论市政档案的作用、特点及其服务

一、市政档案的作用

1.市政档案是城市管理的重要依据。城市管理是一个系统工程，涉及城市的方方面面，哪一个环节都不能出现纰漏。而市政档案正是城市变迁，特别是城市基础设施改善的真实记录，这些档案无论是利用价值还是保存价值都是城建档案的“精品”，是城市管理的第一手资料。有了它，城市一旦生“病”，能得到及时维修、维护，使城市得以正常运转。可见，市政档案不仅是城市管理的重要依据，更是城市文明建设不可缺少的重要资源。

2.市政档案是维护居民合法权益的重要依据。城市要谋求大规模的更新和扩展，必然要对旧城房屋进行拆迁，由此而产生众多的拆迁档案。这些拆迁档案关系普通居民的切身利益，民事纠纷很多，利用率高，而居民又处于相对弱势的地位，急切希望查找属于自己房产的相关资料。市政档案部门加强对拆迁档案的收集、归档和管理，并提供有效的服务，就是维护社会的公正性，对普通公众的利益负责。同时也是市政档案部门增强自身活力，拓展工作思路，服务社会的集中体现。

3.市政档案是维护社会稳定的重要依据。2007年4月，广州市发生了一起6死22伤的特大交通事故，当时，肇事司机为了逃避责任，提出交通事故是因为桥面窄，弯道过急造成的，并组织一些人要找政府交通部门“算账”，一旦事态恶化将会严重危害社会的稳定。后经主管部门及时调阅市政档案，并请专家论证，认为该工程完全符合设计规范，并适当留有安全系数，交通事故完全是由于肇事车超速超载造成的，肇事司机应负全部责任。事故妥善处理了，受难者家属也得到合理的赔偿。由此可见，市政档案不仅反映城市变迁的过程，更是与老百姓生产、生活息息相关。市政档案部门利用好这些珍贵档案，将为化解社会矛盾、维护社会稳定，构造和谐社会作出一定的贡献。

二、市政档案的多元性

随着现代化城市建设步伐的加快，市政档案开始走出单一、粗放的低谷，并呈现出多元化的发展趋势。

1.从档案的门类看，市政档案以科技档案多而独具特色。市政建设主要以市政基础工程、各类地下管线工程建设为主，涵盖城市道路、桥梁、隧道、地道、给排水、绿化、交通、房屋拆迁、通电、照明等专业。所形成的档案资料，除少数的文书档案外，以科学技术档案居多。这些科技档案是城市运转的重要依据。2001年我国某重要城市因一场大雨造成整个城市瘫痪达8小时之久，给居民造成许多不便。事后分析原因，主要是给排水维护跟不上，一些地下管网资料不能在第一时间得到利用，这不能不说是城市管理的悲哀。市政档案的这个特点要求我们，在科技档案的管理中，一定要按《科学技术档案构成的一般要求》进行归档和整理，并特别注重科技文件材料的完整、准确、系统，以便今后在市政建设和领导决策中提供可靠、真实的依据。

2.从市政档案载体的形式看，图文并茂，丰富多彩。市政档案有别于传统意义的档案，其载体形式除文字、图表外，还有城市模型、实物、录像带、光盘、电子文件等形式，且品质不同，大小规格各异，反映了各个不同时期的原貌。随着科技手段的不断进步，蜡纸图、蓝图等载体也将退出历史舞台，渐渐被清晰整洁的白图取代，档案材料将越来越整齐美观，也深受广大用户的喜爱。这个特点要求我们，在市政档案的归档、整理、保管时，一定要突出其载体形式的特点，分门别类，采取有利于安全保管的措施，使其保真、保质。如对蜡纸图、蓝图进行技术处理，使其变成新的载体形式，避免因档案制成材料老化，而造成市政档案资源的流失。

3.从对市政档案的需求看，利用频率高、需求大。除正常的市政基础设施改扩建、维修、维护等大量需求市政档案资料外，随着城市居民生活水平的提高，市政档案在城市物业管理方面也发挥了积极作用。特别是与广大居民生产、生活息息相关的生活服务设施档案资料，更是频繁利用，如管道煤气、生活给排水、照明采光等。这个特点要求我们，在市政档案的收集上一定要充分考虑文件材料来源的特殊性，不拘泥于传统的收集方式，按照用户的需求及时收集那些高频率利用的市政档案资料，如售后维修服务合同、协议，包括维修技术人员相关资料等，一旦出现故障，快速查找相关资料，及时维修，为居民的生产、生活提供强有力的保障。

三、找准切入点，为城市文明建设服务

1.加强市政档案资源建设。首先，要搞好市政新建项目档案的形成、积累、归档工作。市政档案是随市政新建项目建设逐渐形成的，要从市政工程项目的开头开始着手做好形成、积累、归档工作。要从源头抓，强调从市政项目的提出、论证初始，就要有人对工程档案进行通盘考虑和统筹规划，遵循市政建设和档案形成的规律，坚持档案工作与市政工程建设同步进行。其次，要严把合同签订关。市政工程建设已全面实行招投标制，合同就是约束双方的法律依据，要将市政档案的收集、归档、整理、移交纳入合同之中，从合同条款中明确双方的责任和义务，并与乙方的经济利益直接挂钩，确保市政档案处在有序的管理之中。第三，制定和完善市政档案管理办法。在项目档案管理方面，国家及相关部门早就制定了一系列的政策、法规，如《国务院办公厅加强基础设施工程质量管理的通知》第24条规定：“所有建设项目都要按照《中华人民共和国档案法》的有关规定，建立健全项目档案。从项目的筹划到工程竣工验收各个环节的文件资料，都要严格按规定收集、整理、归档。”市政档案部门要充分利用这一系列的政策、法规，具体落实到每一个工程项目上，并采取上门服务、跟踪服务等措施，使市政档案管理与市政工程建设同步进行。

2.采取补救措施，完善市政档案。首先，还是要加大收集力度，对散落在施工方和技术人员手中的档案资料最大限度地收集。对市政档案部门而言，这项工作的工作量很大，不是一朝一夕就能做到，无论建设项目的时间、人员及环境都给我们的工作带来许多困难。但是站在“对历史负责”的高度，我们有责任克服困难，做好这件造福子孙后代的大事，这也是增强档案事业自身活力的重要举措。其次，要对一些市政工程采取补测、补绘，进一步完善市政档案。这不是市政档案部门一家能完成的，但我们要主动出击，会同规划设计、施工等部门，定期对地下管线进行普查，采取缺什么补什么的方法，尽量使档案资料齐全、完整、系统，为今后工程改扩建和领导决策提供可靠的依据。

3.创新服务方式，建立市政档案信息网络。广州市市政档案利用服务的经验告诉我们：一是要抓好市政档案信息服务网络建设，充分利用已有市政服务网络，构筑市政档案部门为领导决策、为社会服务的网络平台，通过网络传输，让广大居民知晓市政建设方面有关的政策、法规和有关的市政信息，从而让居民正确运用政策，维护自己的合法权益。二是要抓好市政档案信息数据库建设。数据库作为信息资源的一种存在形式，在市政档案信息资源的构成中占据了相当重要的位置，是市政档案信息网络的重要组成部分和重要资源基础，只有数据库丰富发展了，档案信息网络才能得到快捷有效利用。近几年，广州市市政档案部门将社会需求大、利用多的档案，如市政基础设施工程档案、各类地下管线工程档案、房屋拆迁档案等进行了数字化处理，并在网上公布，点击率很高，社会反应很大，为加强城市管理，促进城市文明建设发挥了应有的作用。

（作者单位：广州市市政工程设计研究院 510060）