浅谈档案质量的评估与监督

摘要：通过对档案工作多年的总结，档案工作质量的好坏关系着经济社会的良好发展，新时期档案工作快速发展中也出现不同的质量问题，本文对这一问题进行了分析并提出了相应的监督与评估措施。

关键词：档案；评估；监督

依据国家《档案法》切实抓好具体的档案管理工作。在增强职工档案管理意识、完善相关机制、提高监督与评估机制措施，加强档案管理、扩大信息资源、广泛为社会提供服务等方面取得了明显成效。

一、建立建全档案监督管理机制

根据上级档案管理部门对抓好档案工作进行了专题研究和安排要求。一是成立专管负责人、兼职档案管理员参加的档案管理工作领导小组，分派具备档案管理资格的人员上岗从事该工作，各科室专设信息员一名。二是进一步建立健全各类规章制度：制定了《档案管理员的职责》、《保密工作制度》、《档案查阅利用制度》、《档案接收制度》、《档案保管制度》、《档案整理制度》、《档案登记制度》、《档案资料征集制度》、《档案鉴定工作制度》、《档案检查工作制度》、《档案管理工作程序》、《档案管理目标任务奖惩办法》等一系列制度，并上墙公示，确保档案管理工作向法制化、制度化、规范化方向推进。三是聘请档案工作的专家到我处进行专题指导，讲授档案管理基本知识、重要意义和实施办法，介绍当今国内外档案管理的先进经验，学习《档案法》等法律法规，从而，使我局全体职工增强了对历史、信息的尊重意识，提高了档案管理人员的工作能力。为进一步加强档案管理制度建设，规范机关的文书档案管理，多年来，先后完善了《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案工作保密制度》、《档案材料归档制度》等，明确了档案工作职责和任务，以及的归档范围及整理要求，使各各科室对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依，同时，制定了《档案人员岗位责任制》和考核、奖惩制度。要树立档案工作的动态观。档案工作的发展是动态的，在档案管理中档案人员要改变“管理就是保管”、“坐等上门”、“闭室自守”的传统观念，围绕各项工作需要，积极主动提供利用档案。

二、完善《档案质量标准》依据

一是档案的完整性。档案的完整性既体现在数量上，也体现在归档文件的内容和结构上。数量方面，立档单位的归档文件是否齐全，各门类和载体的档案是否集中统一管理；内容方面，归档文件的整理是否保持了文件的内在联系，一个问题的构件是否完整；结构上，归档文件的格式结构是否完整和符合国家有关标准，如低质文件是否有法定的签章、签字，电子文件的结构、背景信息和元数据是否完整，科技图纸的要素是否齐全。完整性着重反映档案系统性要求。

二是档案的真实性。档案的真实性包含二个层面：一是档案形成过程的真实，表现为文件形成时间与人们社会活动的时间同步；二是档案内容真实，即档案客观真实地记载了社会实践活动。真实性是档案权威性和公信力的根本所在。吴宝康教授认为：“不管是直接形成或是原始的自然形成，档案的本质要求文件的形成过程与形成内容都必须真实”。②假数据、假指标、假信息，不仅毫无保留价值，而且对国家诚信体系建设、经济社会的发展有害无益。真实性体现了档案准确性要求。

三是档案的效能。档案的效能指的是档案管理的科学性、手段的先进性以及档案产生的效应。管理方面，包括分类是否科学，装订、编目、编号是否规范，排列是否有序，档案价值鉴定是否准确，检索工具是否系统、科学等。管理手段上，是否运用现代化技术管理档案，如使用规范的档案管理软件，建立规范的目录数据库、全文数据库、多媒体数据库。档案的效应，表现为档案查阅是否方便、快捷，查全率、查准率高不高；档案网站资讯是否详实，访问量大不大；档案查阅人次多不多、档案利用率高不高，取得经济社会效益的大小。档案的效能，是档案作用发挥、价值实现的集中体现。一瓶好洒，深埋地下，一直不喝，它的价值永远发挥不出；一卷好档案，锁在深闺，一直不利用，它的价值同样不能实现。因此，档案是否被利用，它产生效益的大小，是衡量档案质量的一个重要指标。

三、不断创新档案评估工作机制

1、扩大信息源。档案、图书、情报信息一体化管理是新世纪信息资源管理大趋势，加大对农业科技、城市化建设、重点工程项目档案及相关信息的收集力度，为增强、扩展服务功能提供保障。城建档案要利用网络及计算机技术与社会公共信息建立互联互通关系，增强信息采集能力、加工能力。

2、加大特色档案收集力度。随着信息化的发展，网上信息会越来越丰富，这就需要馆藏特色档案来增强竞争力，档案馆要加大特色档案的收集力度。认真做好重大活动档案材料的收集整理，对其产生的纸质、电子、声像、多媒体和事务档案，要建立档案管理责任制，明确岗位责任，健全制度。确保重大活动档案材料齐全收集、及时整理、按规定积极向社会开放。

3、加快档案信息化工作，全面推进“数字档案馆”建设。在做好标准化、规范化工作的基础上，实现馆藏档案的数字化、整合馆内信息资源，做好“数字档案馆”的开发与开放工作。科学整和档案信息资源 是建设发展服务的重要举措，又是拓展档案工作社会服务功能的重要途径。

4、强化服务意识。规范服务工作程序，不断提高服务工作的质量和水平，充分挖掘档案资源的利用价值，不断深化档案服务的广度、深度，提升档案利用工作的科技含量，从互联网、政务网、局域网三个层面提供便捷的档案信息服务。

我们要加强现有档案的搜集管理以各部门现有的档案为基础，继续做好档案的监督与评估收集工作，要把所有涉及环境方面的档案纳入归档范围，特别是声像、影像方面的要搜集整理，对散存的和个人手中的档案做好征集工作。档案的质量体现档案的品质，反映档案的优劣程度。档案的行政管理、基础设施建设、业务建设，其出发点和最终目的，都是为了提高档案质量，充分发挥档案的作用。因此，档案质量是检验档案工作好坏和档案价值大小的标准。同时要做好档案的开发与利用和档案室的安全保卫工作，特别是在奥运会期间，做好值班加强安全四防，采取有力措施，扎实做好档案业务为我县经济建设做贡献。