由裕丰公司两起涉诉纠纷看小企业合同管理

［提要］合同贯穿于企业生产经营的全过程，合同管理的有效性是企业管理成败的重要环节。科学规范的合同管理，可以有效控制企业法律风险，为企业保驾护航。本文以裕丰公司为着眼点，探讨小企业合同管理相关问题及措施。

关键词：小企业；合同管理；问题；措施

中图分类号：F279.23文献标识码：A

收录日期：2012年3月26日

裕丰公司是一家经营种子业务的小型企业，涉诉的两起经济纠纷基于同一份合同引起，具有同源性质。但是，在案件性质上却有很大的区别，一个是实体问题争议，焦点在于哪一方违约；一个是程序问题争议，焦点在于是否超过诉讼时效。纠纷本身具有一定的代表性，折射出像裕丰公司这样的小企业在合同管理上的疏漏。

一、涉诉纠纷的具体情况及结果

裕丰公司与承包人签订了经营种子承包合同，约定裕丰公司将四大农作物种子经销权承包给承包人，裕丰公司为承包人提供周转金，并为其提供办公室和经营场地；承包人于每年经营结束后向裕丰公司交纳承包费之后产生的经营盈利部分，承包人与裕丰公司七三分成。承包人交纳风险抵押金，经营损失由承包人自负，并有保证人为其连带保证。承包人须聘任裕丰公司员工数人，并负责其工资和保险。合同生效两年后，双方就提供周转金和利润分配问题发生争议，又发生承包人拖欠聘任的裕丰公司员工工资事件，在协商无果的情况下，两讼便应然而生。一方面承包人以裕丰公司违约为由提讼，要求裕丰公司赔偿未按约提供周转金给其造成的损失，以及裕丰公司返还擅自扣留的承包人现金；另一方面被拖欠工资的员工以裕丰公司和承包人为被申请人，向劳动仲裁院申请劳动仲裁。

违约纠纷的焦点在于：裕丰公司是否依约支付了周转金，承包人集资行为如何定性。从一审到二审，经过双方举证质证，法院最终判决认定裕丰公司未违约，但须给付承包人集资利息款，驳回承包人的其他诉讼请求。该起纠纷从发生到解决，历时三年多，一审中，裕丰公司还出现了重要证据未提交的问题。

拖欠工资纠纷的焦点在于：裕丰公司是否超过诉讼时效。劳动仲裁院裁决由承包人偿付工资，裕丰公司承担连带责任，双方均未偿付，员工在裁定做出3个月后申请强制执行，法院于17个月后强制执行了裕丰公司。自强制执行14个月后，裕丰公司承包人，要求其偿还上述款项，承包人以裕丰公司超过诉讼时效为由予以抗辩。一审判决认定裕丰公司超过诉讼时效，二审判决予以改判，支持了裕丰公司的诉讼请求。该纠纷从发生到平息也历时三年多。

二、合同管理存在的问题

裕丰公司与承包人基于一份合同发生的两起纠纷，反映出裕丰公司在合同管理中存在漏洞，由此给公司造成了直接经济损失和间接经济损失。

（一）合同管理制度不完善。裕丰公司没有建立起完善的合同管理制度，管理缺位。第一，没有专门的合同管理机构或者人员，合同的签订主体是总经理或者部门经理，合同的管理主体是谁，没有人知道，谁签订的合同，合同就在谁手里；第二，没有具体的合同管理流程，合同从拟签订到签订，从签订到履行都无人问津，出了问题再想办法；第三，没有具体的合同纠纷解决机制，在履行合同过程中，一旦出现问题，如何采取有效措施不得而知，往往把这项工作交付给办公室主任，而办公室主任并不了解合同的签订背景和履行情况，在主客观上都颇显为难。完善的合同管理制度是强化企业合同管理的关键，合同管理制度的缺失暴露出企业管理的疏漏。

（二）法律风险意识薄弱。裕丰公司的两起涉诉纠纷都暴露出企业法律风险意识薄弱，在违约纠纷处理中，一审漏交重要证据；在拖欠工资纠纷中，遭遇诉讼时效危机。这些问题反映出管理人员的法律意识淡薄，但更反映出企业的风险意识薄弱，管理人员对控制风险的知识缺乏，没能有效控制风险，造成企业损失。合同管理的过程，从对对方进行资信调查开始，一直到合同履行完毕的整个过程中，一旦发现问题，必须及时解决，才能避免和挽回损失。

（三）合同条款不规范。裕丰公司的这份承包经营合同不规范，主要表现为：第一，合同条款不全面，虽然约定要承担违约责任，但实质上并未就如何承担违约责任作以约定，不具体，欠缺操作性。虽然合同中有保证人的保证条款，对于公司权利的保护起到一定的作用，但未对保证人的资信进行调查，这种保证对于资信较差的承包人则约束力不强，一旦承包人违约，保证人无力承担责任，则对公司本身会产生负面影响；第二，合同文字不严谨，在提供周转金、承包人集资、利润分成及承包费用给付等方面，语义模糊，难以判定双方真实意思表示。合同讲究咬文嚼字，一字之差就可能引起不必要的纠纷，为日后产生纠纷埋下隐患。

（四）具有法律知识和技能的管理人员缺位。合同管理是一项专业性很强的工作，涉及内容多、专业面广，需要有一定的专业知识、法律知识和管理知识的人员对合同进行有效管理。裕丰公司管理人员对合同管理不重视，将合同管理简单理解为签订合同，是一种事务性工作，因此就不进行法律知识和技能的培训，造成具有法律知识和技能的管理人员缺位，为日后产生纠纷埋下了隐患。

三、解决合同管理问题的措施

为了降低风险，减少纠纷及诉讼，节省成本，提高管理效益，针对裕丰公司合同管理中存在的上述问题，提出如下解决措施：

（一）建立健全合同管理制度。要使合同管理规范化、科学化、法律化，首先要从完善制度入手，制定与企业实际情况相适宜的、切实可行的合同管理制度，使合同管理有章可循。对于裕丰公司这样的小企业来说，可以结合业务类型和业务数量等因素，实行合同归口管理或者集中管理的模式。归口管理，即由业务部门各自管理业务范围内的合同，形成合同分散多头管理体制；集中管理，即由专门部门或者人员进行合同统一管理。不论哪种管理模式，都要对合同进行全方位管理，即包括合同的资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案，法人授权委托办法，合同专用章管理，合同履行与纠纷处理，合同定期统计与考核检查等过程，做到层层把关，使合同从签订、履行，到纠纷处理都处于有效的动态控制中。

（二）完善合同管理流程。建立合同管理制度，可以从企业层面解决合同管理的混乱局面，但是在具体合同管理业务中，管理流程则显得尤为重要。一个优化的业务流程以实现高质量、高效率、低成本、低风险为目标，能够实现企业的长期目标，同时又能控制企业风险。因此，对于裕丰公司这样的小企业来说：第一，要理顺合同管理部门与业务部门的关系，在合同的订立、变更、取消、终止等环节，建立具体的操作规则，实现“交至接”的闭环，同时便于落实责任。第二，梳理合同文本管理流程，建立合同文本管理的动态监控体系，对合同文本进行跟踪管理，注明合同起止时间，进行备忘登记，包括双方行使权力、履行义务的提示，以及诉讼期限预警等，这样既可以提高合同管理效率，又可以降低诉讼风险。

（三）加强合同内容的规范性。小企业的业务类型相对较少，对于公司经常性、普遍性、重复性的合同，建议公司各部门统筹协商，制定统一的、严密的合同范本，使公司在某一时期的合同具有统一性，便于管理和跟踪，也便于公司解释。同时，可以在文本中预留补充项，根据具体情况由公司的合同签订者与承包人另行协商确定，在统一中又允许有例外条款的存在，关于违约责任的约定就比较适合这种情形，在规范中又体现灵活性。

（四）设置合同管理岗位，加强法律专业培训。很多大企业都设有法律事务部或者聘请专门的法律顾问，或者二者兼有之。对于裕丰公司这样的小企业，由于资金和人力资源因素，基本上都没有专门的法律事务部，也没有专门的法律顾问，一般是出了问题再找律师，将法律风险一并由诉讼解决。裕丰公司拖欠工资纠纷的迟延诉讼、违约纠纷的一审漏交证据，就是上述状况所导致的风险。根据小企业的经济实力等综合因素，即使不设置法律事务部、不聘请法律顾问，也要设置合同管理岗位，由专人进行合同管理，一方面可以通过招聘的形式，聘用法律专业人员；另一方面也可以通过后续教育的形式，派专门人员进行相关法律知识的培训。最为重要的是要加强合同管理人员职业道德素质和专业技术素质的教育，提高合同管理人员的管理水平，使之在合同管理中有效发挥作用。

主要参考文献：

[1]杨宏.企业合同管理问题探讨[J].湘潭师范学院学报（自然科学版），2007.4.

[2]关哲，史胜安.企业经营过程中的合同管理问题[J].合作经济与科技，2008.8.

[3]宫立新，任明，刘海立，张伟.我国企业合同管理问题剖析[J].价值工程，2007.1.