实现档案管理信息化的途径探究

（平高集团档案馆）

摘 要：档案管理信息化也可以说是一种全新的档案管理模式，主要是在现代计算机技术以及网络技术的基础上进行建立，最终实现智能化以及规范化的档案管理。现阶段我国档案管理信息化建设仍然存在诸多问题，为在真正意义上实现对档案资源管理的信息化，必须实现对其中存在问题的有效改善。这不仅对档案管理工作自身发展有重要意义，同时对社会以及经济发展有积极作用。

关键词：档案管理；信息化；途径；方法

1 档案信息化建设的主要目标及意义

我国有多部法律法规对档案管理工作进行规范，同时这对档案管理工作也有一定的指导意义。《全国档案事业发展“十五”计划》是由我国档案主管部门颁布，其中主要对档案信息化建设主要目标以及意义进行明确。首先是实现档案信息化管理标准的制定，然后借助科学技术对档案管理应用软件进行管理与推广。电力文件以及电子档案的管理力度也要不断加强，保证电子档案的积累以及利用。为在真正上实现对现全国档案网络信息的建立，必须实现对区域网络的有效规范与联通，最终实现构建国家信息网络的目标。加强档案信息资源合理配置以及科学管理是实际进行档案信息化建设的主要目标，这不仅对档案信息资源实现数字化与标准化有重要意义，同时还可在一定程度上促使档案信息资源的网络化以及系统化。

基础设施建设、档案信息资源建设以及应用系统建设是档案信息化管理体系的重要组成部分，同时标准规范建设以及人才队伍建设也在上述范围涵盖之内。我们可以将信息化建设进行一种形象化的比喻，这也对该项工作的重要程度进行直观体现。上述因素与档案资源信息化之间存在不可分割的密切关系，必须进行科学的协作才能在真正意义上进行档案信息化体系的建设。也就说在实际进行建设时必须实现对上述因素的综合考虑。

2 国内档案管理信息化建设中存在的问题

2.1 馆藏档案存储的问题

经过长期的实践与发展，我国档案管理工作已经取得显著成就，但在实际运行中还是存在诸多问题，这对档案管理工作的顺利进行有极大的阻碍作用。在传统的档案信息管理工作中，纸张是档案储存的主要形式，磁带、录像带以及部分电子文档资料只是作为一种辅助介质存在于档案资料管理中。纸质文件在实现永久保存以及备份时存在一定的难度，外界环境会对纸质档案造成严重损坏，同时需要对空间进行大量的占用。现阶段处于信息大爆炸时代，信息的不断增多导致档案数量也在不断增加，在这种环境与背景之下，仓储费用以及管理成本也在呈现出不断增加的趋势。

2.2 档案管理模式的问题

现代社会科学技术在不断发展与进步，先进的科学技术以及信息手段已经逐渐实现在生产生活各个领域的广泛应用，这对人类社会的进步与发展有极大的促进作用。为在真正意义上实现档案管理的信息化，必须实现对科学技术合理运用。计算机辅助管理的手动模式是现阶段实际进行档案档案管理时主要应用的模式，其中主要包括档案的管理、接收以及利用等。这种管理存在极大的不科学性，不仅不能实现对工作效率的有效提升，同时导致档案资源的充分利用存在较高难度。

2.3 信息查询困难的问题

传统的档案管理工作已经不能满足时代的需求与发展，必须结合实际情况以及先进的科学技术对其进行改革与创新，这是从根本上促使档案资源实现信息化管理。手工查询是现阶段进行档案信息检索的主要办法，检索流程从查案件目录开始，一直到办理相关手续结束，其中还包括是查阅文件目录以及通知库房调卷等。纸质文件在一定程度上加大文件检索工作的难度。查询的途径不够全、查全率低以及查准率低问题长期存在于档案检索工作中，也没有得到有效的解决，最终导致文件丢失以及损坏现象的出现。

3 实现档案管理信息化的途径与方法

3.1 配备统一、专业的管理设备

将纸质档案信息转化为信息化信息.就是为了让档案信息变成动的、有生命力的资源，要实现这一点，必须依靠网络，必须配备统的管理设备。实现计算机在档案部门的全覆盖。利用计算机档案管理系统可现：档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作理、计算机辅助立卷、档案自动标引，以及文档一体化管理等。因此，有实现统一型号、统一规格的计算机全面覆盖，才能为档案管理实信息化提供硬件保障。

3.2 建立科学的安全管理制度

档案管理的服务性Q定了档案馆要尽可能多地开发档案信息，以便提供利用，以达到档案信息利用功能的最大化，实现档案信息资源共享，其核心是建立完善的安全管理制度和针对信息化档案的一整套严格的安全措施，从每一个环节解决信息失真的隐患。

3.3 健全与档案管理信息化相关的标准与规范

档案信息化建设的目的是保证用户能高效、快捷、简易地获取档案数据库中的信息。这要求档案数据库中信息存储与呈现必须实现标准化与规范化，兼顾国际标准，做到标准规范，避免档案信息资源的重复开发、利用率低等问题，为实现档案信息资源共享奠定基础。

3.4 加强高素质档案管理人员的培养和引进

档案信息化建设的核心内容，就是开发利用档案信息资源，并与档案管理工作有机整合。档案信息化建设是一门专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的精神，又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能，全面了解和自觉执行档案信息管理方面的法律、法规、制度和标准。

4 我国档案管理信息化建设的发展方向

随着全球信息化、信息化技术的发展，信息的信息化可共享程度要求也越来越高。我国的档案管理正在向着全面的信息化发展，所谓的全面信息化不仅仅是让档案资料成为电子化文档，而是要利用网络和计算机技术让档案信息化资料成为可利用、可开发、可共享的优质化信息资源。因此在信息化建设中应当着重建立规范的统一的信息化转化、管理、利用的标准，以此便于信息化档案资料能够被合理的利用和开发。档案管理信息化建设的发展方向是建设信息化档案馆。所谓的信息化档案馆，不是单指某一个档案馆，而是通过计算机网络连接在一起的若干档案馆群体。

参考文献

[1]单茹.新时期提升档案管理信息化的有效途径研究[J].中国市场，2016（41）：191-192.

[2]刘忠华.档案管理信息化建设途径研究[J].华章，2014（2）.