浅谈高校档案归档流程

摘 要：本文以高校档案归档管理为入点，对档案管理进行分析，探索有效的对策方法，以促进高校档案管理水平的进一步提高。

关键词：高校档案 管理系统 归档管理

《高等学校档案管理办法》，这是教育部和国家档案局从法律层面对档案工作管理章程。该规章令具有较大的法规强制性和行政权威性，并且进一步加强了高校档案工作，贯彻落了实科学发展观。山东省档案局等下发《关于认真贯彻实施的意见》，这对高校工作中的档案管理工作具有重要的现实指导意义。

一、档案的分类

就目前而言，各大高校在实际工作中将档案分为几大类，分别是：DQ类 （党群）、XZ类（行政）、JX类（教学）、KY类（科研）、JJ类（基建）、SB 类（设备）、CB类（出版）、WS类（外事）、CK类（财会）、SX类（声像）、SW类（实物），类目采用字母标识，如：“WS”即“wai shi”（外事）的简称、“SB”即“she bei”（设备）的简称、“CK”即（财会）的简称。归档的档案载体形式包括纸质、电子、照片、光盘等。

二、档案归档整理

档案归档是将归档的材料按照有序的规律整理并方便查找的过程。现有的归档方法是按照文件档案的自然形成规律，然后再按照不同文件的价值区分，这样有利于档案取用、保管，并引入计算机软件等电子管理系统进行辅助管理，满足了纸质、电子整理的一体化要求。这种档案归档管理方法是材料的内容更加真实，页面更加整洁，同时丰富了材料的内容，使其图文更加清晰，格式得到了统一化要求。

三、确定档案归档时间

不同群体的档案归档时间有所不同，教学、党群、行政类等档案是第二年六月底前归档。会计档案归档时间与其他的有很大不同，它是在会计年度结束后，由会计部门的档案管理科暂时保管一年，保管一年后的第二年六月底前归档。

四、明确档案保管期

在高校的档案管理中，档案保管期限尤为重要，考虑档案文件应有的保存性价值和实际工作中运用中的需要，将档案的保管期限划分为定期类保存和永久类保存，其中定期类保存分：定期10年和定期30年。按照原则，不同的年度、保管期限的文件不能混淆，要将其界限分明的放置。为了便于查找，档案编号要遵循一下原则：简单合理、统一唯一。

五、存档档案移交

档案移交的时候，交接档案的双方当面检查，档案室要根据档案相关标准进行验收，对于提交的档案中不符合要求者给予退回并对要求其限期改正，待整改完成后重新提交。移交时填写材料交接目录备查。

六、归档文件材料整理

（1）归档文件应采用“件”，一份文件是一件。如：文件定稿、正本组为一件，文件定稿附在正文的后面；对于有发文稿纸的文件，正本的文件、发文的稿纸、定稿的文件组为一件，定稿文件在后，正本文件在前；有原文件的和复印件的，原件和复印件组为一件，复印件附在原文件的后面。（2）归档文件立卷组合。该过程是一个相当繁琐的过程，首先要把文件按形成的年度分开，之后根据文件里的内容分开，最后再根据文件的保管期限进行整理。（3）纸质归档文件的修整。要对文件的破损及时进行修正，文件内容有图表、照片等模糊不清时要进行加边修补和文件裱糊，字迹模糊或易退变的，应及时予以复制；加入文件幅面过大，要合理的进行纸张折叠，最终整理成A4纸大小，但一定不能影响其日后的使用。同时要注意归档文件的装订，最好不用容易生锈腐蚀和氧化的金属材质或塑料材质装订。（4）档案的装订。每份文件以“件”为整理单位，在遇到页数较少的文件，采用棉线、不锈钢针在左上角进行直角缝纫装订。如果遇到页数比较多的文件，可以采用在文件的左侧（距离文件左边约12L，上下装订孔距文件上下两边各约70L），用三个孔穿线的装订方法进行穿线装订。文件的装订要保证文件完整（不漏页）、整齐，以及美观、牢靠为装订的原则。（5）编页与加盖归档章。文件编页的方式一般以“件”为小单位，只要有文件标识的页面或有文字的页面都应该进行编页，页码标注在页面正面右上角。归档章包含的内容有文件年度、文件件号、文件保管期限、文件页数、文件机构问题、文件全宗号等六个内容，盖在文件第一页的中间上端空白处，注意归档章加盖的位置，不要遮挡文件的任何内容。（6）编目。按档案整理要求填写文件归档的目录，并放置在盒内的目录前。1.件号：填写文件归档的顺序号。2.责任者：文件的署名者或是发文机关。3.文号：文件发文的字号。发文的字号要填写齐全，不能简化，发文字号包括顺序号、发文机关代字、年度（用全角左龟壳型括号“〔〕”括入）。4.题名：即文件标题。对于没有标题或标题太过于泛泛，无法清楚表达文件其真实内容的情况下，可以自己定义标题，在定义的标题外加“英文左方括号[ ]”。5. 卷内备考表。卷内备考表会记录本卷内发生的文件补充、损缺、销毁等各种情况，由组成整理本案卷人员在立卷人处签名。6案卷装盒。将文件年度相同、保管期限相同、机构问题相同的案卷放在同一盒档案盒内。

七、录入档案管理系统

省内各高校均在运用档案管理软件处理高校档案数据，利用档案管理系统对档案进行目录、全文分类管理。（1）档案信息录入和归档。归档立卷部门录入相关的数据，在数据录入完成后提交，由档案系统管理人员对数据进行统一审核，档案室（馆）审核录入档案文件数据的准确性和完整性，归档立卷部门或档案室（馆）按照相应的规定划分类别、年度和保管期限等。（2）组卷归档。立卷归档部门录入相关文件数据，选择相关数据组卷，填写案卷信息，按相应类别、年度和保管期限归档，将案卷信息提交审核，档案室（馆）负责审核案卷和卷内信息的准确性和完整性。（3）学籍成绩归档。招生就业办公室、学生处录入学生学籍成绩等数据文件，部门档案负责人对相应学籍案卷和卷内数据的准确性和完整性进行审核。（4）实体财会档案归档. 财务处档案员录入相关数据，会计档案负责人对各实体财会档案数据的准确性和完整性负责。（5）打印移交目录。归档立卷部门打印档案移交登记表、目录和入库交接表等。

八、电子档案的异地备份。近年来。中国档案局、馆长会议要求异地进行备份重要的档案，要作为保证档案安全的一项重要的制度来实施，强调出对于电子文件中安全较低系数的，异地进行备份一定要普遍实行。从那以来，各地档案馆之间陆陆续续地签订了异地备份档案基地的协议，而签署协议的档案馆绝大多数尚未进入实际操作阶段。

目前电子档案和数字化档案实行脱机备份，移交时要进行装盒、加封、盖章等程序，并填写移交清册，另要合理对档案登记编号，方便检索。为最大限度的保证数据安全，备份脱机要采用独立硬盘和光盘，且一式三份。对于众多高校档案馆，档案的安全工作是最重要的，其安全工作不仅包括档案的完整性也包括其隐私不被透漏的安全性，所以这是一个重要的急需解决的问题。

高校档案归档整理的目标是在档案管理人员认识档案的重要基础上完善各项工作标准，通过不断创新工作方法、更新工作思路，使得文件归档整理工作可以跟上时代的潮流，只有充分认识到工作中存在的不足，才能分析改进，使高校档案归档管理更加效率、更加范科学。