浅谈建筑施工企业物资管理系统的应用

摘要：作为施工企业成本管理的重要组成，物资管理已成为各大企业控制成本、保证利润的重要手段。建筑施工企业中的物资管理涉及的工作面很广，例如，如何计划合理做到不浪费不冗余、如何供应及时而不耽误工期、如何采购质高价低的物资、如何通过统计报表做出更准确的分析和决策等，这些环节环环相扣、相互影响，任何一个环节出现问题，都将对企业的物资供应链和成本控制造成不良影响。这不仅是企业物资管理部门的工作核心，在全局层面而言，更是企业决策层迫切关注的事项。

关键词:施工企业;物资管理;物资管理系统

Abstract: the construction enterprise cost management as an important component of materials management has become each big enterprise cost control, an important means to guarantee profits. Material management of construction enterprises involved in the working face is very wide, for example, how to plan a reasonable do not waste not redundant, how to supply timely and don't delay the construction period, how to purchase goods quality, and the price is low, how to use statistics to make more accurate analysis and decision-making, etc, these links interlocking, mutual influence, and any links appear problem, will be to enterprise's material adverse impact on the supply chain and cost control. This not only is the core of enterprise material management department, at the global level, more enterprise decision-makers urgent concerns.

Key words: construction enterprise; Material management; Material management system

中图分类号：F251文献标识码：A文章编号：2095-2104(2013)

建筑施工企业物资管理现状分析

建筑施工企业各项目空间分散，公司总部难以对其进行有效监控。

各项目部管理方式存在很大差异，致使工作流不统一、不规范。

手工方式进行出入库等信息的登记，会产生大量的单据和文件，耗费人力物力，成本较高且效率低下。

大量的纸质单据存储、查阅不方便；纸质单据作为记录保存数据的载体，其目标过于明显，容易造成商业机密的丢失。

统计工作的困难，往往造成物资统计报表不准确，无法帮助领导快速做出分析和决策，这让物资管理失去了本身的意义。

由此看出，传统的物资管理模式已经不能满足现代建筑施工企业的发展需要，加强物资管理的现代化进程、引入信息化手段、挖掘其管理潜在效益已迫在眉睫。作为拥有公路工程施工总承包特级资质的重庆交建集团（全称“重庆交通建设（集团）有限责任公司”），在长期的施工管理中，深知物资管理的关键地位，因此在推进企业管理信息化工程中把物资管理放到了非常重要的位置上。

实现物资管理信息化的目标

通过网络和信息系统进行数据的传递，加快信息流通，实现集团公司集中采购和监管。

将物资管理的各个环节和方法通过计算机语言转化为信息系统，让数据信息按标准的程序流动，规范、固化物资管理的工作流程。

将物资管理人员从繁琐的纸质单据处理工作中解脱出来，从而降低人力、物力开销，进而提高工作效率和控制项目管理成本。

对信息进行有效控制，实现数据资源分级共享。设置好各级权限，有效控制数据安全性。

实现自动统计、分析，帮助领导随时掌控情况，并快速做出分析和决策。

一体化交通建设企业物资管理平台

重庆交建集团在信息化发展的道路上已摸索、探寻多年，有着一定的基础。结合企业自身实际情况和发展需要，明确了“以控制和监督为主”的管理模式，把合同作为切入点，梳理出了一套集团公司物资管理思路，其大致流程如下：

做好系统初始设置，是物资管理系统正常运行的必备条件。其中包含定义企业物资编码、划分分部分项以及创建项目仓库：①重庆交建集团通过对工程所需的大宗物资进行整理、按照分级式数字编码方法最终形成了一套企业级物资编码体系，物资编码具有单一性，增强了物资数据的正确性， 是物资统计的基础。②项目部根据施工图纸划分出分部分项（重点划分控制性工程），便于在编制物资总体需求计划和物资出库时调用。③项目仓库是物资流动的重要环节，是入库和出库的桥梁，通过项目仓库，能随时掌控库存，对物资日常采购计划的制定具有深远意义。

物资总体需求计划，是项目部依据施工图纸测算出来的理论计划，且按分部分项明确需要用到的物资及用量，由相关管理部门会签审核。物资采购合同和日常采购计划中涉及的物资均来源于总体需求计划，未经获准的物资无法被采购和使用，能有效控制乱采购造成的物资浪费、乱使用造成的物资成本增大等现象。也只有当物资总体需求计划经管理部门审核通过后，项目部才可与经招标确定的中标单位(从供方管理系统中调用)签订物资采购合同（物资合同的审批、变更、结算功能搭建在合同管理系统里，可供物资管理系统调用其相关数据）。

物资采购合同签订完成后，项目部随时可根据库存和项目施工进度编制日常采购计划，其中包含所需物资、数量、送货时间、地点等信息，物资管理部门根据这些信息与供货商确定供货事宜，最后将结果反馈给项目部。

把物资按价格波动的频率划分为须确价（即须确认价格）和不确价（即无需确认价格）两种属性，价格波动频繁的物资（例如钢材）列为须确价的范畴，而价格波动不大或无波动的物资（例如水泥、外加剂）列为不确价的范畴。通常，不确价的物资，在合同签订时能明确其价格，入库时可自动调取合同单价；而须确价的物资，往往在合同签订时无法明确其价格，只能与供应商形成框架协议，物资的实际单价只能依据每次采购时的市场价格，由物资管理部门通过物资确价流程登记在系统中。如果日常采购计划中存在须确价的物资，则该计划被审批后系统会自动进入物资价格确认流程。

物资被派送到指定仓库，项目部物资管理员进行入库登记，除了填写物资的单价、数量等基本信息外，还须明确其供货商，便于后期自动生成供应商结算单。

物资出库时须明确物资所用工程部位，便于在报表中统计各分部分项工程的物资使用情况，让物资消耗与进度得以匹配。

物资出库到施工现场后，每个月进行一次盘存，只有在工程中实际消耗掉的物资才计入项目月度成本，为成本管理系统提供了有力的数据支撑。

系统读取入库单的相关数据可生成与供应商的结算单，每次结算的数据均会自动形成该合同的结算记录，避免了在两个模块中重复操作。而且这种以实际入库作为依据的结算，也为财务人员在支付管理系统中给供应商支付提供了有力保障。

目前使用到的物资报表有物资入库台帐、物资出库台帐、仓库库存台帐、月度消耗明细、价格趋势分析、单价对比分析、使用与计划对比台帐等。这些报表能直观地展示物资的基本情况，较好地满足了集团公司职能部门及领导对物资管理的要求。

物资管理系统

事实上，物资管理系统并不是独立的业务系统，在整个信息平台上，它与合同、供方、支付和成本四个管理系统有着紧密的关联：物资采购合同中涉及的物资，均源自物资总体需求计划，若要采购任何计划外的物资，必须先对需求计划进行变更；合格供方库中的供货商，供合同系统和物资系统调用；不确价物资的入库单价，直接调用合同单价；与供应商的结算单自动形成为合同结算记录；依据合同结算记录进行支付（控制了结算总额不能超合同总额），在供方管理系统中自动形成供应商履约记录；每次支付后对供应商做评价，依此作为供方等级调整的依据；项目的月度成本计算自动调用了物资管理系统中的数据。由此可见，几个系统相辅相成，相互之间有着紧密的数据耦合，缺一不可。

系统实施和效果

经几个月的试点运行，其效果非常显著，较好地解决了一线项目部物资管理的各种计划、收发、结算、台帐分析等业务，还能对工程进度及物资使用情况做比对，这对规范物资管理流程、降低物资采购价格、提高物资供应及时性、有效掌工程的物资使用情况具有重要意义：

采用的B/S架构，其最大优点就是，只要有电脑和互联网，即可进入系统进行操作。而这一特点，几乎能让所有的项目部达到要求，这能促使信息化管理落到实处。

通过网络通讯技术的应用，信息传递速度较传统方式已不可同日而语，解决了项目部和集团公司往返耗时太久的矛盾，实现了集团公司集中采购和监管的目标。后来又集成了手机审批系统，即便是出差在外也能通过手机审批，既方便了用户使用，又大大缩短了审批时间。

物资管理人员所做的每一项工作都可以在信息系统里操作，职能部门和领导随时能通过信息系统监控到物资管理各个环节，避免了以前定期上交台帐造成的数据滞后性，这使得工作更加有序化、透明化、人性化。

各系统间数据的关联调用，意味着数据一次性录入能供多处使用，使以前的重复性劳动减少为一次性操作，提高工作效率，也节约了对纸张等办公用品的开支。

对数据进行有效控制，根据角色的工作权限设置在系统中的读写、访问权限，确保了数据的安全性，实现了数据资源分级共享。

信息系统的应用，让逻辑性更紧密。例如，物资采购合同中的供方，只能从合格供方库中的单位挑选，有效避免了项目部与不合格的供方签订合同；物资使用与计划对比台帐，能发现物资实际使用量与施工进度之间是否有异常……这些紧密的逻辑关系，从很大程度上规避了物资采购的风险，提高企业的风险管控能力。

系统实现自动统计、分析，提升了项目管理的科学性。例如通过对各分部分项的物资使用情况的统计，使物资的使用与工程的进度得到了有效的结合，实现了动态管理，有效控制了浪费，并能帮助领导随时掌控情况，并快速做出分析和决策。

结束语

通过物资管理系统的建设、试点应用，公司的物资管理水平得到了显著改善，管理规范性明显增强，管理效率明显提高，从一定程度上规避了物资管理各环节的运营风险，对降低企业整体运营成本具有明显的促进作用。物资管理信息化已是企业管理的重要组成部分，它将成为企业成本控制的利器，成为企业生产经营正常运作的重要保证，成为企业发展与壮大的重要基础。以后还将继续收集各环节用户的意见和建议，继续参考和汲取其他优秀物资管理系统的思路和模式，不断优化该系统，最大程度地发挥它的作用。