浅谈电子文件的发展\存档与管理

【摘要】Yan Wenhui (Nonferrous Metals Geological Survey Research Institute,Harbin150046,China) Abstract:I on the emergence and development of electronic documents inevitability...

摘要：笔者浅谈了电子文件产生与发展的必然性，电子文件准确、真实、完整的特点及相关技术，包括加密技术、签署技术、防火墙及防写措施。电子文件的管理可以按归档载体形式分，也可以按管理的技术环境分。

关键词：电子文件；真实；完整；管理

中图分类号：TP317.1 文献标识码：A文章编号：1007-9599 （2011） 12-0000-02

Talking on the Development,Archiving and Management

of Electronic Documents

Yan Wenhui

(Nonferrous Metals Geological Survey Research Institute,Harbin150046,China)

Abstract:I on the emergence and development of electronic documents inevitability of electronic documents is accurate,true,complete features and related technologies,including encryption,signing,firewall and anti-written measures.Electronic document management can form sub-carrier by the archive can also be divided according to the management of technology environment.

Keywords:Electronic documents;True;Complete;Management

当今社会，信息技术正在突飞猛进的发展，信息技术正在由技术转向信息，作为与信息技术息息相关的档案学科也正在随着信息技术的不断变革而发生变化。档案作为一种巨大的信息资源，更要积极开发、利用，以便为经济建设和社会发展更好地服务。

加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。而电子文件在档案工作的发展中也越来越普及，起着越来越重要的作用。面对种类如此繁多，电子文件又海量存储，我们应该怎样进行有效而又合理地管理，管理过程中又会出现怎样一些问题，我们如何解决这些问题已经是档案工作者考虑最多的了。现就这些问题进行探讨与交流。

一、电子文件的产生和发展

电子文件的出现既是社会政治、经济和文化发展的客观要求，也是人类文明发展的必然结果。继办公自动化之后，以计算机辅助设计、电子商务等为代表，电子文件逐步进入人类社会的各个领域，并在社会网络化迅速发展的推动下，在信息化社会中愈来愈成为不可或缺的人类社会管理与保存社会记忆的工具。

（一）电子文件的产生

文件工作是传统的文书、档案工作在新时代的延续，但它又不是两者在新时代的简单组合。一方面是对纸质文件工作的继承和发展，兼顾与纸质档案工作的衔接，做好过渡时期的协调和发展工作；另一方面则要开创健康的电子文件工作的新秩序。

（二）电子文件发展

应该说电子文件的发展经历了四个阶段。第一阶段，机关单位使用计算机形成电子文件，然后由电子文件转化为纸质文件，形成的纸质文件经过审批等手续后成为正式文件。这时的电子文件称为“草稿性电子文件”。第二阶段，纸质文件为正本，电子文件为副本。这个阶段又统称为“双套制”阶段。第三阶段，电子文件为正本，纸质文件为副本。电子文件由附属物上升到具有决定地位的文件正本。电子文件法律效力被确认，纸质文件只在很少情况下使用。第四阶段，进入无纸电子文件阶段。但绝对的“无纸时代”并不存在，所谓的“无纸”主要是指我们在工作中已不再使用纸张，没有新的纸质文件产生。

二、电子文件要准确真实、完整

电子文件必须真实、准确、完整、系统，这是由电子文件与电子文件工作的性质决定的。维护文档的完整与安全，是文件工作的基本要求。只有维护文件的完整与安全，才能维护历史真实面貌，才能充分发挥文档的作用。

在电子文件的形成、处理、归档，电子档案的保管、利用等各个环节，信息都有被更改、丢失的可能，即使拥有完善的信息安全技术，也需要有相应的管理措施来保证其得以实施。建立并执行一整套科学、合理、严密的管理制度，从每一个环节堵塞信息失真的隐患，是维护电子档案原始性、真实性的最重要措施。具体可采取以下几点措施对电子文件的原始性进行保护。

（一）加密技术

电子通信系统中可采用“双密钥码”进行加密。在网络中的每一个加密通信者拥有一对密钥：一个是可以公开的加密密钥，另一个是严格保密的解密密钥，发方使用收方的公开密钥发文，收方用只有自已知道的解密密钥解密，这样任何人都可以利用公开密钥向收方发送电子文件，而只有收方才能识别这些加密的电子文件内容。由于加密和解密使用不同的密钥，因此第三者很难从截获的密文中解出原文内容来，无法对它进行篡改，从而保护电子文件在传输过程中的原始性、真实性。

（二）签署技术

目前，在电子文件上进行签署的技术主要有两种：一种是光笔签名；另一种是数字签名。光笔签名是签名者使用一种专用的光笔直接在输入板上签名，屏幕显示出来的“笔迹”，同在纸质文件上的亲笔签名一样，计算机将这种“签名图像”接收下来，并确认签名者与电子文件的关系。另一种是利用“双密钥码”在电子文件上进行数字签名。数字签名是一种字母数字串，发方利用自己的不公开密钥对发出的电子文件进行加密处理，生成一个“数字签名”，与电子文件一起发出，同时还带走一个可使其生效的公开密钥。收方用发方的公开密钥运用特定的计算方法解码检验签名。和纸质文件一样，电子文件的签署可以表示作者对该电子文件的权力和责任，这种技术在电子文件管理中具有广泛的应用前景。

（三）防火墙

这是一种访问控制技术。在某个机构的网络和其它系统网络之间设置障碍，防止其它系统的网上用户对该机构信息资源的非法访问，也可以阻止该机构的机要信息、专利信息从机构的网络上非法输出。从而使被保护网络的信息、结构不受侵犯，实现网络的安全，保护网上电子文件的原始性、真实性。

（四）防写措施

目前在许多软件中可将电子文件设置为“只读”状态。在这种状态下，用户只能从电子计算机上读取信息，而不能对其做任何修改。在电子计算机外存储器中，只读式光盘只能供使用者读取信息而不能追加或擦除信息；一次写入式光盘可供使用者一次写入多次读取，可以追加信息但不能擦除原来的信息。这些不可逆式的存储载体可以有效地防止用户更改电子文件，保持电子文件的原始性、真实性。

上述这些技术对维护电子文件的真实、可靠都具有很好的效果，随着这些技术的完善和普及，电子文件的原始性、真实性可得到更为可靠的认定和更加有效的保护，从而确保电子文件的凭证作用。

三、电子文件的管理

便于对档案的利用，满足对文档的需要，这是档案工作的根本目的。目前，由于我国办公自动化发展水平很不平衡，不同单位的电子文件管理工作处于电子文件发展的不同阶段，所以采用的工作方式也应因地制宜。下面简要介绍几种电子文件的管理方式。

（一）按归档载体形式分

输出纸拷贝，在纸质文件保存系统内管理电子文件。这种方式适合“草稿性电子文件”发展阶段。其优点是可利用原有的较成熟的管理办法对这些纸质文件加以管理。

脱机备份电子文件。这种管理方式比以纸质打印的方式管理电子文件更合理，它至少可能较完整地保存电子文件的内容与背景，并保留以电子方式对其进行检索的特点。

以纸质拷贝与电子拷贝双重备份方式管理电子文件。将电子文件以纸张与磁盘制作双重备份，并分别归档管理，形成两种介质、两套同一内容的档案，这种管理称为“双套制”。双套制是文件介质转换时期的一种现象。随着技术的成熟和各方面条件的具备，会有越来越多的电子文件独立地转化为电子档案。

以电子方式保存电子文件（无纸化方式）。目前我国尚没有采取这种管理方式。

（二）按管理的技术环境分

电子文件按管理的技术环境可分为单机条件下管理和网络条件下管理。单机管理是一种非理想状态下的电子文档管理形态，在未设立局域网的单位可采取这种办法。网络条件下管理是在机构内部运用局域网进行电子政务管理的前提下，对电子文件与电子档案实行一体化管理的管理。

电子文件与传统文件在文件定义的范围内存在许多差异，而正是这些差异形成了电子文件的特点，决定了它需要不同的管理系统。无论采取哪种管理方法，都需要在实践上跟随技术的发展，按照文件管理原则、运动规律来采取有效的方法。

参考文献：

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