优化事业单位档案管理的具体办法

摘 要：随着现代社会的不断发展，作为事业单位中的重要组成部分，档案管理部门的作用日渐凸显。但是，在现阶段档案管理工作中仍然存在着许多问题，基于此，本文对档案管理工作所存在的问题，以及该如何优化进行总结。希望在对事业单位档案管理工作方面提供一定的参考和帮助。

关键词：事业单位；档案管理；问题；优化办法

现代科学技术迅猛发展，作为事业单位中不可或缺的部门，档案管理工作面临着许多未知的挑战，过去传统的档案管理方式已经不适应现代档案管理工作。随着社会的不断发展，传统的档案管理工作模式在不断地暴露出这样那样的问题，因此，想要解决这些问题，档案管理的模式必须推陈出新。

一、事业单位中档案管理工作的重要作用

事业单位进行的工作复杂广泛，各种繁琐的工作资料数据都要进行记录，而这些数据的记录都离不开档案管理部门的工作。再者，在现代事业单位中，许多资料处在保密状态或者说隐藏状态，因此，想要切实透彻的检查事业单位的工作，只能通过查阅档案进行监督，通过这一点，也可以看出事业单位档案管理工作的重要程度。如果从另一方面入手，我们不难看出，档案管理部门工作质量的好坏，可以有效地反应出该事业单位的管理能力高低。

因此，无论何种类型的事业单位，都要重视档案资料管理制度的制定，提高档案管理工作人员对档案管理工作的认识，从而努力工作，对每一项档案都认真对待，将档案管理工作中出现的疑问完美的解释给社会大众，进一步的显示出档案管理工作的重要作用。

二、事业单位管理档案工作中出现的问题

传统的档案管理模式已经越来越不适应现阶段档案管理要求，但是，仍有部分事业单位的档案管理工作沿用传统的模式，在档案管理工作中暴露出的问题不断增加。

（一）对档案管理工作不够重视

现阶段，事业单位对档案管理工作不够重视，已经成为一种普遍的现象。更有部分事业单位的管理人员忽视档案所体现的重要价值，只是将档案管理工作简单的认为写写字，抄抄资料等，这些只是用来保存管理性质的部门没有给单位带来效益的可能，所以，这些事业单位不会对档案管理部门过多关注。正是由于这类问题的出现，使得档案管理部门根本无法进入事业单位核心圈，从而对档案管理持放任态度。对档案管理要求很低，只要将档案资料收集好，在检查时能够及时提供材料就可以。除此之外，事业单位对有关档案管理的一些先进设备的购买不予支持，使得档案管理方法落后，缺乏工作效率。

（二）工作人员综合素质较低

要知道，事业单位中每一个部门的设立都有它存在的价值。档案管理部门亦是如此，可能有人会觉得档案管理是一件很简单的工作，任何人都可以胜任。其实不然，档案管理工作人员要具备很高的综合素质，例如高尚的职业品德、扎实的职业能力、强烈的工作责任感等等。

计划是好的，可是实际上档案管理工作人员的综合素质不高应成为一种普遍现象。综合素质不高主要表现在：一是工作人员不思进取，不能积极学习先进管理技术，对档案的分析、整理、收集能力低下。二是工作人员的职业品德不高，工作责任心不够强，对于档案管理本着得过且过，应付了事的思想，不够认真、对工作不上心，同时，工作态度不端正，对自己的工作要求也很低，这种情况下，想要干好档案管理工作是不可能的。

（三）先进信息技术运用较少

现代科技不断进步，信息技术革新不断加快，在不同的行业，不同的领域中，信息技术的应用已经非常广泛。当然，档案管理工作也要与时俱进，跟上时代进步的脚步，积极合理运用信息技术进行管理工作。信息技术强大的优点，给工作带来了许多方便。

但是，在许多事业单位中，并没有意识到信息技术的好处，或者是，已经注意到了，但是没有改进的勇气，不敢去变，档案管理工作的模式依然遵循传统，一成不变，这样，显然对档案管理工作的发展不利。

三、档案管理工作优化办法

（一）重视档案管理工作

想要彻底改变档案管理工作中诸多的问题，事业单位首要的任务就是重视档案管理工作。切实改变档案管理工作的办公环境，以使管理工作顺利进行，同时，事业单位各级领导对档案管理工作的重视程度要提高，事业单位各个部门都要积极地配合档案管理部门工作，只有这样，才可以使档案管理工作平稳的推进。

（二）提高档案管理工作人员综合素质

提高档案管理工作人员综合素质，事业单位要定期对工作人员进行培训，以增强它们的专业技能水平，树立积极地工作态度，提高他们的工作责任心，让工作人员意识到档案管理工作的重要性。同时，事业单位还要对档案管理部门制定相应的制度，比如当员工要离职时，要积极地进行工作交接，并且还要知道如何联系对方，当出现问题时，可以第一时间找到他，这样可以使档案管理工作失误率降低。

（三）善用先进的信息技术

计算机网络技术在我国各个单位的应用已经非常广泛，档案管理工作一定不能落后，要积极地适应现代工作的发展要求，采用信息化、科技化的手段进行档案管理工作。

事业单位要善用计算机网络技术传递信息，表述信息，提高档案管理的有效性。充分运用现代设备进行工作，比如，扫描仪，打印机、监控设备等，对档案资料实时监控，实时管理，运用计算机网络技术及时、正确的为社会提供档案信息方面的服务。

（四）重视档案管理保密性和安全性

档案属于机密性的文件，并不是所有人都可以查阅的，这就要求各级事业单位要重视档案管理工作的保密性以及档案管理的安全性。各级事业单位可以采取以下措施：首先，严格控制无关人员进入档案存放库房，一切人员需凭证明入内，各级事业单位需配备专人对库房进行看管；其次，库房管理人员还要定期对库房进行安全性检查，防止不安全现象发生。总之一句话，档案管理安全不容忽视，各级事业单位要时刻做好准备，将不利因素统统排除。

综上所述，事业单位档案管理工作绝不是一件简单的工作，相反的，档案管理工作复杂而且责任重大。各级事业单位必须对档案管理工作足够重视，当发现问题时，与档案管理部门一起，认真研究，努力解决，只有这样，才可以使档案管理工作顺利进行，才可以使各级事业单位的工作效率快速提高。

参考文献：

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[2]李凌燕.档案管理信息化的现状、困境及出路[J].办公室业务，2016（10）.

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