大了文件查询难度。档案信息系统的应用，将建设项目各阶段、各管理部门形成的文件，全部反映在一个信息平台上，实现了档案信息资源共享。与手工检索相比，检索速度提高5~20倍，并且检索到的档案信息是系统的、全面的信息组（群），为领导决策和现场工程管理提供了方便快捷的文件信息的即时查询服务。

2.改变了集团档案中心对工程档案工作的跟踪指导方式。没有进行档案信息化建设之前，档案中心工作人员在工程施工的不同阶段，要到与档案中心相距近150公里的现场进行监督、检查和指导，既费时又费力，工作效率低、效果不明显。档案信息系统使用后，覆盖了集团机关和二级管理单位40余个单位，无论距离远近， 400余人可以同时在线查阅。档案中心工作人员可以随时随地查看和掌握现场档案管理情况，同步进行工程档案的动态管理、跟踪监督、信息查阅和即时指导。目前，国家重点工程和公司重大技术改造项目――大连港30万原油码头工程、大窑湾二期集装箱泊位工程等所有在建工程的档案信息都能在网络中查阅到档案目录（项目级、案卷级、文件级），部分信息实现了全文查询。

（作者单位：大连市档案局大连港集团有限公司 116015）