“合作”和“礼貌”在外贸函电中的运用

摘 要: “合作原则”和“礼貌原则”是语用学的重要理论。本文通过分析“合作原则”和“礼貌原则”在和谐类、合作类、竞争类和冲突类外贸英语函电中的运用情况,表明了其在外贸函电写作中的指导作用,为函电写作者提供了语言学理论基础。

关键词: 合作原则 礼貌原则 外贸函电

随着全球经济一体化进程的加快,世界各国之间的国际商务关系不断发展深化。商务英语在跨国商务和国际经济活动中的作用也日益突出。而外贸英语函电作为商务交流的主要形式之一,对公司间商贸活动的开展起着举足轻重的作用。因此,利用外贸英语函电进行有效沟通就显得尤为重要。本文通过分析语用学中的两个重要原则,即合作原则和礼貌原则在外贸英语函电中的体现,为函电写作者提供语言学理论基础,以提高其对外交流能力。

一、合作原则和礼貌原则

“合作原则”是由美国著名语言哲学家格赖斯(H.P.Grice)于1967年在哈佛大学的演讲中提出的。格赖斯认为,在人们交际过程中,对话双方似乎在有意无意地遵循着某一原则,以求有效地配合从而完成交际任务。他把这种原则称为“合作原则”。格莱斯在“Logic and Conversation”(1975)一文中认为人们在谈话中遵守的合作原则包括四条基本准则,即(1)数量准则(Quantity Maxim);(2)质量准则(Quality Maxim);(3)关系准则(Relevant Maxim);(4)方式准则(Manner Maxim)。

然而,人们在实际言语交际中,并非总是遵守“合作原则”,有时人们会故意违反合作原则,或者使用间接表达式。对于这些“合作原则”无法解释的语言现象,Leech(1983)提出了“礼貌原则”,认为人们之所以会采取间接表达方式,违反合作原则,是为了礼貌。

“礼貌原则”有六条准则(Leech:132):

(1)策略准则(Tact Maxim,也叫“得体准则”):尽力缩小对方的损失,尽力扩大对方的好处。

(2)慷慨准则(Generosity Maxim):尽力缩小自己的好处,尽力扩大自己的损失。

(3)褒奖准则(Approbation Maxim):尽力缩小对对方的诋毁,尽力扩大对对方的赞扬。

(4)谦逊准则(Modesty Maxim):尽力缩小对自己的赞扬,尽力扩大对自己的诋毁。

(5)赞同准则(Agreement Maxim):尽力缩小与对方的分歧,尽力扩大与对方的一致。

(6)同情准则(Sympathy Maxim):尽力缩小对对方的厌烦,尽力扩大对对方的同情(和好感)。

合作原则和礼貌原则两者相互补充,互为进退,对于解释各种语言现象具有普遍适用性。

二、外贸英语函电中的合作和礼貌

Leech按言语行为对礼貌的要求将言语行为分为四类:竞争类(命令、要求、请求等)、和谐类(邀请、祝贺、感谢等)、合作类(公告、通知、报告等)和冲突类(威胁、拒绝、责备等)。依据外贸英语函电的不同功能和Leech的言语行为功能分类标准,我们可将外贸英语函电粗略地划分为和谐类、合作类、竞争类和冲突类四大类。和谐类的指函电主要包括建交函、询价函和订单函等;合作类如报盘、信用证已开立通知、已装船通知和装船指示等;竞争类的主要包括促销函和还盘等;冲突类的如拒绝函、催开信用证、投诉函、索赔函和催款函等。本文将具体分析合作和礼貌原则在这四类函电中的运用。

1.和谐类信函

Leech所说的和谐类言语行为指听话人为受惠者的言语行为。在这种情况下,说话人和听话人之间关系和谐,所以这种言语行为本质上是礼貌的。询价函就属于此类,因为卖方是潜在的利润获得者,即受惠者。

例:We are interested in tweed lengths suitable for skirt-making and would like to have details of your prices and terms.It would be helpful if you could supply samples.

例1是一封询价函,完全遵循合作原则中的数量、质量、关联和方式准则,简单、明确地表达了所需信息。

2.合作类信函

合作类言语行为旨在交换信息,其焦点是如何快速有效地传递信息,所以与礼貌没有太大关联,如报盘、信用证已开立通知、已装船通知和装船指示等。

例2:Thank you for your inquiry of 1 March.

We can supply on FOB basis the following tweed lengths form stock:

Shade No.32 in 40m lengths @ $ 6.3/m

Shade No.38 in 30m lengths @ $ 7.5/m

Shade No.47 in 30m lengths @ $ 9.0/m

Shade No.58 in 60m lengths @ $ 12.0/m

All are suitable for skirt-making;samples of each are enclosed.

Our usual terms of payment are by confirmed irrevocable L/C available by draft at sight.

We hope you will place an order with us.

例2是例1的回复和报盘,信中第一句“Thank you for...”遵守了关联准则,提示对方这封信的主题,同时也遵循了方式准则,清楚地告诉对方是回复3月1日的询盘,使读信人容易进行确认。随后,根据关联准则和方式准则,针对例1中提出的“tweed lengths suitable for skirt-making(适合做裙子的花呢布料)”的价格和条件,还有寄送样品一一作出详细、清晰的答复。全文很好地遵循了数量准则。值得注意的是尽管例1中对“terms”没有具体规定,但例2中根据一般情况就“交货条件”和“支付条件”分别进行了回复,正是对数量准则的运用典范。

3.竞争类信函

竞争类言语行为在本质上是不礼貌的,因为这种言语行为的目的是让听话人按照说话人的意图行动。所以说话人必须注意礼貌,以维持双方的友好关系。而外贸英语函电中的还盘是典型的竞争类信函,它的目的就是让对方降低价格,利益受损,所以在写这类信时要适时运用礼貌原则。

例3:We appreciate the exceptional quality of your product and the way in which you have handled our enquiry.We would like to take this opportunity to conclude some transactions with you but I am afraid the price you quoted is not competitive enough.We would therefore suggest that you make some allowance,say 10% on you quoted prices so as to enable us to introduce your products to our customers.

此信故意违反数量准则和方式准则,在提出要求前,写信人首先运用了褒奖准则,称赞了对方产品的质量和处理询盘的方式。接着根据赞同准则,说明与对方达成交易的意愿。然后才话锋一转,提出降低价格的要求。其间还运用策略准则,扩大对方的好处,即降低价格是为了“enable us to introduce your products to our customers(能够把你们的产品介绍给我们的顾客)”。

而对还盘的回复,如果是拒绝函,在本质上也是不礼貌的,要注意运用礼貌原则,减少无礼的情况。

例4:Thank you for your order,No.HT200-96.We have noticed with interest that you are asking for a 35% discount.

As a matter of fact,the price we have quoted you is very competitive,compared with quotations from other suppliers.Furthermore,we are working on an extremely narrow margin,so 25% is the most generous discount we can give our customers under the present situation.

However,considering the long-standing business relationship between us,we are prepared to let you have a special discount of 30% if you will increase your quantity to XXX.

信的第一段体现了关联及方式准则,以便对方再次确认。第二段运用慷慨准则和策略准则告诉对方,自己的利润已经很低,价格与其他的供应商相比已经很优惠,25%的折扣已经是给顾客的最大幅度的折扣。在对方认为还盘可能失败时,第三段又在赞同准则的基础上给出了一个提议,看似给对方很大利益,实则既没接受又没拒绝,掌握了谈判的主动权。

4.冲突类信函

冲突类言语行为在本质上非常不礼貌,因此它需要其他言语行为的协助以最大程度降低双方之间的冲突。例4也可看成是一封冲突类信函,除此之外,我们看看其他几种冲突类信函。

例5:We would refer to your consignment of leathers(Order No.120-05)which arrived this morning.

On opening the cases we found that we had received the wrong goods,the shipment apparently being intended for another buyer.

Please advise us when we can expect to receive our order,as some of our customers have been waiting for up to six weeks.

Please also let us know what we are to do with the leathers now in our possession.

例5这封投诉函首先运用关联及方式准则,方便对方确认。然后再陈述事实,寻求解决途径。全篇完全遵守数量、质量及方式准则,仅在询问对方何时能拿到自己的货时运用了慷慨原则,告诉对方自己和客户的利益受到了损害,暗示对方及时处理。虽然是投诉信,由于过错完全在对方,礼貌原则的运用相对较少。而催款函则不同,虽然不按时付款是对方过错,但卖方收不到款,处于弱势。

例6:We have always been relying on you paying promptly.However,to date,no payments have been received from you and we are curious to know why,perhaps it is merely an oversight.If there are other reasons we should be aware of,please let us know.Otherwise may we have your check for $ 1295.35?

在此催款函中,我们看到卖方首先运用褒奖准则称赞对方一直付款及时,再运用赞同准则猜测对方只是一时疏忽,并不是故意不付款,然后又运用同情准则询问对方是否有其他原因,最后才说出自己的真实意图。全文牺牲了数量准则和方式准则,就是为了更加礼貌。如果遵循数量和方式准则,开门见山、直截了当地表明意图,就会引起对方反感甚至厌恶,影响双方贸易关系。

三、结语

通过对以上几封函电中合作和礼貌原则运用情况的分析,我们发现,在外贸英语函电中,和谐类和合作类函电经常全面执行合作原则的四条准则,而忽略礼貌原则。而在竞争类和冲突类函电中,写信人总是遵循合作原则中的关联准则和质量准则,而为了表示礼貌而违反数量和方式准则。合作原则与礼貌原则总能相互补充,以最大化实现交际意图。

参考文献:

[1]Leech,G.N.Principles of Pragmatics[M].London:Longman,1983.

[2]Grice,H.P.Logic and Conversation[M].USA:New York Academic Press,1975.

[3]刘润清.关于Leech的“礼貌原则”[J].外语教学与研究,1987,(2):42-46.

[4]王兴孙.叶兴国等.新编进出口英语函电[M].上海:上海交通大学出版社,2001.

[5]尹小芳.语用礼貌原则在商务英语中的应用[J].浙江海洋学院学报(人文社科版),2001,18,(1):70-72.

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